A caixa de Eisenhower é uma ferramenta muito útil para nos ajudar a aumentar nossa produtividade e eliminar o desperdício de tempo, e é uma cortesia de Dwight D. Eisenhower.

Eisenhower foi o 34º Presidente dos Estados Unidos, e governou por 8 anos consecutivos, durante os quais lançou programas que foram a base para desenvolver o Sistema Interestadual de Auto-estradas nos Estados Unidos, o lançamento da internet (DARPA), a exploração do espaço (NASA) e o uso pacífico de fontes alternativas de energia.

Antes de chegar à presidência:

1) Foi um general de cinco estrelas no Exército dos Estados Unidos;

2) Serviu como Comandante Supremo das Forças Aliadas na Europa durante a Segunda Guerra Mundial;

3) Foi responsável pelo planejamento e execução de invasões no norte da África, França e Alemanha;

4) Foi Presidente da Universidade de Columbia;

5) Foi o primeiro Comandante Supremo da OTAN;

6) Era jogador de golfe;

7) E pintava a óleo.

Dwight Eisenhower viveu uma das vidas mais produtivas que você pode imaginar. E não apenas isso, ele era capaz de se manter produtivo por semanas, meses, anos e mesmo décadas.

E para dar conta desse nível de produtividade, ele se cercava de variados métodos de gerenciamento de tempo, gerenciamento de tarefas e produtividade.

Dentre essas técnicas, a mais famosa, é conhecida como a Caixa de Eisenhower ou Matriz de Eisenhower.

Ela nada mais que que uma ferramenta de tomada de decisão. Simples de usar. Mas que pode ter um impacto significativo em sua vida, se você conseguir incorporar essa estratégia ao seu cotidiano.

Vamos entender  como você pode aumentar sua produtividade usando a mesma estratégia que Eisenhower usava.

A CAIXA DE EISENHOWER

A ideia da caixa é simples.

Faça uma lista de todas as tarefas que você tem a fazer. Pode ser a lista de tarefas do dia. Pode ser da semana. Pode ser para um outro intervalo de tempo. Você decide.

De posse dessa lista você agora vai transformar suas tarefas numa matriz de decisão de forma a tornar suas escolhas do que fazer, do que não fazer e do que delegar, mais fáceis, e direcionar sua ações para a realização de suas metas mais importantes.

Você consegue isso separando suas tarefas em quatro grupos:

Urgente e importante (tarefas que você fará imediatamente).

Importante, mas não urgente (tarefas que você agendará para fazer mais tarde).

Urgente, mas não importante (tarefas que você delegará a outra pessoa).

Nem urgente nem importante (tarefas que você irá eliminar).

Aqui está um exemplo de como é uma Caixa de Eisenhower.

Veja que é uma ideia simples. Uma matriz dentro da qual você pode preencher suas tarefas em função do seu grau de importância.

Por exemplo:

Mas antes de começarmos temos que esclarecer uma diferença importante.

A DIFERENÇA ENTRE URGENTE E IMPORTANTE

Essa diferença é uma diferença sutil:

Urgente significa que uma tarefa precisa de sua atenção imediatamente. Para lidar com tarefas urgentes, precisamos entrar em um estado de reatividade, ficamos na defensiva e com toda nossa atenção na solução do problema à nossa frente.

Importantes são aquelas tarefas que contribuem para a nossa vida, missão, valores e objetivos de longo prazo. É claro que às vezes, tarefas importantes também são urgentes. Mas isso é pouco frequente. Quando nos concentramos em tarefas importantes, ficamos responsivos, e isso nos ajuda a manter a calma e agirmos de forma racional, além de ficarmos atentos à novas oportunidades.

Mas essa diferença sutil, faz a maioria de nós cair na armadilha de acreditar que todas as atividades urgentes também são importantes. E se você para para pensar, vai perceber que isso não é verdade.

As tecnologias modernas, e particularmente as redes sociais, só tornaram mais difícil fazer essa separação. Recebemos estímulos o tempo todo e eles são do tipo urgente x urgente.

