Você já deixou alguém esperando enquanto procurava nas pilhas de papéis em sua mesa por um documento importante? Ou simplesmente não sabia onde havia guardado um determinado arquivo no seu computador?
Quer você trabalhe com documentos em papel, arquivos eletrônicos ou uma mistura de ambos, é vital mantê-los organizados e acessíveis. Dessa forma, você pode economizar tempo procurando coisas e sempre ter as informações corretas à mão quando precisar.
Gerenciando Informações
Quando você recebe um documento de um colega de trabalho, fornecedor ou cliente, é tentador “apenas guardá-lo” em uma pilha em sua mesa ou gaveta, ou mantê-lo em sua caixa de entrada de e-mail ou pasta de downloads.
“Hmm. Parece interessante, mas vou dar uma olhada nisso mais tarde, quando tiver mais tempo.”
Soa familiar?
Depois de um tempo, muitos desses documentos se acumulam, levando à desordem. E torna-se cada vez menos provável que você encontre tempo para voltar e organizar todas essas informações.
Enquanto isso, você pode gastar muito tempo precioso procurando documentos que se perderam em toda a bagunça.
Então, por que não adotar uma abordagem diferente, para garantir que você esteja sempre confiante em encontrar coisas quando precisar delas?
Gerenciamento eficaz de arquivos
Aqui estão sete maneiras de gerenciar seus documentos e arquivos de forma eficiente e eficaz:
1 Evite guardar documentos desnecessários
Não crie o hábito de guardar tudo o que chega até você. Reserve alguns segundos para examinar o conteúdo e mantenha um arquivo apenas se for relevante para sua atividade de trabalho ou estudos. Ter muitos documentos desnecessários aumenta a confusão e torna mais difícil encontrar coisas no futuro.
2 Siga um método consistente para nomear seus arquivos e pastas
Por exemplo, divida uma pasta principal em subpastas para clientes, amigas, assuntos da faculdade e colegas de trabalho. Use nomes abreviados para identificar a que ou a quem as pastas se relacionam. Você pode até usar o código de cores para facilitar a identificação de diferentes categorias de pastas.
3 Armazene os documentos relacionados juntos, qualquer que seja o tipo
Por exemplo, armazene relatórios, cartas, notas de apresentação, planilhas e gráficos relacionados a um projeto específico em uma única pasta – em vez de ter uma pasta para apresentações para todos os projetos, outra pasta para planilhas para todos os projetos e assim por diante. Dessa forma, será muito mais rápido encontrar documentos para um projeto específico.
4 Separe o trabalho em andamento do trabalho concluído
Algumas pessoas preferem manter o trabalho atual ou em andamento em sua mesa ou na área de trabalho do computador até que um trabalho seja concluído. Então, uma vez feito, eles o movem para o local apropriado, onde os arquivos da mesma categoria são armazenados. Em intervalos periódicos (por exemplo, semanalmente ou a cada duas semanas), mova os arquivos nos quais você não está mais trabalhando para as pastas onde seu trabalho concluído está armazenado.
5 Evite encher demais as pastas
Se você tiver um grande número de arquivos em uma pasta ou um grande número de subpastas em uma pasta principal, divida-os em grupos menores (sub-pastas ou mesmo sub-sub-pastas). Por exemplo, você pode dividir uma pasta chamada “Plano de Negócios” em subpastas chamadas “PN2021”, “PN2022” e “PN2023”. Da mesma forma, você pode dividir uma pasta para um cliente chamada ACME LTDA em subpastas denominadas “Recibos” e “Relatórios”. A ideia é colocar cada arquivo em uma pasta ou subpasta lógica, em vez de ter uma lista enorme de arquivos.
6 Organize os documentos por data
Certifique-se de que a data de um documento esteja clara, destacando-a ou adicionando-a a um documento em papel, ou incluindo-a no título de um documento eletrônico. Isso vai ajudar você a organizar seus documentos cronologicamente, sem precisar abrir cada um. E você poderá encontrá-los mais facilmente no futuro.
7 Faça cópias digitais de documentos em papel
Isso é útil se você não tiver muito espaço para armazenar documentos em papel; você deseja arquivar documentos sem destruí-los completamente; você precisa compartilhar documentos eletronicamente; ou deseja tornar seu armazenamento de informações mais seguro. (Isso não será apropriado para todos os tipos de documentos – por exemplo, contratos legais ou documentos com assinaturas originais – então use seu bom senso aqui.)
Dica:
Para que qualquer sistema seja útil e eficaz, também deve ser conveniente para você. Até certo ponto, isso depende da natureza do seu negócio ou do trabalho que você faz. Portanto, embora não haja uma solução “tamanho único” para o gerenciamento de arquivos, você provavelmente lucrará usando algumas dessas dicas de gerenciamento de arquivos e personalizá-las para melhor atender às suas necessidades.
Pontos chave
Vale a pena organizar todos os seus documentos com cuidado – tanto em papel quanto em arquivos eletrônicos – para que você possa encontrá-los de maneira rápida e fácil.
Por isso se lembre:
- Evite guardar documentos desnecessários;
- Siga um método consistente para nomear seus arquivos e pastas;
- Armazene os documentos relacionados juntos, qualquer que seja o tipo;
- Separe o trabalho em andamento do trabalho concluído;
- Evite encher demais as pastas;
- Organize os documentos por data;
- Faça cópias digitais de documentos em papel.