Você já perdeu tempo enquanto procurava por um e-mail perdido que precisa com urgência? Ou demorou muito tentando encontrar a sua parte de um trabalho, que você já tinha terminado mas não sabe mais onde está? Ou não encontra o comprovante de pagamento de uma conta? Ou precisou digitalizar de novo uma série de documentos porque não sabe onde estão os que havia digitalizado anteriormente?
Se isso já aconteceu com você, não importa se você é uma pessoa organizada nas suas demais responsabilidades, a má gestão de seus documentos digitais pode deixar uma impressão ruim nas pessoas que cercam você e pode fazer você gastar tempo desnecessariamente.
Estas são apenas algumas razões pelas quais é tão importante gerenciar seus arquivos de forma eficaz. Vamos ver se você pode fazer isso melhor.
O problema com o gerenciamento de arquivos deficiente
Em um dia normal, você provavelmente lida com muitos arquivos diferentes. Os dados podem chegar de todas as direções, alguns dos quais você precisará armazenar para usar posteriormente.
Com muita frequência, porém, você pode desperdiçar seu próprio tempo e o de outras pessoas procurando dados que estão ali, em seu computador, smartphone ou tablet. Isso causa estresse e faz você parecer pouco profissional.
Além disso, se você usa um servidor ou drive compartilhado, é essencial organizar bem os arquivos eletrônicos. Se você não rotular e armazenar arquivos de maneira sensata, confundirá outras pessoas e desperdiçará o tempo delas e o seu.
Usando Estruturas Hierárquicas de Diretórios
Vamos começar analisando o uso de estruturas hierárquicas de diretórios para gerenciar seus arquivos eletrônicos.
Com esta abordagem, você armazena todos os documentos e arquivos relacionados a um determinado projeto, pessoa ou coisa em uma única pasta – em vez de ter uma pasta para apresentações para todos os projetos, outra pasta para todas as suas planilhas e assim por diante. Dessa forma, é muito mais rápido encontrar, abrir e usar todos os arquivos desse projeto.
Por exemplo, se você estiver trabalhando em uma apresentação importante, o nome da apresentação pode ser a pasta raiz (vamos chamá-la de Apresentação Alfa). Pense nessa pasta como uma gaveta em um armário de arquivos onde você guardará todas as informações relacionadas a essa apresentação.
A próxima camada de pastas pode conter suas pastas de tópicos. Eles podem ter títulos principais, como “Imagens”, “Vídeos”, “Gráficos”, “Referências” e “Artigos”. Essas pastas amplas são como as principais seções da gaveta de arquivos da Apresentação Alfa.
A última camada de pastas são suas pastas de atividades. Essas pastas podem estar relacionadas a uma atividade ou período de tempo específico dentro de cada pasta de função. Por exemplo, para a pasta “Vídeos”, você pode criar “Vídeos da semana 1”, “Vídeos da semana 2” e assim por diante. Você também pode organizar essas pastas por data, por tópico, por urgência ou por qualquer outro sistema que faça sentido para você.
Dependendo da sua função e da natureza do seu trabalho, você pode precisar de mais ou menos níveis de pastas.
Dica 1:
Muitas vezes, há pouco sentido em criar uma pasta para menos de, digamos, cinco documentos. Se você fizer isso, o tempo que você gasta clicando nas subpastas pode superar o tempo que você economiza por não ter que verificar o conteúdo de uma pasta.
Dica 2:
A estrutura de arquivo que você usa dependerá do tipo de trabalho que você faz. Por exemplo, se você está na faculdade, pode querer pastas separadas para cada disciplina; ou se trabalhar com vendas por ter uma pasta para cada produto. Reserve alguns minutos para pensar na abordagem que melhor se adapta a você e ao seu trabalho.
Dica 3:
Tente evitar confiar nas funções de pesquisa do celular ou do computador, se precisar acessar documentos de maneira rápida e confiável – às vezes, elas ajudam a encontrar informações rapidamente, mas às vezes não. Se você precisar confiar em ferramentas de pesquisa, use nomes de arquivo inteligentes e facilmente reconhecidos e incorpore palavras-chave que o ajudarão a encontrar documentos rapidamente.
Mais dicas para gerenciar arquivos de forma eficaz
Depois de organizar seus arquivos, use estas estratégias para gerenciá-los com mais eficiência:
1) Use um método consistente para nomear seus arquivos e pastas
Por exemplo, divida uma pasta principal em subpastas para clientes, fornecedores e colegas de trabalho. Use nomes descritivos para identificar a que ou a quem as pastas se relacionam.