Já observou que:

1) Se você fizer uma pesquisa de hotéis para se hospedar nas férias, metade deles já estão expirados e a outra metade só tem 1 ou 2 vagas restando. COMPRE LOGO!

2) Se você pesquisar por uma par de tênis do seu número e da cor que você quer, o site vai dizer que só tem 3 unidades no estoque? COMPRE LOGO!

3) Ou se você quer comprar um ingresso para um show exclusivo, toda vez que você entra no site para ver como andam as vendas, tem um letreiro enorme dizendo, Faltam 3 dias 2 horas 15 minutos para encerrar as vendas depois Faltam 2 dias 13 horas 5 minutos para encerrar as vendas. COMPRE LOGO!

Vivemos de forma de atividade contínua  e perdemos nosso senso de direção de longo prazo, e assim é fácil perder de vista a distinção entre o verdadeiramente importante e o meramente urgente. Douglas Rushkoff

Com tantas coisas a fazer perdemos a noção do que realmente precisa ser feito e acabamos nossos dias, semanas, meses e anos com uma sensação de ter progredido menos do que poderíamos.

A caixa de Eisenhower ajuda a trazer um pouco de ordem a esse caos pelo uso de quadrantes que ajudam a priorizar nossas tarefas.

O PRINCÍPIO DE DECISÃO DE EISENHOWER

Na realidade, foi Stephen Covey que popularizou o Princípio de Decisão de Eisenhower em seu livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes.

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Nesse livro, Covey criou uma matriz de decisão, para ajudar os indivíduos a fazer a distinção entre o que é importante e o que não é importante, e o que é urgente e não urgente.

A matriz, como vimos, é um quadrado subdividido em quatro quadrados menores ou Quadrantes. Em cada quadrante devemos colocar uma lista de tarefas com características diferentes.

Abaixo, vamos entrar em detalhes sobre cada quadrante e explicar em qual deles devemos passar a maior parte do nosso tempo, se quisermos buscar a excelência enquanto aproveitamos ao máximo nossas vidas.

QUADRANTE I

As tarefas do Quadrante I são Urgentes e Importantes. São tarefas que exigem nossa atenção imediata, além de serem atividades que têm um impacto maior em nossas metas de longo prazo.

1) Crises;
2) Problemas;
3) Prazos.

As tarefas do Quadrante I estão frequentemente relacionadas a:

Veja alguns exemplos de tarefas que merecem estar nessa categoria:

1) Uma carta com uma oferta de emprego que precisa ser respondida;
2) Um trabalho de conclusão de curso cujo prazo é hoje;
3) Uma conta com vencimento hoje;
4) Um mal súbito que lhe leva para uma emergência;
5) Seu carro quebrou;
6) Sua mãe se perdeu no centro da cidade e não sabe voltar sozinha.

Na maioria das vezes, não tem com nos livrarmos de tarefas Urgentes e Importantes. Elas apenas aparecem. Mas algumas vezes, é possível evitar que tarefas se tornem Urgente e Importantes. Por exemplo, você pode colocar uma conta no débito automático, e pronto, nunca mais ela será Urgente e Importante.

Com um pouco de reflexão é possível tirar algumas de suas responsabilidades dessa categoria. Mas o que sobrar, você já sabe que terá que fazer assim que puder.

Pois é isso que você faz com tarefas que estão no Quadrante I.

Isso nos leva naturalmente para o …

QUADRANTE II

As tarefas do Quadrante II são atividades que ajudam você a atingir suas metas pessoais, acadêmica ou  profissionais, mas que não têm um prazo urgente.

E aqui está o grande problema desse quadrante. É aqui que você vai colocar as tarefas que terão o maior impacto em sua vida se forem cumpridas. No entanto, como muitas delas não terão um prazo tão urgente, você pode acabar caindo na armadilha de pensar que pode deixá-las para depois.

Por exemplo, a meta “aprender espanhol para quado visitar a Madrid daqui a 4 anos” está tão distante que parece que há tempo suficiente e que você pode fazer outras coisas antes disso. O problema é que para atingir essa meta você precisa identificar a tarefa que vai lhe ajudar nisso. E uma das tarefas por exemplo pode ser “estudar espanhol todas as terças e quintas durante 4 anos”. Essa tarefa não pode ser adiada. Mas muita gente acaba adiando.

