O professor de Marketing de João precisa que ele termine o seminário da disciplina até segunda-feira próxima. O problema é que João tem outro projeto mais urgente para a disciplina de Empreendedorismo que precisa terminar o quanto antes. Não há como fazer os dois projetos ao mesmo tempo.
Então, o problema real é descobrir como dizer para o professor de Marketing que o projeto dele não é tão urgente quanto o projeto de Empreendedorismo? E, principalmente, como fazer isso sem prejudicar seu relacionamento com o professor de Marketing?
Assim como João, nós já passamos ou passaremos por situações em que várias pessoas ou equipes clamam por nossa atenção urgente.
Vamos falar um pouco como podemos gerenciar prioridades conflitantes e manter todo mundo em paz conosco.
Quando acontece o conflito de prioridades
Vejamos o que acontece quando atividades importantes entram em conflito.
Em primeiro lugar, a qualidade do seu trabalho pode ser prejudicada à medida que você trabalha mais rapidamente ou realiza várias tarefas, ou pode acabar entregando o trabalho mais tarde do que o prometido.
Ou você pode trabalhar muitas horas para fazer tudo. Embora isso possa ser eficaz no curto prazo, pode levar ao aumento do estresse e ao menor desempenho.
Isso significa que as pessoas que dependem de você estão decepcionadas, o que afeta sua reputação e suas relações de trabalho.
Isso pode fazer com que você perca mais oportunidades no futuro, como oportunidades de emprego ou a chance de participar de equipes onde há muito a aprender.
Como gerenciar demandas conflitantes
Então, como você pode gerenciar demandas conflitantes de forma mais eficaz e não comprometer sua reputação?
1. Agendar o trabalho de forma eficaz
Seu primeiro passo é esclarecer suas prioridades atuais e gerenciar sua agenda efetivamente.
Isso ajuda você a saber o que pode fazer e quando, para que possa negociar prazos com credibilidade e gerenciar as expectativas das pessoas quando elas chegam até você com novos projetos.
Ou seja, você olha para o futuro e já é capaz de ver no horizonte os conflitos que acabarão acontecendo e por isso já pode fazer algo a respeito agora.
É uma má ideia espremer uma tarefa inesperada em sua agenda. Mas você pode mexer suas tarefas de forma a atrasar, intencionalmente, as atividades que não são urgentes para dar conta de alguma coisa importante que apareceu.
Às vezes, no entanto, pode não estar claro quais são suas tarefas e projetos de maior prioridade. Se este for o caso, existem várias ferramentas que podem ajudar você a priorizar de forma eficaz – veja esse artigo para saber como priorizar melhor: MATRIZ DE PRIORIDADE DE AÇÃO.
Depois de decidir por uma ordem na execução das suas tarefas, ou seja, depois de priorizar suas tarefas, fale com as pessoas que foram afetadas para que os novos prazos fiquem claros para todo mundo.
Em seguida, coloque as tarefas revisadas em sua lista de tarefas e pronto. Agora você terá uma visão mais clara do que deve fazer, de quais tarefas estão em conflito, para quais tarefas você pode precisar negociar novos prazos e onde precisará de ajuda para fazer as coisas no prazo.
Repita o processo sempre que for necessário e priorize novas tarefas e projetos e adicione-os à sua agenda, como e quando eles chegarem.
E revise suas prioridades regularmente.
Se você tem dúvidas se está gerenciando bem seu tempo que tal fazer o teste:
Como anda seu gerenciamento do tempo?
2. Negociar prazos
Como falamos, depois de esclarecer suas prioridades, analisar suas responsabilidades é possível que você identifique prazos que precisa renegociar.
Às vezes, isso pode ser tão simples quanto dizer “Eu tenho um seminário importante para entregar na faculdade ainda agora de manhã, posso deixar o seu para de tarde?” Outras vezes, você pode precisar atrasar um prazo em algumas semanas ou negociar a entrega de um projeto em partes menores.
Cada caso é um caso que você precisa negociar.
Claro que ninguém vai gostar de mudar um prazo que já foi negociado. Mas cabe a você mostrar que isso vai ser melhor para a pessoa. Tente mostrar que assim você pode garantir a qualidade do que vai fazer. E talvez em alguns casos, até valha, oferecer alguma coisa adicional por conta do atraso.
