UMA FÓRMULA SIMPLES PARA ORGANIZAR QUALQUER IDEIA

A ideia de por em prática a execução de um plano é muitas vezes mais fácil do que realmente colocar todas as partes necessárias juntas e fazer acontecer.

Dar conta do volume de pequenas partes que devem ser gerenciadas para concluir um projeto, pode se completamente sufocante e acabar tirando nossa energia.

Mas há uma Ferramenta que você pode usar para planejar qualquer coisa de forma fácil e rápida.

E o melhor dessa Ferramenta é que não importa o que você está planejando. Pode ser um projeto para a faculdade, ou a estrutura do seu projeto de conclusão de curso, ou uma inciativa para seu trabalho. Ou então, o planejamento de uma festa ou comemoração de algum tipo. Ou talvez uma viagem.

Não importa do que se trate, você provavelmente vai querer que o que quer que esteja planejando funcione com o mínimo de erros, esquecimentos e contratempos.

Para que tudo isso funcione é importante ter um roteiro que lhe ajude a chegar no final desejado.

Ter ideias é fácil, colocá-las em ordem é a parte difícil.

Lembre-se

“Ao falhar na preparação, você está se preparando para falhar.” – Benjamin Franklin

 

 

Portanto, vamos ver uma sequência que você pode usar para gerar ideias, organizá-las e ser capaz de colocá-las em execução.

 

 

Chuva de ideias

O primeiro passo para organizar suas ideias e construir seu roteiro para a execução de seu plano é pensar no maior número de detalhes sobre o que é necessário ser feito para dar o projeto como concluído.

Mas há um segredo, você tem que pensar em ações isoladas. Cada coisa que tem de ser feita deve ser uma ação isolada.

Se você estivesse pensando em realizar uma festa de aniversário as ações isoladas seriam coisas como:

• Ligar para a floricultura
• Ir buscar as flores
• Encher as bolas com ar

Tire o tempo que for necessário para pensar em todos os detalhes. E a medida que for pensando nas ações que será necessárias anote. Mas não anote em qualquer lugar.

Agora vem uma parte importante,  anote cada ação em uma cartão. Pode ser um cartão que você recortou de uma cartolina, ou do tipo post-it que você pode colar em algum lugar. O importante é que cada ação tenha uma cartão separado.

É pouco provável que você consiga concluir um projeto com um punhado de cartões. É muito fácil você acabar com VÁRIOS cartões de ações na sua frente. Espalhe eles na mesa ou cole na parede ou num quadro.

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Agora pare e pense

Se você chegou até aqui vai perceber que isso não parece ajudar muito. O volume de ações na sua frente pode ser mais assustador do de tranquilizador.

Mas se lembre, ainda estamos apenas começando. Nesta etapa você vai precisar de outra série de cartões. Agora de várias cores. Você consegue comprar esse tipo de material em papelarias ou você mesmo pode fazer em casa com cartolinas de cores diferentes. Não importa, o importante é ter cartões de várias cores.

Olhe para os cartões que você criou inicialmente e comece a observar se algumas das tarefas não tem alguma característica em comum. Por exemplo, se você está planejando uma viagem, uma das ações pode ser Guardar os Sapatos, e outra ação pode ser Organizar as Camisas, e outra ação pode ser Separar as meias. 

Se você para para pensar essas ações estão dentro de uma mesma categoria, algo como Vestuário. Quando identificar uma categoria, substitua todos os cartões de cor neutra por cartões com uma determinada cor que você vai definir como sendo associada àquela categoria. 

Comece a revisitar todas as suas ações, e quando identificar uma nova categoria, escolha uma nova cor e substitua todos os cartões, com cartões com a mesma cor.

Mas lembre-se sempre, cada cartão deve ter apenas uma ação.

No final você deve ficar com algo parecido com…

Agrupando as categorias

Agora o processo começa a ficar fácil para você, pois você pode gerenciar visualmente tarefas que tem a ver uma com as outras. 

Sua tarefa agora é agrupar fisicamente tarefas  que tem a ver umas com as outras. Basta arrastar cores semelhantes uma juntas das outras.

Faça isso até que os grupos de categorias fiquem facilmente identificáveis visualmente.

Criando uma sequência de execução

Agora fica cada vez mais fácil de VER o que tem que ser feito. 

O próximo passo é criar uma sequência de execução. Colocar as tarefas de cada categoria em ordem para que você possa consultar o que tem que ser feito.

Não pense muito nesta etapa. Afinal de contas você só está arrastando cartões de um lado para o outro. Crie uma sequência para cada categoria, o mais rápido que puder, não pense muito. Vamos finalizar na próxima e última etapa.

Definindo prioridades

Chegamos a etapa final do processo. Agora que você já identificou uma sequência, você deve reavaliar se essa sequência é a mais fácil ou lógica. Digamos que a categoria amarela é a categoria de vestuário para a viagem. Se uma das ações é guardar a mala e outra é organizar as toalhas, só faz sentido guardar a mala depois de organizar as toalhas, logo organizar as toalhas tem prioridade.

Tire um pouco de tempo para refletir sobre a prioridade das ações de cada categoria.

E quando a sequência estiver satisfatória na sua cabeça numere as ações. 

Ao enumerar as ações você está se comprometendo em realizar aquela ação na ordem em que definiu. Logo para qualquer categoria, você sempre começará com a primeira ação, e quando terminar a primeira vai para a segunda, e depois para a terceira.  Pode ser que você pare essa categoria e comece o primeiro item de outra categoria, mas quando voltar para essa categoria vai continuar do item 4 e assim seguirá até concluir todas as ações de todas as categorias.

Será que todo esse trabalho vale a pena?

Se essa dúvida passou pela sua cabeça vale a pena tentar lembrar quantos projetos importantes para você nunca saíram do papel, justamente porque quando estava lá pela metade, você percebeu que havia uma ação que você deveria ter levando em consideração e não levou. 

Ou que surgiram tantas coisas que você nem imagina que seriam necessárias, que a sobrecarga de atividades foi o suficiente para você desistir.

Talvez você acabe percebendo que o investimento em ser detalhista agora, cria um roteiro fácil de seguir.

Um mapa do que fazer, para fazer seus projetos se tornarem realizações.

Sua opinião é importante

Essa publicação é um pouco diferente das outras que publico normalmente. 

Ela se trata de uma abordagem mais técnica de como conceber, construir e executar qualquer plano.

Sua opinião é importante para mim.

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