As tarefas do Quadrante II são tipicamente centradas em fortalecer relacionamentos, planejar o futuro e melhorar a si mesmo.

Aqui estão alguns exemplos específicos de Tarefas Não Urgentes, mas Importantes:

1) Tirar um tempo toda semana para fazer um planejamento da semana seguinte;
2) Fazer exercícios (nem que seja marinheiro na varanda de casa);
3) Tirar um pouco de tempo para ficar com minha família;
4) Ler livros que me enriqueçam;
5) Fazer um curso para aumentar minhas competências;
6) Estudar;
7) Meditar;
8) Passar um tempo com minha alma gêmea;
9) Construir um orçamento e um plano de economias para financiar meu futuro.

Você já planejou fazer algumas dessas coisas (importantes para você) mas acabou deixando para depois, e depois nunca chegou? Que coisas você acrescentaria nessa lista?

Como o Quadrante II é onde estão as tarefas que vão tem mais impacto em nossa vida deveríamos tentar fazer o maior número de tarefas que estão nesse quadrante.

Infelizmente, isso nem sempre é possível, pois há dois fatores que nos impedem de investir o tempo e energia necessárias  nas tarefas do Quadrante II:

1) Você não tem ideia do que quer para seu futuro: Se você não tem ideia de quais valores e objetivos são mais importantes para você, obviamente você não sabe em quais coisas você deve gastar seu tempo para alcançar esses objetivos. Se você se sente assim, eu recomendo que leia o post COMO POSSO DEFINIR METAS DE LONGO PRAZO NA VIDA QUANDO NÃO TENHO IDEIA DE ONDE COMEÇAR?

2) É mais fácil continuar fazendo tudo da mesma forma sempre: Todos nós temos uma inclinação para nos concentrar no que for mais urgente. Fazer isso é o nosso padrão. É difícil motivar-se para fazer algo, quando não há um prazo acima da nossa cabeça. É preciso autodisciplina. Se autodisciplina é um problema para você, aqui estão algumas ESTRATÉGIAS PARA AUMENTAR SUA AUTODISCIPLINA.

Para sair da escravidão de viver sempre no presente urgente, e ser capaz de se concentrar em tarefas do Quadrante II, precisamos viver nossas vidas de forma intencional e proativa. Não viva no automático. Você tem que decidir conscientemente arrumar tempo para as coisas que são importantes para você, pois…

Não há tempo para tudo na vida, mas há tempo de sobra para tudo que é importante.

Brian Tracy

QUADRANTE III

As tarefas do Quadrante III são atividades que exigem nossa atenção agora (urgente), mas não nos ajudam a atingir nossas metas ou a cumprir nossa missão (não são importante).

Muitas dessas tarefas não passam de pessoas que pedem nossa ajuda para resolver as tarefas delas, e que vão ajudar elas a atingirem suas metas..

Alguns exemplos:

1) Telefonemas;
2) Mensagens de Whatsapp;
3) Mensagens de email;
4) Colega de trabalho que vem por sua mesa durante seu horário de trabalho principal para pedir um favor ou mesmo apenas conversar sobre a novela.

Há muitos estudos que mostram que uma grande parcela das pessoas passa a maior parte do seu tempo em tarefas do Quadrante III, pensando que  estão fazendo atividades no Quadrante I.

Mas a diferença é que no Quadrante I você ao menos está fazendo coisas para você, e no Quadrante III vocÊ está trabalhando para os outros.

E por que as pessoas perdem tempo com tarefas do Quadrante III?

Porque ao concluir uma dessas tarefas você pode sentir uma sensação de importância pelas quais as pessoas demonstram gratidão ou mesmo reconhecimento.

