Você está no controle de tudo o que precisa para o seu trabalho?
A informação certa está sempre ao seu alcance?
Você tem um plano de ação claro todos os dias?
Sua mesa é uma bagunça. Você tem um monte de mensagens não respondidas. Você perde prazos. Seus arquivos nunca estão no lugar onde deveriam quando precisa deles. E quando você chega em casa do trabalho ou da faculdade as coisas não estão particularmente melhores.
Se algumas dessas coisas parecem familiares, você precisa se organizar.
Sua capacidade de se organizar, no trabalho e na vida pessoal, tem um grande impacto no seu sucesso.
Nesse artigo vamos conversar sobre estratégias para adotar uma abordagem calma, controlada e organizada – em sua vida profissional e pessoal
Ordem e calma criam uma plataforma para a produtividade e fornecem uma defesa contra o estresse.
Os benefícios de se organizar
Você perde muito mais tempo com desorganização do que pode imaginar.
Um minuto aqui para encontrar suas chaves, outro ali para encontrar um arquivo perdido. No final do dia lá se foram horas. E mesmo que você consiga dar conta de tudo, isso não significa que você fez o seu melhor, apenas isso, conseguiu dar conta de tudo.
Os principais benefícios de se organizar e operar em um ambiente geralmente livre de desordem são o aumento da produtividade e o desempenho aprimorado. E com isso vem uma maior sensação de controle.
Uma boa organização também pode levar você a pensar melhor e tomar melhores decisões. Não só porque sua cabeça está mais clara, mas porque você tem acesso às informações que precisa para tomar uma melhor decisão.
Além disso, o sucesso no trabalho também depende em parte de como as pessoas percebem você E se você está regularmente se atrasando para as reuniões, descuidando de suas responsabilidades e parece estar fora de controle, sua reputação – e suas chances de progressão na carreira – vão pagar um grande preço.
No entanto, se você se mostrar alguém que gerencia bem sua carga de trabalho e pode ser confiável para ajudar a tornar sua organização ou equipe mais tranquila, sua competência e valor ficarão claros para todo mundo.
Organize seu espaço de trabalho
Para se organizar melhor, um bom lugar para começar é em sua mesa – ou onde quer que você faça a maior parte do seu trabalho ou estudos.
Use de honestidade:
Seu espaço de trabalho atualmente ajuda você a se organizar ou é a fonte de muitos de seus problemas?
Você pode trabalhar melhor com um pouco de desordem – se for o seu caso, tudo bem.
Mas, se o estado da sua mesa está prejudicando seu desempenho, é hora de fazer algumas mudanças.
O que você realmente precisa manter por perto?
Se você encontrar algo que não seja mais útil ou esteja apenas atrapalhando, guarde-o com cuidado em outro lugar, ou se livre dele.
Tente ter uma “área de ação” em sua mesa, onde você guarda as coisas que precisa para seu projeto ou atividade atual. Isso ajudará você a começar rapidamente, evitar distrações e manter o foco na tarefa em mãos. Quando um projeto estiver concluído, limpe tudo para dar espaço para o próximo.
E, quando seu espaço de trabalho estiver em boas condições, mantenha-o assim!
No final de cada dia, decida o que precisa ficar onde está e faça todo o resto desaparecer.
Organize seu tempo
Uma abordagem organizada do seu trabalho não apenas economizará seu tempo, mas também ajudará você a usar seu tempo de forma mais eficaz. Bons hábitos organizacionais são cruciais para gestão de tempo bem sucedida.
Deixe tudo que vai precisa com acesso fácil, assim você terá certeza que não vai perder tempo procurando alguma coisa, quando deveria estar trabalhando.
Se já não fez isso no dia anterior, tire 15 minutos para planejar seu dia. Faça uma lista de tarefas e atribua prioridades para elas. Execute-as na ordem dessa prioridade.
Dica:
Seja flexível. Mesmo os planos mais bem elaborados podem não dar em nada se ocorrer o inesperado, e é importante responder a qualquer coisa que aconteça durante o dia.
Certifique-se de que sua agenda lhe dê um pouco de espaço de manobra se você tiver que produzir um relatório de última hora ou se houver uma crise em casa.
Não preencha 100% das horas do seu dia com atividades. Deixe folgas.
Com o tempo, quanto mais organizada for sua vida, mais fácil vai ser para você dar conta de imprevistos, pois você saberá quais tarefas são essenciais e quais você pode deixar para depois.
Ferramentas organizacionais
Existem muitas ferramentas à sua disposição para ajudar você a se organizar. Use as ideias abaixo para considerar como uma combinação de ferramentas e tecnologia tradicionais pode funcionar para você.
Ferramentas Tradicionais
Para algumas pessoas, um caderno de papel ainda é a melhor maneira de manter o controle de informações, ideias, listas e planos. Você pode personalizá-lo, carregá-lo para onde quer que vá e ele nunca precisa ser recarregado!
