Se suas semanas transcorrem sem problemas, conforme planejado e você se sente em controle das suas ações no presente, bem como de seus impactos nas suas estratégias para o futuro, esse texto não é para você.
Este texto é para quem se sente frequentemente refém dos eventos que acontecem durante sua semana e que comprometem o que havia sido planejado anteriormente.
Enquanto somos crianças o planejamento diário é bem fácil de ser seguido. Nossos pais basicamente pensam em tudo para nós. Arranjam tudo também. Escola. Lazer. Festas. Horário de comer. Horário de dormir. Tudo controlado para nós.
Mas, em algum momento de nossas vidas, tudo isso acaba de uma hora para outra. Agora somo nós quem temos que assumir o controle de todas essas atividades, e um sem número de outras responsabilidades, junto com o trabalho e os estudos.
Isso pode deixar muita gente perdida. Você não sabe por onde começar, e começa a acumular o que tem que ser feito, e a arcar com as consequências do que não for feito.
É preciso saber definir o que tem que ser feito em primeiro lugar. Stephen R. Covey trata bem isso seu seu livro Primeiro o Mais Importante.
“As consequências são regidas por princípios, e o comportamento é governado por valores, portanto, precisamos valorizar os princípios”
Stephen R. Covey
Ter como princípio planejar sua semana com antecedência, traz controle e visibilidade para sua vida. Assim ao invés de começar sua semana sem rumo, você inicia a mesma com uma visão muito clara do que deseja conquistar.
Isso permite que você gerencie as tarefas do dia-a-dia, grande e pequenas, enquanto mantém os olhos atentos aos seus planos e metas de longo prazo.
Há muitas estratégias que você pode usar para pensar sua semana com antecedência. A seguir vou sugerir alguns passos para você começar a incorporar o hábito do planejamento semanal à sua vida.
Com prática e experiência, você será capaz de ajustar e melhorar o processo, e criar um método sob medida, que se adeque exatamente ao que você precisa.
O importante é começar, testar, praticar, falhar até finalmente acertar, acertar e acertar.
Passo # 1 | Tire um tempo para pesar
Não importa se serão às segundas de manhã, sábados de tarde ou quartas-feiras à noite. O importante é que você se comprometa com um determinado dia e horário da semana, aquele dia em que chova ou faça sol você reservará o tempo necessário para planejar os próximos 7 dias.
Se você for realista, esse processo levará entre 30 a 60 minutos. Nas primeiras semanas ainda mais. Mas você precisa olhar para os ganhos de médio e longo prazo. Eles renderão dividendos em termos de produtividade que compensarão o tempo investido largamente.
Para começar, torne a experiência algo diferente do seu cotidiano. Que tal fazer seu planejamento numa cafeteria? Ou numa biblioteca? Talvez no jardim zoológico ou botânico. Uma mudança de ares dá uma solenidade diferente a essa importante tarefa.
Passo # 2 | Escolha seu instrumento de agendamento
Basicamente você tem duas opções:
Um calendário digital
Um calendário analógico
Ambos tem vantagens e desvantagens.
Se começarmos pelos calendários digitais minha sugestão é tentar o Calendário da Google. Não só porque é um dos mais populares mas por ser compatível com um número enorme de outras soluções de produtividade da Google. Entretanto se você possuir outro instrumento de sua preferência será tão bom quanto.
A principal vantagens das agendas digitais é que todos os seus compromissos estarão na nuvem. Poderão ser acessíveis de seu celular, tablet, laptop, ou mesmo de uma lanhouse ou de uma biblioteca. Se optar pelo Calendário da Google fica a recomendação de instalar esse APP no seu celular. Adicionalmente, os calendários digitais permitem que você agende também lembretes para seus compromissos, de forma que você nunca esqueça deles.
Assim se você tiver um equipamento eletrônico e acesso à internet estará sempre atualizado com seus compromissos. E é aqui que está o problema dos calendários digitais. Se você tem certeza de que nunca ficará sem acesso a um equipamento e à internet tudo bem.
Mas se isso for possível, aqui entram as antigas agendas analógicas, de papel. Não importa o lugar, você sempre poderá registrar todos os seus compromissos nela. A grande desvantagem é que se você perder sua agenda de papel você perde todos os seus compromissos e terá de resgatar tudo de memória, e inevitavelmente algo será esquecido.
