Se concentre em trabalhar de forma mais inteligente, ela não precisa ser a mais difícil!
Quantas vezes você gastou horas em uma tarefa que, com mais foco, você poderia ter concluído na metade do tempo? Já parou para pensar nas coisas que você poderia ter feito naquele dia, se tivesse trabalhado mais estrategicamente?
A maioria das pessoas quer ser mais produtiva. Mas o truque é aprender a fazer mais em menos tempo, sem sacrificar a qualidade. Vamos ver como você consegue fazer isso em 5 etapas.
Estratégias para fazer mais
Siga as etapas abaixo para trabalhar com mais eficiência.
Etapa 1: configurar seu espaço de trabalho
É importante ter uma estação de trabalho saudável e confortável. Estudos mostram que quando você configura um espaço de trabalho ergonomicamente correto, sua produtividade pode melhorar. Você também ficará mais confortável, o que ajudará você a se concentrar por mais tempo.
Comece certificando-se de que sua mesa e cadeira sejam confortáveis. Sua estação de trabalho deve ser bem iluminada e aquecida ou resfriada adequadamente. Também deve ser um lugar que inspire você, já que vai passar boa parte do seu dia nela, então deve ser um lugar que você goste de estar!
Em seguida, reduza o ruído de fundo: as distrações afetam negativamente a produtividade.
Feche a porta do escritório ou use fones de ouvido para ter um pouco de paz e sossego.
Você também pode querer ouvir música ou ruído branco/cinza enquanto trabalha; este estudo descobriu que isso pode melhorar o desempenho no trabalho e contribuir para uma maior produtividade.
Procure maneiras de minimizar outras distrações e interrupções . Por exemplo, se alguém aparece de surpresa quando você precisar se concentrar, só para conversar, explique educadamente que você não pode dar atenção naquele momento. Em vez disso, ofereça-se para conversar depois, durante o almoço ou em outro momento qualquer, mas não comprometa suas atividades.
Por último, certifique-se de ter todos os recursos necessários para trabalhar com eficiência antes de se sentar em sua mesa. Levantar-se repetidamente para encontrar um arquivo ou pegar um livro afeta sua produtividade e sua capacidade de manter o foco.
Nesse vídeo abaixo em entro em mais detalhes de como configurar seu ambiente de trabalho:
Etapa 2: agende tarefas para corresponder ao seu fluxo de energia
Pense em como seus níveis de energia sobem e descem ao longo do dia. Todos nós temos certos momentos em que estamos com mais energia, assim como há períodos em que nossa energia cai naturalmente, tornando mais difícil permanecer na tarefa.
Você fará mais em menos tempo e produzirá um trabalho de maior qualidade, organizando seu trabalho em torno desses fluxos e refluxos naturais.
Programe as tarefas difíceis, ou que exigem muito foco, para aqueles momentos em que seu nível de energia estiver em alto.
Para se revigorar durante seus períodos de baixa energia, beba água, faça uma caminhada rápida ao ar livre ou – sempre que possível – passe alguns minutos meditando ou mesmo não fazendo nada. Isso descansa seu cérebro.
Se for possível, tire uma soneca durante a pausa para o almoço: pesquisas descobriram que um sono curto combate a fadiga e melhora a memória.
Etapa 3: Elimine o trabalho sem importância
Nem todas as tarefas são criadas iguais. Algumas tarefas são valiosas e realmente valem o seu tempo, enquanto outras não são importantes e, a longo prazo, agregam pouco – ou nenhum – valor à sua vida.
Comece mantendo um Registro de atividade para entender como você gasta o tempo todos os dias. Depois de uma ou duas semanas, observe cada uma de suas tarefas com cuidado.
Use essa ferramenta para monitorar seus picos de energia, ela vai ajudar você a ver com mais clareza como você gasta seu tempo.
Você vai ver quais tarefas ajudam você a atingir metas pessoais e de carreira, e quais delas, realmente, são uma perda de tempo.
Se você tiver problemas para determinar quais de suas atividades são as mais valiosas, entenda como criar uma Matriz de Prioridade de Ação neste artigo.
Se você identificar tarefas que não são prioritárias, mas ainda precisam ser feitas, você pode delegá-las a outra pessoa.
Quando você trabalha em atividades que são importantes, resista ao desejo de multitarefa, ou seja não caia na armadilha de pensar que fazer muita coisa ao mesmo tempo é ter produtividade.
Frequentemente você vai sacrificar qualidade para fazer mais coisas.
Etapa 4: alavancar estratégias de gerenciamento de tempo
Considere usar estratégias de gerenciamento de tempo para tentar fazer mais em menos tempo.
