Matriz de Prioridade de Ação
Aproveitando ao máximo suas oportunidades
Sejam ideias brilhantes para perseguir, oportunidades interessantes ou possibilidades interessantes, a maioria de nós tem muito mais atividades em nossas listas de tarefas do que tempo disponível para trabalhar nelas.
Ao escolher atividades de forma inteligente, podemos aproveitar ao máximo nosso tempo e oportunidades. No entanto, ao escolher mal, podemos nos atolar em projetos que esgotam nosso tempo e que tem baixo rendimento, nos impedindo de avançar.
É aqui que uma “Matriz de Prioridade de Ação” pode ser útil.
Essa ferramenta simples ajuda você a escolher as atividades que você deve priorizar e as que deve evitar, se quiser aproveitar ao máximo seu tempo e oportunidades.
Sobre a ferramenta
As Matrizes de Prioridade de Ação vista na figura abaixo, mostra como priorizar atividades para aproveitar ao máximo seu tempo, energia e talentos.
Isso é útil porque raramente temos tempo para concluir tudo que temos em nossas listas de tarefas.
Quando usamos a matriz para escolher atividades de forma inteligente, podemos investir mais tempo em atividades de alto valor que nos mantêm avançando.
Também podemos descartar tarefas que contribuem pouco.
Matriz de Prioridade de Ação
Para usar a matriz, você pontua as tarefas com base em seu impacto e, em segundo lugar, no esforço necessário para completá-las.
Você então usa suas pontuações para traçar essas atividades em um dos quatro quadrantes :
QUADRANTE 1 – Pequenas vitórias
Tem um alto impacto mas requerem um baixo esforço
São atividades muito atraentes, porque dão um bom retorno com relativamente pouco esforço.
Concentre-se neles o máximo que puder.
- Pagar contas
- Agendar médicos
- Reversar hotéis
Como geralmente são atividades rápidas, tente realizar algumas num mesmo horário assim você ganha tempo.
QUADRANTE 2 – Projetos importantes
Tem um alto Impacto mas requerem um alto Esforço
Projeto importantes dão bons retornos, mas são demorados.
Isso significa que é um projeto importante por ocupar muito do seu tempo e durante muitos dias.
- Seus treinos na academia
- As disciplinas do semestre de sua faculdade
- Seu curso de inglês
Reserve blocos de tempo maiores para esses tipos de tarefas.
QUADRANTE 3 – Sem importância
Tem um baixo impacto apesar de exigir um baixo esforço
Não se preocupe muito em fazer essas atividades – se você tiver tempo livre, faça-as, mas não perca tempo com elas se algo melhor aparecer.
Alguns exemplos são:
- Assistir uma série no streaming
- Arrumar o quarto
- Lavar o carro
São tarefas que podem facilmente serem deixadas para depois se houver algo mais importante a fazer.
QUADRANTE 4 – Tarefas ingratas
Tem um baixo impacto mas demandam um alto esforço
Tente evitar esse tipo de tarefa.
Elas sequer deveriam estar na sua lista de tarefas.
Esse tipo de atividade varia de pessoa para pessoa. Entrar nas redes sociais pode ser uma atividade sem importância para uma pessoa mas uma atividade ingrata para outra.
Você precisa descobrir quais são suas atividades ingratas e se afastar delas.
Dica:
Depois de entender os princípios por trás da Matriz de Prioridade de Ação, você provavelmente descobrirá que a aplica de forma rápida e intuitiva a novas tarefas e projetos.
Como usar a ferramenta
Para usar a Matriz de Prioridades de Ação, acesse essa versão digital da matriz de prioridade de ação.
Passo 1: Preencha as principais atividades que você deseja ou precisa concluir.
Passo 2: Classifique-os no impacto e no esforço exigidos entre Alto e Baixo.
Passo 3: A planilha vai identificar o quadrante da atividade
Passo 4: Priorize as Pequenas Vitórias e os Projetos Importantes.
Dica:
Veja também o artigo sobre o Princípio Urgência/Importância de Eisenhower – esta é uma ferramenta semelhante que você pode usar para gerenciar suas prioridades e é particularmente útil para controlar o “combate a incêndios”.