Por exemplo, você pode dividir uma pasta chamada “Plano de Negócios” em subpastas chamadas “Plano de Negócios 2010”, “Plano de Negócios 2011” e “Plano de Negócios 2012”.
Você pode até mesmo dar uma aparência diferente, usando cores diferentes, para facilitar a distinção rápida entre elas.
Evite guardar documentos desnecessários
Não salve tudo o que encontrar na sua caixa de entrada. Reserve alguns segundos para examinar o conteúdo e salve os arquivos somente se forem relevantes para sua atividade de trabalho. Se você tiver muitos dados em seu computador, será mais difícil encontrar coisas no futuro.
Faça backup de seus arquivos
Isso é um pouco tedioso, mas é importante, pois quem já perdeu arquivos importantes sabe que isso pode ser doloroso.
Você pode fazer backup de seus arquivos eletrônicos de várias maneiras, inclusive usando pendrives ou unidades de armazenamento externas. Mas por mais seguras que sejam, esses equipamentos ainda assim podem falhar. E além disso precisam que você conecte eles no seu equipamento para fazer a cópia de segurança.
Considere usar um serviço de hospedagem/armazenamento de arquivos baseado na Web (armazenamento em nuvem), como o Dropbox ou o Drive, apenas para citar dois dos mais famosos.
A vantagem de usá-los é que você pode acessar seus documentos de vários dispositivos (PC, tablet, smartphone e assim por diante), desde que tenha acesso à Web. Além disso, eles fazem backup de seus arquivos automaticamente, para que você não precise se lembrar de fazer backups manuais e assim seus arquivos estão sempre seguros.
Organizar arquivos por data
Muitas vezes vale a pena incorporar uma data no nome do arquivo do documento. Isso ajudará você a encontrar o documento mais recente sem abrir o arquivo.
Por exemplo, um arquivo chamado “Diretrizes 12out22” indicaria uma versão do arquivo Diretrizes datada de 12 de outubro de 2022. (Esteja ciente de que em alguns países essa data pode ser apresentada como 101211, enquanto em outros países, essa mesma data pode ser exibida como 121011 – é por isso que vale a pena usar 12ou2011!)
Algumas pessoas também usam números de versão para distinguir entre documentos que foram retrabalhados ou alterados. Exemplos seriam “Trabalho de Conclusão de Cursos v1” e “Trabalho de Conclusão de Cursos v2”.
Usar controle de versão
Controle de versão é a capacidade de vocês tirar uma foto de um determinado arquivo e depois continuar mexendo nele. E se precisar, você pode mais tarde recuperar o arquivo no estado que ele estava na hora que você tirou a foto.
Um bom exemplo de controle de versão é o oferecido pelo Google Documentos® para colaborar em documentos e projetos. Ele permite que você a qualquer momento faça uma cópia de uma versão do seu documento. Essa cópia fica dentro do próprio documento e não gera vários arquivos dentro da pasta onde o documento está.
Se você não estiver usando esses sistemas, certifique-se de colocar ao menos um número de versão no nome do arquivo e considere ter uma tabela de controle de versão no início do documento. Isso mostra o número da versão, a data da versão, a pessoa que está fazendo as alterações e a natureza das alterações feitas.
Pontos chave
Quando você pode encontrar os arquivos de que precisa com rapidez e facilidade, economiza tempo, trabalha de forma mais produtiva e parece mais profissional. É por isso que é importante gerenciar seus arquivos de forma eficaz.
Arquive seus documentos de forma inteligente, dentro de uma estrutura de diretórios devidamente pensada. Dê nomes aos arquivos que expliquem seu conteúdo. E use o controle de versão apropriado onde há várias pessoas usando e alterando o documento.
É importante fazer backup de seus arquivos eletrônicos regularmente.
Aplique isso à sua vida
Que tal tirar agora meia hora para analisar a forma como você organiza e guarda seus documentos digitais, bem como colocar em prática um sistema de backup. Embora isso possa parecer uma tarefa tediosa, seu investimento certamente será recompensado nos próximos meses e anos!
Não se preocupe em configurar seu sistema com todos os detalhes desde o início; muitas vezes é suficiente focar na estrutura básica.
Se comprometa em deixar seus arquivos mais organizados, que com o tempo você desenvolverá uma estrutura perfeita para você.