Mas não esqueça, que embora as tarefas do Quadrante III, sejam importantes para os outros, elas não são importantes para você. Eles não são necessariamente ruins, mas precisam ser equilibrados com suas atividades do Quadrante I e Quadrante II. Caso contrário, você acabará sentindo satisfação com seu dia a dia, mas percebendo que, na verdade, não está progredindo nas suas metas de longo prazo.

Se você não agir logo em breve sentirá um grande frustração pessoal e um enorme ressentimento em relação a outras pessoas.

Existem até um nome para quem vive cuidado das tarefas dos outros:

A PESSOA BOAZINHA

Que quer agradar todo mundo, mesmo que seja às suas próprias custas.

Qual o problema disso? O problema é que ninguém quer se separar de uma pessoa boazinha.

Logo se houver uma promoção, você será a última pessoa a ser indicada, afinal de contas quem quer perder o faz tudo do escritório.

Ou se houver uma oportunidade de você ter uma indicação para fazer uma capacitação de uma semana, quem é que é louco de indicar seu nome, para não ter para quem passar atividades durante uma semana inteira?

Se você é assim, a solução é simples: comece a dizer com firmeza (mas educadamente) não à maioria dos pedidos e em pouco tempo você não será mais a pessoa boazinha que todo mundo quer por perto.

Outra alternativa se você se encontrar com uma tarefa urgente e não importante, mas que é do seu interesse é encontrar alguém que possa fazer ela para você. E para isso você não precisa ter um cargo de chefia. Tudo que você precisa é encontrar alguém que pode fazer essa tarefa com muito mais facilidade do que você seria capaz, talvez por que essa pessoa tenha mais tempo do que você ou talvez por que ela tenha uma competência que você não tem.

O segredo para conseguir que ela faça essa tarefa para você, é se oferecer para fazer algo para ela. Algo que você faria muito mais fácil do que ela. Quer seja por que você tem o tempo livre para fazer isso, que ela não tem, quer seja por que você tem uma competência que ela não tem. Logo mesmo que você não seja chefe de ninguém você sempre pode ganhar tempo delegando suas tarefas.

QUADRANTE IV

As atividades do Quadrante IV não são urgentes e não são importantes. Elas não ajudam você a atingir metas de longo prazo.

Eles são basicamente distrações.

Veja alguns exemplos:

1) Assistir televisão;
2) Maratona de seriados;
3) Pesquisar na internet;
4) Navegar nas redes sociais (Facebook, Twitter, Instagram);
5) Jogos e videogames;
6) Uma tarde de compras no shopping.

Não entenda errado!

Muitas dessas atividades são lazeres necessários para descansar mente e corpo. Mas, uma maioria de nós, gasta uma quantidade excessiva de tempo nesses tipos de atividades do Quadrante IV.

Em vez de tentar livrar-se completamente das tarefas Não Urgente e Não Importante, tente gastar apenas uma quantidade muito limitada de tempo nelas.

Uma dica: Determine uma carga horária semanal para se dedicar a esses tipos de tarefas.  E cumpra essa determinação. Não se deixe levar por essas distrações e use o tempo que vai surgir para as coisas que farão diferença no seu futuro.

UM DESAFIO

Atualmente ser capaz de separar o que é urgente  do que é realmente importante é uma habilidade essencial .

Meu desafio para você esta semana é aplicar  PRINCÍPIO DE DECISÃO DE EISENHOWER a tantos aspectos da sua vida quanto puder.

Quando se deparar com uma decisão, pare e se pergunte: “Estou fazendo isso porque é importante ou estou fazendo isso porque é apenas urgente?”

Se você passar algum tempo trabalhando em tarefas não urgentes, mas importantes, sentirá uma sensação de controle sobre sua vida.

Você vai sentir o que significa fazer um progresso real.

Ao tornar as tarefas do Quadrante II sua prioridade, você passará a reagir positivamente, em vez de reagir defensivamente.

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Se decidir aceitar o desafio não deixe de contar aqui sua experiência. Suas dificuldades e principalmente suas conquistas.

Essa troca de informações ajuda que todo mundo da comunidade aprenda um pouco uns com os outros.

Espero que conhecer Eisenhower tenha um impacto positivo em sua vida!

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