Apesar do uso de ferramentas de comunicação instantânea como o whatsapp estar largamente difundido, o email ainda é responsável pelo maior número de mensagens trocadas ao redor do mundo.
Ele ainda é uma ferramenta oficial de milhares de empresas e aprender a usá-lo pode ser um diferencial para você. Talvez não agora mas em algum momento de sua carreira.
O problema é que quando ele for importante, já pode ser tarde demais para aprender a usar ele bem.
Não espere precisar para adotar bons hábitos do uso de emails.
Quando o usamos adequadamente, o e-mail é uma ferramenta de comunicação incrivelmente útil. Mas, muita gente se sente sobrecarregada com a quantidade de e-mails que recebe e acaba acumulando LITERALMENTE milhares de e-mails na sua caixa de entrada.
No entanto, existem maneiras de gerenciar seu e-mail para aumentar sua produtividade.
Vamos conversar um pouco sobre algumas estratégias para fazer isso, para que você não perca mais tempo com os e-mails do que é necessário.
Observação:
Tenha em mente que essas estratégias podem não funcionar para todo mundo. A sua realidade vai determinar o que você pode, e o que não pode, aproveitar dessas dicas.
Verificando e-mail
Verificar seu e-mail regularmente durante o dia pode ser uma maneira eficaz de manter sua caixa de entrada em níveis gerenciáveis.
No entanto, a constante interrupção e distração que vem com deixar seu email aberto o dia todo pode diminuir drasticamente sua produtividade e atrapalhar sua capacidade de entrar em um estado de flux ao trabalhar em projetos de alto valor.
Uma estratégia que você pode usar é verificar o e-mail apenas em pontos definidos durante o dia. Por exemplo, você pode decidir que só verificará seu e-mail logo pela manhã, antes do almoço e no final do dia.
É assim que eu faço.
Eu uso a técnica 321
3 vezes ao tira
eu tiro
21 minutos para ver email
E pronto, depois de 21 minutos só vejo e-mail no próximo horário agendado.
Se você está pensando que 21 minutos é pouco tempo para ver e-mails, é verdade, e é por isso que quando chego na hora dos meus e-mails me concentro nos mais importantes, NÃO TENHO TEMPO A PERDER. E o que não der para dar conta naquela hora continuo na seção seguinte.
Não esqueça de desativar as notificações e alertas do seu programa de e-mail para não se desconcentrar.
Dica bônus: Junte todas aquelas mensagens sem importância mas que você precisa responder em uma pasta e escolha a hora do dia em que sua energia e criatividade estão mais baixas, e use esse horário para responder. Assim você não gasta as suas melhores horas do dia com conteúdos de menor valor.
Se você se preocupar se as pessoas vão se incomodar porque você demora a responder os emails delas, explique que você só verifica o e-mail em determinados horários do dia e que quem quiser falar com você deve ligar ou mandar uma mensagem instantânea, naqueles casos em que o assunto for urgente.
Observação:
Claro que, para certos tipos de pessoas, verificar o e-mail regularmente é necessário. Mas para muita gente por aí, é mais uma questão de hábito do que de necessidade.
Lendo e-mail
Quando você lê e-mails, pode perder horas se não usar esse tempo de forma inteligente.
Assim, aqui vai outra regra, a “Regra dos Dois Minutos”.
Essa é uma sugestão de David Allen no livro A arte de fazer acontecer. No livro existem muitas outras técnicas para você aproveitar melhor seu tempo. Vale a pena ler.
A Regra dos Dois Minutos sugere que ao ler seu e-mail – se o e-mail demorar menos de dois minutos para ser lido e respondido, cuide dele naquela hora mesmo, mesmo que não seja uma prioridade alta. A ideia por trás disso é que, se levar menos de dois minutos para dar conta daquela mensagem, agendar um horário para resolver isso depois vai acabar levando mais tempo do que resolver aquele problema naquela hora.