Num mundo digital a opção parece óbviamente tender para o digital. Mas você se surpreenderia quantas pessoas ainda usam o velho papel e lápis para controlar suas agendas. Talvez você até seja uma delas. Existem inclusive algumas outras vantagens psicológicas em usar papel e lápis, mas conversaremos sobre isso em outros artigos. No momento quero me concentrar na sua programação semanal.
O importante é escolher seu instrumento e se comprometer em mantê-lo atualizado.
Passo # 3 | Descarregue tudo de sua mente
Se você que ter alta produtividade você precisa ser capaz de se concentrar no que faz a diferença para você, e você só vai conseguir se concentrar no que importa se deixar sua mente livre de preocupações pequenas e sem importância, apesar de necessárias.
Você já começou a fazer isso quando agendou o que pretende fazer durante a semana.
Você não precisa ficar pensando:
Quando eu vou levar mamãe no médico? (porque você já agendou e será lembrado na hora certa)
O que tenho que levar para festa de Pedro? (porque você já agendou a data da festa e a lista de itens sob sua responsabilidade)
Sobre o que quero conversar com meu grupo de estudo sábado a noite? (porque você já agendou o compromisso e criou uma lista de tudo que pretende discutir)
Percebe com isso vai liberando sua mente? Você não precisa se preocupar em esquecer, porque receberá um lembrete na data e horas certas.
Sua mente começa a ficar livre para se concentrar no que importa.
O problema são aqueles pequenos pensamentos que aparecem a toda hora em nossa mente. Muitos deles não tem data ou horário certo para serem feitos e justamente por isso ficam rondando nossa mente para não esquecermos.
Agradecer marcos pela ajuda que me deu na prova.
Enviar flores para vovô.
Conhecer aquela nova cafeteria.
Nada disso tem uma data e hora certas. Mas são coisas que podem ser importantes para você.
Como fazer para tirar elas de sua mente mas não esquecer de um dia realizá-las?
Simples DESCARREGUE tudo de sua mente em algum lugar.
Aqui vou dar novamente duas sugestões:
Uma digital
Uma analógica
A solução digital que uso, e que recomendo que você ao menos experimente é o Evernote. O Evernote nada mais é que um aplicativo para guardar notas.
Elas podem ser anotações, podem ser fotografias, podem ser fotos de anotações que você fez usando papel e lápis e quer guarda. Dentre as várias vantagens do Evernote está o fato de que você pode etiquetar essas anotações.
Estudos, Exercícios, Alimentação, Faculdade, Trabalho, etc.
As categorias que você pode criar não tem limites. E isso é muito poderoso pois toda vez que um pensamento vier à sua mente, atrapalhando aquilo em que você precisa se concentrar na hora você pode transformar esse pensamento em uma anotação no evernote e colocar uma etiqueta, por exemplo, resolver no final de semana. E pronto, esquecer. Agora vocÊ pode se concentrar no que estava fazendo pois sabe que a qualquer hora que quiser pode fazer uma pesquisa no evernote pela etiqueta RESOLVER NO FINAL DE SEMANA e lá estarão TODAS as coisas que lhe passaram pela mente em fazer no final de semana.
Não subestime o peso que esses pequenos laços abertos existem de sua memória e como eles comprometem sua concentração.
A Alternativa ao digital é o analógico e aqui vou lhe perguntar, já ouviu falar de Cadernos Moleskine? Não são agendas. São cadernos em branco, de capa dura para você fazer anotações. Não são agendas. São a versão analógica de uma alternativa para você descarregar sua mente.
Há várias formas para usar os cadernos para descarregar a mente. Você pode categorizar páginas, colocando a categoria no topo da página: FACULDADE, TRABALHO, FÉRIAS, etc. E sempre que pensar em algo, anotar lá.
As vantagens e desvantagens entre digital e analógico, são as mesmas do calendário.
Mas a parte importante continua também a mesma. Você precisa ter sua mente livre para se concentrar no que é importante, e precisa ter certeza que seus compromissos, bem como suas ideias, não têm o mínimo perigo de se perderem
Com essa tranquilidade em mente, você vai conhecer o seu verdadeiro eu, e talvez se surpreenda com sua capacidade de atingir superprodutividade.
