A priorização é a habilidade essencial de que você precisa para usar da melhor forma possível seu tempo.
É também uma habilidade que você precisa para criar calma e espaço em sua vida para que possa concentrar sua energia e atenção nas coisas que realmente importam.
É particularmente importante quando o tempo é limitado e as demandas são aparentemente ilimitadas.
Ela ajuda você a alocar seu tempo onde ele é mais necessário e gasto com mais sabedoria, liberando você de tarefas menos importantes que podem ser realizadas mais tarde … ou silenciosamente descartadas.
Com uma boa priorização (e gerenciamento cuidadoso de tarefas priorizadas), você pode colocar ordem no caos, reduzir maciçamente estresse, e avançar para uma conclusão bem-sucedida de qualquer tarefa ou projeto.
Sem ela, você vai se debater, e acabar se afogando em demandas conflitantes.
Priorização Simples
Em um nível simples, você pode priorizar com base em 3 tipos de critérios:
- Valor: Priorizar usando como base o valor ou a lucratividade daquilo que você está fazendo, é provavelmente a base racional e mais comumente usada para priorização. O quanto você vai lucrar ou ganhar com a priorização de uma determinada tarefa é um critério válido de priorização.
- Tempo: As restrições de tempo são importantes quando outras pessoas dependem de você para concluir uma tarefa e, particularmente, quando essa tarefa está no caminho crítico de um projeto importante. Logo prazos e datas importantes podem ser um outro critério para priorizar uma tarefa.
- Benefício: Acontece quando não há um prazo ou um benefício financeiro envolvido mas dar conta de uma determinada tarefa pode abrir portas para um projeto importante, como por exemplo, fazer um favor hoje para alguém que pode fazer um favor para você amanhã.
Ferramentas de priorização
Embora essas abordagens simples de priorização atendam a muitas situações, há muitos casos especiais em que você precisará de outras ferramentas de priorização e gerenciamento de tempo se quiser ser realmente eficaz.
Vejamos algumas dessas ferramentas de priorização abaixo. Você pode pesquisar mais a fundo aquelas que lhe parecerem mais interessantes.
Análise de comparação pareada
Análise de comparação pareada é mais útil quando os critérios de decisão são vagos, subjetivos ou inconsistentes. Ele ajuda você a priorizar opções, solicitando que você compare cada item de uma lista com todos os outros itens da lista individualmente.
Ao decidir em cada caso qual dos dois é o mais importante, você pode consolidar os resultados para obter uma lista priorizada.
Análise da Matriz de Decisão
A análise da Matriz de Decisão ajuda você a priorizar uma lista de tarefas nas quais é necessário levar muitos fatores diferentes em consideração.
A Matriz de Prioridades de Ação
Essa técnica de diagramação rápida e simples pede que você coloque um valor para uma tarefa em relação ao esforço que ela consumirá. Ao fazer isso, você pode detectar rapidamente os “ganhos rápidos” que lhe darão as maiores recompensas no menor tempo possível, e evitar os “trabalhos pesados” que consomem tempo para uma pequena recompensa eventual.
Esta é uma abordagem engenhosa para tomar decisões de priorização altamente eficientes.
Princípio Urgente / Importante de Eisenhower
Semelhante à Matriz de Prioridades de Ação, esta técnica pede que você pense se as tarefas são urgentes ou importantes. Frequentemente, tarefas aparentemente urgentes não são tão importantes. E muitas vezes, atividades realmente importantes (como trabalhar para atingir seus objetivos de vida) simplesmente não são tão urgentes. Essa abordagem ajuda você a superar isso.
A Matriz de Ansoff e de Boston
Eles fornecem “regras práticas” rápidas para priorizar as oportunidades abertas para você. A Matriz de Ansoff ajuda a avaliar e priorizar oportunidades por risco.
A Matriz de Boston faz um trabalho semelhante, ajudando você a priorizar oportunidades com base na atratividade de um mercado e na sua capacidade de aproveitá-lo.
Análise de Pareto
Quando você tem diversos tipos de problemas, que se repetem várias vezes, a Análise de Pareto pode ajudar. Ela ajuda a identificar onde você deve direcionar mais esforços.
Em primeiro lugar, pede-lhe para agrupar os diferentes tipos de problema que enfrenta e, em seguida, pede-lhe para contar quantas vezes um problema acontece.
Quando você prioriza o tipo de problema que acontece com mais frequência, você pode concentrar seus esforços em resolvê-lo mais rapidamente.
Isso libera tempo para se concentrar no próximo conjunto de problemas mais importante e assim por diante.
A contagem de Borda modificada
O Contagem de Borda modificada é uma técnica útil para priorizar questões que envolva um grupo, dando a todo mundo uma contribuição justa no processo de priorização.
Isso é particularmente útil onde o consenso é importante e onde uma decisão de grupo robusta precisa ser feita.
Usando essa ferramenta, cada participante do grupo “indica” seus problemas prioritários e, em seguida, os classifica em uma escala, digamos de 1 a 10.
A pontuação de cada problema é então somada, com os problemas então priorizados com base nas pontuações.
A justiça óbvia dessa abordagem a torna particularmente útil quando a priorização é baseada em critérios subjetivos e onde as pessoas precisam concordar com a decisão de priorização.