É uma boa ideia iniciar uma página nova e datada todos os dias, para que você possa voltar facilmente e encontrar as informações de que precisa.
Você pode usar seu caderno para registrar os principais pontos de conversas e reuniões. Se uma ideia lhe ocorrer enquanto estiver fazendo uma tarefa, anote-a para mais tarde, para não perder o ritmo.
Escreva listas de tarefas e lembretes que ajudarão você a manter o controle de seu dia de trabalho. Você também pode adicionar notas sobre suas atividades fora do trabalho, para tornar seu dia inteiro mais tranquilo.
Não subestime o poder do papel e lápis!
Outras ferramentas tradicionais também podem ajudar:
- Os calendários de parede ou de mesa são ótimos para manter sua agenda à sua frente e são fáceis de atualizar.
- Os diários em papel fornecem uma visão clara do seu dia, semana ou até mesmo de um ano inteiro e ajudam você a coordenar seu trabalho com tudo o que está acontecendo em sua vida.
- As notas adesivas permitem que você deixe lembretes rápidos – em lugares úteis – bem como marcar seções-chave em livros, separar pilhas de documentos ou ajudar outras pessoas a entender seus sistemas.
Tecnologia
Mas se você tiver intimidade com tecnologia use e abuse dela.
Qualquer que seja o sistema que você use para se comunicar online, ele provavelmente terá muitos recursos organizacionais que você dominar.
Planilhas são um bom modo de acompanhar o progresso de seus projetos.
Mas existem muitos aplicativos que fazem justamente isso.
Pesquise por aplicativos que ajudam você a se organizar melhor. Teste alguns até encontrar um que se encaixe com seu modo de pensar.
Use versões desses aplicativos no seu celular. De preferência aplicativos que reproduzam no celular o que você fez no laptop e vice-versa.
Se você trabalha em equipe procure aplicativos que ajudem todo mundo da equipe a ficar sabendo o que está acontecendo.
Whatsapp é um canal de comunicação, mas não é um aplicativo de gerenciamento de equipes. Cuidado para não gerenciar seus projetos apenas mandando mensagens. Pesquisa por aplicativos de gerenciamento de tarefas, como Asana e Trello, que funcionam tanto para indivíduos quanto para equipes ou empresas inteiras.
Eles atualizam todo mundo sobre o andamento de uma tarefa ou projeto em tempo real e emite lembretes de prazos para melhorar a eficiência de cada pessoa em particular.
Ou seja, use a tecnologia para profissionalizar a forma como você participa de projetos em grupo.
Cinco hábitos das pessoas organizadas
Quanto mais você puder viver e trabalhar de forma organizada – mesmo que não seja natural no início – mais cedo você mudará seus hábitos para melhor.
Aqui estão cinco estratégias diárias que valem a pena tentar:
- Comemore pequenas vitórias. Por exemplo, se você completar três coisas em sua lista de tarefas, mime-se com uma xícara de café ou permita-se 10 minutos de tempo livre para verificar alguns de seus sites favoritos.
- Use um calendário. Se você gravar algumas coisas em seu planejador de mesa e outras em seu calendário de e-mail, será difícil coordenar tudo. Em vez disso, comece a colocar tudo em um só lugar. Se você fizer isso digitalmente, descobrirá que a tecnologia pode juntar tudo para você.
- Agende pequenas tarefas. Se uma tarefa ou projeto exigir ação antecipada (como reservar uma sala), certifique-se de agendá-los no seu dia também. A falta de pequenos trabalhos pode ter grandes efeitos indiretos em todo o resto.
- Organize-se em casa. Não restrinja apenas sua abordagem organizada ao trabalho – porque uma vida doméstica caótica trará seus próprios problemas. Organize onde você mora para tornar as manhãs mais fáceis. Planeje todo o seu dia com cuidado. E converse com as pessoas com quem você mora, para que elas saibam como podem ajudar.
- Dê um alto valor ao seu tempo. Se você está priorizando suas tarefas profissionais para a semana ou mapeando seus compromissos familiares, pense em como fazer valer cada segundo.
Resumindo
Se organizar traz muitos benefícios, incluindo maior produtividade, melhor desempenho e melhor capacidade de lidar com o estresse.
Sua reputação depende de como as pessoas vêem sua capacidade de se organizar, logo sua pontualidade, confiabilidade e consciência podem afetar as pessoas com quem você trabalha, para o bem ou para o mal.
Tome medidas para organizar seu ambiente de trabalho, para que você possa começar rapidamente, encontrar tudo o que precisa e se concentrar efetivamente para concluir todas as suas tarefas.
Uma abordagem organizada do trabalho ajuda você a gerenciar seu tempo, tornando-o mais eficiente e eficaz.
Encontre as ferramentas – tradicionais ou de alta tecnologia – que ajudarão você a sentir que está no controle, tanto no trabalho quanto em sua vida pessoal.