Passo #4 | Não perca de vista seus projetos de vida
Agora que você aprendeu a limpar sua mente de todo que pode lhe desconcentrar do que você precisa fazer, você pode começar a desenhar como deseja que seja sua semana.
Mas antes de começar há algo muito importante a fazer. Revisar seus projetos de vida. Revisar constantemente suas metas de longo prazo é indispensável para que suas ações semanais estejam alinhadas com seus projetos de vida.
Você não tem um projeto de vida?
Agora é uma ótima hora de criar o seu.
Para saber como leia a publicação COMO POSSO DEFINIR METAS DE LONGO PRAZO NA VIDA QUANDO NÃO TENHO IDEIA DE ONDE COMEÇAR?.
Passo #5 | Tire lições das semanas que já passaram
Sua semana anterior pode lhe ensinar lições muito importantes para que a próxima semana seja mais bem sucedida.
Analise o que aconteceu na semana anterior e como você se sente em relação a essas coisas.
Se faça questionamentos como:
Eu atingir o que me comprometi a fazer?
O que me atrapalhou atingir minhas metas?
O que eu poderia ter feito diferente?
Você não pode acertar sempre, mas se tentar corrigir continuamente os erros do passado, errará cada vez menos com o passar das semanas.
Aqui entra seu cadernos digital (evernote) ou analógico (moleskine). Anote nele seus sucessos (para reproduzí-los) e seus fracassos (para evitá-los).
Adote esse hábito e esse hábito somente mudará muito de sua realidade.
Passo #6 | Defina metas semanais
Agora você tem tudo que precisa para realmente sentar, e começar a pensar nas suas metas semanais. Algumas serão fáceis tais como o compromisso com o dentista, o seminário na faculdade, a reunião com a equipe da empresa. Essas coisas tem dia, hora e conteúdo definidos. Sua tarefa aqui é agendar e comprimir.
Mas gostaria de sugerir que toda semana você incluísse algumas metas pessoais. Sim, pessoais. Só suas. Essas que mencionei acima são parte do dia a dia. A meta pessoais são mais íntimas.
Você pode criar tantas metas pessoas quantas desejar. Aqui estão algumas categorias para você começar a pensar:
Meta física: Tentar andar um quilômetro dia sim dia não.
Meta educacional: Ler durante 15 minutos um livro da minha área, ao menos duas vezes na semana.
Meta social: tomar um café com um amigo com que não falo a muito tempo.
Meta metal: Assistir um filme besteirol só para passar o tempo.
Metas pessoais estão mais alinhadas com seu futuro, com seu projeto de vida, com aquilo que tem que fazer para seus sonhos se tornarem realidade, já as tarefas semanais estão mais associadas ao seu cotidiano, aquilo que você tem que fazer para dar conta do dia a dia.
Pronto, agora que você tem as tarefas e metas pessoais definidas basta cadastrá-las em seu calendário. Lembre-se, tente ser o mais específico que puder. “Estudar marketing” é genérico, “Estudar marketing, quinta-feira, das 18:00 às 19:00” é específico.
Preencha isso no seu calendário. Se for um calendário de papel carregue ele com você. Se for um calendário digital leve no celular. Mas se você tiver uma impressora por perto, você também pode imprimir uma cópia do seu calendário digital e ter uma versão analógica.
O melhor dos dois mundos.
Não entenda errado. Definir suas metas semanais não significa dizer que você vai agendar o que fazer cada minuto de cada dia da semana. Significa que você terá a capacidade de como um golpe de vista saber que dias e horários sua agenda está preenchida, e que dias e horários há espaço livre em sua agenda.
E o mais importante, se algo novo surgir você vai poder analisar se há espaço para incluir essa nova atividade e se não houver, então você poderá decidir se vale a pena deixar de fazer algo que já estava planejado, ou então deixar essa nova atividade para uma semana futura.
O importante, é que agora VOCÊ estará no comando tomando as decisões.
Passo #7 | Revise a programação semanal diariamente
Revise suas metas semanais diariamente. É possível que de uma dia para outro novidades apareçam e você tenha que ajustar seu planejamento. Acrescentar alguma coisa, remover ou mudar de lugar outras.
Um planejamento não é algo imutável. É um organismo vivo. É adaptável. É flexível.
Passo #8 | Semana que vem, começa tudo de novo