Para e-mails que levarão mais de dois minutos para serem lidos ou respondidos, agende um horário em sua agenda, para fazer mais tarde. A maioria dos programas de e-mail permite agendar mensagens para serem lidas em um determinado horário, portanto, utilize esse recurso útil sempre que puder.
Dica:
E se você perceber que tem alguém que sempre lhe mandar cópias de e-mails que não são direcionados diretamente para você, considere configurar seu programa de e-mail para colocar essas mensagens automaticamente em uma pasta para consultas posteriores.
Essas mensagens consomem sua atenção e não somam nada à sua vida.
Organizando e-mail
Já imaginou ter uma caixa de entrada sem nada? Quase parece bom demais para ser verdade!
Embora uma caixa de entrada completamente vazia (também chamada de “caixa de entrada zero”) possa ser irreal para muitos de nós, manter nossa caixa de entrada principal limpa pode nos tornar pessoas mais organizadas e ajudar a eliminar o estresse.
Primeiro, configure um sistema de arquivamento simples para ajudar a gerenciar seu e-mail.
Crie pastas paracoisas diferentes:
- Requer uma ação
- Aguardando resposta
- Referências
- Arquivados
Você pode até usar o conteúdo dessas pastas como uma lista informal de tarefas para o dia.
Se quatro categorias parecerem muito simplistas para suas necessidades, você poderá configurar um sistema mais detalhado.
Por exemplo, você pode criar uma pasta para cada projeto em que está trabalhando ou definir uma pasta para cada um de seus clientes ou representantes de vendas.
A vantagem de criar pastas específicas para o processamento de e-mail é que fica mais fácil pesquisar e-mails anteriores: em vez de vasculhar todo o seu sistema de e-mail, você pode simplesmente pesquisar nessa pasta específica.
E isso é útil mesmo sabendo que os aplicativos de e-mail permitem pesquisas poderosas nos e-mails recebidos e enviados.
Usando regras
A maioria dos programas de e-mail, como Outlook e Gmail, permite que você estabeleça “Regras” que classificam e-mails em uma pasta específica assim que eles chegam.
Por exemplo, você pode receber vários e-mails por dia com propaganda. Você quer recebê-los porque quer ver se chega alguma promoção interessante, mas não quer que eles encham sua caixa de entrada.
É aqui que você pode configurar uma regra em seu programa de e-mail que mova e-mails com um título como “Promoção” na linha de assunto diretamente para a pasta “Promoções” assim que eles chegarem. Isso significa que você não precisa arquivar manualmente esses e-mails e permite que você mantenha todos os e-mails desse tipo em uma pasta.
Você pode criar todo tipo de regra, por assunto, por remetente, por conteúdo. Só isso pode fazer com que sua caixa de entrada fique em níveis mais fáceis de administrar.
Bons hábitos de equipe
Uma das melhores coisas que você pode fazer, para limitar a quantidade de e-mails que você precisa processar, é incentivar as pessoas a lhe enviarem menos.
Por exemplo, se existem pessoas que enviam regularmente e-mails longos e demorados, peça para mandarem mensagens menores. Diga a eles gentilmente, mas com firmeza, que, devido à demanda de seu tempo, você gostaria de receber e-mails com no máximo um ou dois parágrafos.
Qualquer coisa mais do que isso é melhor ligarem para você.
Pontos chave
Para muita gente, e-mails são uma sobrecarga. Embora seja uma ótima ferramenta de comunicação, as pessoas costumam abusar dela. Quando você gerencia isso de forma eficaz, pode aumentar significativamente sua produtividade.
Para obter o controle de sua caixa de entrada, comece verificando e processando e-mails apenas em determinados horários do dia. Avise as pessoas mais importantes para você, que já que você não consulta e-mail o tempo todo, suas respostas podem demorar um pouco por conta disso.
Além disso, tente manter sua caixa de entrada o mais limpa possível. Organize e-mails usando pastas diferentes para assuntos diferentes.
Você também pode reduzir o recebimento de e-mails simplesmente pedindo às pessoas que enviem menos e-mails.