O certo é que vale muito mais a pena investir tempo nessa negociação que vai lhe dar tempo para fazer algo bem feito do que simplesmente tentar fazer o que der na correria.
3. Gerencie as expectativas
Também é importante que você gerencie as expectativas das pessoas antes de assumir novas tarefas.
Por exemplo, se você estiver tendo uma reunião onde vai ter que assumir alguma responsabilidade nova, cuide para comunicar suas prioridades atuais para que vocês sejam capazes de combinar uma data de conclusão, com base em sua carga de trabalho atual, que seja realista. Ou seja, sempre que começar um novo projeto, deixe claro para as pessoas envolvidas o que pode acontecer e que venha a comprometer o prazo de conclusão..
Também é importante gerenciar as expectativas em qualquer tarefa ou projeto em que você esteja trabalhando.
Renegociar é melhor do que atrasar e ter que dar uma desculpa pelo atraso. Mas não torne isso um hábito. Assim, à medida que você trabalha aprenda com a experiência a dar prazos com mais precisão para, com o tempo, não precisar renegociar tanto os compromissos que assumir.
4. Seja Profissional
O cuidado de gerenciar suas tarefas para minimizar os atrasos pode acabar sendo muito estressante. A tal ponto de você achar que não vale a pena o trabalho e joga tudo para cima. Isso pode ser muito tentador.
Não faça isso, Seja profissional .
Seu profissionalismo, especialmente em momentos de intensa pressão, é o que melhor demonstra seu caráter para aquelas pessoas ao seu redor.
Além disso, você aprende a gerenciar suas emoções efetivamente, mesmo quando você está em um momento de sobrecarga.
5. Seja flexível
Por fim, é importante ser flexível: pode haver momentos em que você não conseguirá renegociar prazos ou delegar tarefas a outras pessoas.
Portanto, nesses momentos, se prepare para fazer um trabalho extra.
Mas observe que se você seguir as dicas dadas aqui, os momentos em que vai ter que assumir essa sobrecarga vão ser menores, porque você vai ter aprendido a gerenciar melhor suas lista de tarefas em conflito.
Se prepare para o debate, defenda suas prioridades
Quando você tiver que redefinir as prioridades de tarefas, haverá momentos em que outras pessoas discordarão de suas escolhas. Se isso acontecer, tente negociar um novo prazo que funcione para todo mundo. Se elas continuarem insistindo que o projeto delas é mais importante do que aquele em que você precisa trabalhar, então você precisa aprender a defender suas prioridades, de preferência sem prejudicar seu relacionamento.
Por exemplo, imagine que você acabou de dizer a uma colega que não pode terminar sua parte do seminário da faculdade até amanhã, porque seu no trabalho seu chefe pediu que você conclua uma tarefa que levará o resto do dia.
Mas ela não quer aceitar isso, pois sua parte do seminário leva só 30 minutos do seu tempo, e do ponto de vista dela, você está com má vontade.
Comece mostrando empatia, deixe claro que entende por que ela se sente frustrada ou chateada.
Mas, em seguida, explique suas necessidades de forma clara e definitiva
Por exemplo, reforce que você deve concluir o projeto do seu chefe, pois disso depende seu emprego, que é o que paga sua faculdade.
Depois de explicar suas necessidades, trabalhe para chegar a um novo comprisso que agrade todo mundo. Talvez você se comprometa a fazer sua parte logo amanhã cedo. Ou se não der tempo, você pode se comprometer a fazer outro projeto da disciplina mais à frente para compensar sua ausência agora.
Com um pouco de esforço você encontrará um ponto onde dá para fechar um acordo.
Resumindo
Muitos de nós temos demandas conflitantes, onde várias pessoas ou equipes precisam de nossa atenção. É importante saber administrar essas demandas de forma eficaz, para que todo mundo fique feliz.
Comece esclarecendo suas prioridades e agendando o trabalho de forma eficaz. Em seguida, use estratégias de negociação apropriadas para reorganizar os prazos.
Aprenda também a gerenciar as expectativas das pessoas de forma eficaz, seja profissional mesmo quando estiver sob pressão e seja flexível – pode haver momentos em que você terá que fazer algum trabalho extra para compensar suas falhas e manter as pessoas satisfeitas.
Quando precisar defender suas prioridades, demonstre empatia, mas tenha uma abordagem com determinação.