Para saber como você administra seu tempo faça o teste: Como anda seu gerenciamento de tempo?
Começar por gerenciando seu e-mail pensando na produtividade.
Verifique sua caixa de entrada apenas em determinados momentos durante o dia. Isso limita as distrações e permite que você gerencie seu fluxo de trabalho com mais eficiência. Para evitar interrupções, desative todos os alertas audíveis ou visíveis que informam quando novos e-mails chegam.
Isso vale para suas mensagens instantâneas também.
Em seguida, esteja ciente da Lei de Parkinson, que afirma ironicamente:
“O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão”.
Há muita verdade nisso – se você programar duas horas para uma atividade, muitas vezes descobrirá que levou duas horas para fazer.
No entanto, se você reservar apenas uma hora, é provável que termine a tarefa da mesma forma. Pois o que você perdeu em tempo vai ter que compensar com foco.
Ao se desafiar dessa maneira e concentrar toda a atenção na tarefa em mãos, é mais provável que você experimente fluxo no seu trabalho. Quando você está em um estado de fluxo, você opera na capacidade máxima e sente uma maior sensação de bem-estar sobre o que faz.
Existe um exercício mental que pode ajudar você a perceber que pode usar seu dia de forma mais produtiva:
“Finja que seu dia termina ao meio-dia. E de meio-dia você tem que ter terminado tudo o que é importante para você naquele dia. O que não tiver terminado vai ter que fica para outro dia.”
Agora se pergunte: Se fosse esse o caso, o que eu escolheria terminar ainda hoje? Geralmente o que vem na sua cabeça são as tarefas realmente importantes do dia.
A Técnica Pomodoro® também pode melhorar sua eficiência. Este método simples incentiva você a usar um cronômetro e trabalhar em blocos de 25 minutos. Após um breve intervalo de cinco a sete minutos, você trabalha por mais 25 minutos. Embora pareça simples, pode ser surpreendentemente eficaz para fazer trabalhos chatos, porque você só precisa se concentrar atentamente por curtos períodos antes de obter a “recompensa” de uma pausa.
Se quiser entender melhor como a técnica funciona veja o artigo: SE A PROCRASTINAÇÃO É UM PROBLEMA, VOCÊ DEVERIA CONHECER A TÉCNICA DO POMODORO.
Além disso, algumas pessoas trabalham mais rápido quando sabem que são responsáveis perante outra pessoa. Você pode usar isso a seu favor pedindo a outra pessoa que cobre de você um prazo específico de uma tarefa. Isso funciona, pois quando você saber que alguém está esperando que você termine uma tarefa em 30 minutos, é mais provável que você termine nesse tempo porque não quer decepcionar essa pessoa.
Etapa 5: ter reuniões eficientes
Os professores Nicholas Romano e Jay Nunamaker fizeram uma análise das reuniões com a participação de gerentes e especialistas do conhecimento. Eles descobriram que esses grupos de profissionais gastam de 25% a 80% de seu tempo em reuniões. Você provavelmente está em algum lugar no meio desse intervalo, o que ainda significa que você está em reuniões por grande parte de sua semana de trabalho.
Talvez você não tenha autoridade sobre as reuniões de que participa, mas se em algum momento você puder definir as regras de uma reunião existem algumas considerações que você deve levar em consideração.
Coloque por escrito qual o objetivo da reunião, e compartilhe essa informação com todo mundo que vai participar.
Em seguida, pense cuidadosamente sobre quem deve comparecer. Escreva uma lista e verifique o papel de cada pessoa. Todo mundo realmente precisa estar lá? Quanto menos pessoas comparecerem à reunião, mais eficiente será.
Ao agendar a reunião, reserve metade do tempo que achar necessário. Se você acredita que precisa de uma hora, reserve 30 minutos. Seguindo a Lei de Parkinson, você se concentra melhor se souber que está trabalhando em uma escala de tempo mais apertada.
Essas são dicas simples, mas se colocar elas em prática talvez se surpreenda com os resultados.
Resumindo
Se você fizer mais em menos tempo, poderá aumentar sua produtividade, o que pode levar a sentimentos de satisfação e felicidade maiores.
Para trabalhar de forma mais inteligente, primeiro certifique-se de que seu espaço de trabalho seja confortável e atenda às suas necessidades.
Em seguida, programe suas tarefas de acordo com o fluxo e refluxo de sua energia ao longo do dia.
Mantenha um registro de atividades para entender melhor como você gasta seu tempo e na medida do possível delegue suas tarefas ou mesmo as elimine completamente.
Use estratégias eficazes de gerenciamento de tempo para trabalhar com mais eficiência e tornar suas reuniões mais curtas e eficazes.