Já aconteceu de no final de um dia, cheio de tarefas, compromissos e responsabilidades, você sentir que no final das contas você não realizou nada realmente importante?
É muito fácil isso acontecer. Diante de reuniões intermináveis, interrupções frequentes e tarefas urgentes de última hora, você pode facilmente se ocupar o dia todo sem fazer nenhum progresso em projetos e metas de alta prioridade.
Por isso é tão importante saber como programar seu tempo corretamente.
Aqui vamos conversar sobre as etapas que você pode seguir para fazer isso, reservando tempo para o trabalho que realmente importa, enquanto ainda deixa tempo para o desenvolvimento pessoal, família e amigos.
A importância do agendamento
Agendar é a arte de planejar suas atividades para que você possa atingir seus objetivos e prioridades no tempo que tem disponível.
Quando é feito de forma eficaz, você se ajuda a:
- Entender o que você pode realisticamente alcançar com seu tempo.
- Certificar-se de ter tempo suficiente para tarefas essenciais.
- Adicionar um tempinho de sobra para dar conta de imprevistos.
- Evitar de assumir mais do que você pode dar conta.
- Garantir que cada pequena meta atingida, na realidade está ajudando você a atingir seus objetivos pessoais e profissionais.
- Ter tempo suficiente para outras atividades como, exercícios, hobbies e seus relacionamentos pessoais com outras pessoas.
- E finalmente alcançar um bom equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
O tempo é o único recurso que não podemos comprar, mas muitas vezes o desperdiçamos ou o usamos de forma ineficaz. O agendamento ajuda você a pensar com antecedência sobre o que deseja alcançar em um dia, semana ou mês, e mantém você no caminho certo para atingir seus objetivos.
É como visitar o futuro antes dele acontecer!
Como Agendar Seu Horário
Você precisa ter tempo para tudo.
Até tempo para decidir como vai usar seu tempo.
Esse é o tempo do seu agendamento.
Portanto, defina um horário regular para fazer sua programação – no início de cada semana ou mês, por exemplo.
Há uma série de ferramentas diferentes para escolher. Uma maneira simples e fácil de manter um cronograma é usar caneta e papel, organizando seu tempo usando um planejador semanal.
Você também pode usar aplicativos para fazer isso, algumas sugestões são:
- Google Calendar®
- Notion
- Todoist
O importante é que você escolha uma ferramenta de agendamento que se adapte à sua situação, à estrutura atual do seu trabalho, ao seu gosto pessoal e ao seu orçamento (no caso de ferramentas pagas).
A coisa mais importante ao escolher seu planejador é que ele permita inserir dados facilmente e permita visualizar um intervalo de tempo apropriado (dia/semana/mês) no nível de detalhes que você precisa.
Depois de decidir qual ferramenta deseja usar, prepare sua agenda da seguinte maneira:
Etapa 1: identificar o tempo disponível
Olhe para seu dia e determine os horários que você tem realmente livre para fazer suas atividades.
- Se você leva uma hora se deslocando de um lugar para outro esse horário não está livre na sua agenda.
- Se você tira uma hora de almoço você não tem esse horário para livre para colocar em sua agenda
- Se você dorme 7 horas por dia esse horário não está livre para você usar para suas atividades.
- Se você tem 3 horas de aulas na faculdade de segunda à sexta, esse horário não está livre para você.
- Se você faz 1 hora de academia 3 vezes por semana esse horário também não está livre.
Todo mundo tem 24 horas por dia.
Mas o que precisamos fazer é saber quantas dessas 24 horas estão disponíveis para serem direcionadas para nossos projetos importantes.
Se você colocar isso no papel pode até se assustar ao ver como você tem poucas horas na semana para direcionar para seus projetos pessoas.
Esse é o lado ruim!
O lado bom é que agora você tem clareza do que tem à sua disposição para planejar seu futuro.
Etapa 2: crie uma lista de tarefas
Agora que você tem clareza do tempo que tem para suas tarefas, é hora de criar sua lista de tarefas.
Coloque por escrito o que tem que fazer, durante o dia, durante a semana, durante o mês.
Quanto mais no futuro você puder enxergar, mais tempo você terá para se programar e principalmente administrar imprevistos.
Etapa 3: encaixe suas tarefas nos espaços livres de sua agenda
Já aconteceu de você ter algo importante para fazer, digamos estudar para uma prova. Mas antes de começar a estudar foi dar uma olhadinha nas suas redes sociais. E quando percebeu já havia passado tanto tempo que agora não dava mais para estudar?
Pois é, se nós temos alguma coisa importante para fazer, é uma EXCELENTE ideia começar por ela.
Porque se começarmos por outras coisas, imprevistos podem acontecer e vamos acabar não tendo tempo para fazer o que é realmente importante.
Assim, comece encaixando suas tarefas mais importantes na sua agenda, primeiro que as outras.
O que é mais importante só você pode dizer, MAS VOCÊ SABE!
Etapa 4: Imprevisto não é o mesmo que imprevisível
Um imprevisto é algo que acontece e você não tinha como prever.
Algo inesperado!
Mas isso não quer dizer que você não tenha como se preparar para imprevistos.
Você pode até não saber o imprevisto de hoje, mas sabe que imprevistos acontecem.
Imprevistos pode vir de todo lugar:
- Falta de energia elétrica
- Um mal estar
- Uma pessoa que chega junto de você e passa 15 minutos conversando
Logo, uma estratégia simples é simplesmente não preencher todas as horas livres do seu dia com atividades.
Deixe algumas vagas na sua agenda.
Assim, se um imprevisto acontecer e não der para terminar aquele relatório importante, você ainda tem uns 30 minutos sobrando para dar conta justamente disso.
E se não acontecer nenhum imprevisto?
Melhor ainda, agora você tem 30 minutos SOBRANDO para fazer o que quiser.
Etapa 5: dê uma passo além
E se você acabar com tempo sobrando e quiser dar um passo além, que tal dar uma olhada na sua lista de tarefas do dia, da semana, do mês, e ver se não há algo que pode pode adiantar?
Dessa forma suas tarefas mais importantes vão sendo feitas.
Seus projetos pessoas vão sendo realizados.
E seus sonhos vão se tornando realidade.
Resumindo
Agendamento é o processo pelo qual você planeja como usará seu tempo. Fazê-lo bem pode maximizar sua eficácia e reduzir seus níveis de estresse.
Siga este processo de seis etapas para preparar sua agenda:
- Identifique o tempo disponível que você REALMENTE tem na sua agenda.
- Tenha clareza do que tem a fazer criando uma LISTA DE TAREFAS.
- Comece encaixando as tarefas mais importantes nos ESPAÇOS LIVRES de sua agenda.
- Entenda que dá para se preparar para IMPREVISTOS.
- Se sobrar tempo aproveite para AVANÇAR COM SEUS PROJETOS.
Dica: Não caia na armadilha de só colocar em sua agenda seus compromissos profissionais, ela deve contemplar seus objetivos pessoais também. Tudo deve estar lá para que você seja capaz de gerenciar sua vida com um todo.