Organização é uma habilidade de sobrevivência fundamental para que você consiga se destacar de forma positiva aos olhos de quem convive com você.

Mas não se engane, organização tem mais a ver com a jornada do que com o destino. Não se trata de livrar-se de tudo o que você possui ou tentar se tornar uma pessoa diferente de quem você é, tem a ver com aprender a viver melhor.

Tenha um tempo e lugar para tudo, e faça tudo em seu tempo e lugar, e você não apenas realizará mais, mas terá muito mais lazer do que quem está sempre apressado ao seu redor.

Mas você precisa tomar a iniciativa e mudar a forma como se organiza, se quer usufruir dos benefícios da organização.

Não é comum que uma maioria lidere, pois uma maioria raramente é organizada, geralmente são as minorias que são.

Jean-Jacques Rousseau

Aprenda a pertencer a essa minoria de pessoas organizadas que conseguem tirar mais da vida, apesar de terem as mesmas 24 horas que todo mundo. Aqui estão 7 regras que pessoas altamente organizadas seguem religiosamente.

SUA MENTE NÃO É UM BLOCO DE NOTAS [REGRA 1]

Às vezes vou à palestras, aulas ou eventos onde algum assunto importante para a audiência está sendo debatido, e frequentemente, percebo que um grande número de pessoas presentes não anota nada, absolutamente nada.

Nos intervalos desses eventos, sempre que tenho a oportunidade de falar com algumas dessas pessoas que não anotaram nada, aproveito para perguntar como elas pretendem lembrar daquelas informações que ela julgaram importantes.

Pergunto na expectativa de ouvir uma dica de alguma técnica de memorização, ou aprender uma estratégia mnemônica.

Infelizmente, a resposta que escuto, com mais frequência do que gostaria, é que essas pessoas confiam no seu cérebro para armazenar essas informações.

Nada poderia ser mais perigoso e equivocado, a literatura científica já estabeleceu quanto a memória é instável.

Dentre vários estudos o trabalho de Elizabeth Loftus deixa claro que a memória é algo que não podemos confiar plenamente.

Nesta palestra do TED Talk abaixo ela dá vários exemplos de como confiar na memória pode nos dar uma série de dores de cabeça.

Provavelmente eu não preciso defender tanto esse ponto. Cada um de nós deve ser capaz de lembrar vários momentos em nossas vidas em que esqueceu de algo.

Sem falar naqueles que você esqueceu que esqueceu!

Portanto, você não deveria confiar em sua memória para armazenar informações, não importa quão boa sua memória seja.

Nossas memórias são falíveis.

Esquecemos coisas, principalmente aquelas com a quais não interagimos frequentemente.

A única exceção é se você sofre de Hipertimésia.

Hipertimésia: é uma condição em que o indivíduo tem uma elevada memória biográfica, passa uma quantidade excessiva de tempo pensando sobre o passado, e exibe uma extraordinária capacidade de recordar eventos específicos de seu passado. Também conhecida como Supermemória.

O seriado Unforgettable acompanha os casos da policial Carrie Wells, que sofre de Hipertimésia, e usa essa condição para solucionar crimes, veja o trailer abaixo:

Mas se esse não é seu caso, a solução é construir um sistema de arquivamento em que você possa confiar.

E quais as características de um sistema de armazenamento confiável?

Para ser confiável um sistema de armazenamento deveria seguir alguns critérios.

Critérios de um Sistema de Armazenamento confiável

Critério #1 | Esse sistema não vai perder sua informação

Esse critério descarta seu cérebro como já vimos, mas descarta também dispositivos onde a informação armazenada pode ser facilmente perdida ou danificada, como um bloco de notas, agenda, caderneta, diário, etc.

Com as tecnologias de nuvem disponíveis atualmente, não faz sentido de correr o risco de armazenar informações importantes para você, em algum lugar que não seja seguro.

Você não deveria ter problemas para escolher um desses serviços. Há uma série de alternativas de armazenamento em nuvem disponíveis.

– Evernote

– Onenote

– Onedrive

– Google Drive

– iCloud

Para citar apenas alguns mais conhecidos.

Claro que nenhum sistema é infalível, mas as chances dessas plataformas lhe deixarem na mão são muito pequenas, e infinitamente menores do que se você confiar no seu laptop ou celular para guardar tudo que é importante para você.

Se não usa nenhuma ainda, você deveria considerar o quanto antes colocar tudo que é importante para você na nuvem.

Critério #2 | Facilidade de uso e acesso

Esse sistema deve estar disponível para você acessar a qualquer momento, de qualquer lugar e com facilidade.

Online ou Offline.

Deve estar acessível ou ser possível instalado em todos os seus equipamentos (laptop, celular, tablet, etc).

Vale a pena pesquisar um pouco. Escolha uma solução que é rápida, ocupa pouco espaço e tem os melhores recursos dentre os da concorrência.

Critério #3 | Fácil de guardar e resgatar

Esse sistema deve ter uma estrutura bem organizada. Que seja fácil de entender e principalmente fácil de encontrar alguma coisa.

De que adianta você saber que tudo que você precisa está guardado no seu sistema, se na hora que precisa você não sabe mais onde está.

Pesquise, pois pode haver recursos que você desconhece, mas são perfeitos para você.

Por exemplo, o Gmail oferece a possibilidade de você armazenar mensagens em pastas personalizadas.

Logo, digamos que você mandou uma mensagem para sua mãe sobre as orientações da ortodontista acerca dos exames de coagulação que ela vai ter que fazer antes da cirurgia, juntamente com algumas dicas de dieta para melhor se preparar.

Uma possibilidade é criar uma pasta chamada ORTODONTISTA e colocar a mensagem lá.

Mas talvez, algum tempo depois você não lembre que colocou a mensagem nesta pasta. Pode haver outras pastas como médico, saúde, ets.

E na melhor das hipóteses você vai levar um tempão até encontrar a mensagem que precisa. Talvez não encontre. Mas há outra possibilidade.

O Gmail oferece a possibilidade de colocar várias etiquetas numa mesma mensagem, logo você poderia colocar as seguintes etiquetas na mensagem:

– Ortodontista

– Exames

– Coagulação

– Cirurgia

– Dieta

Agora, se precisar achar essa mensagem, basta usar uma ou algumas dessas palavras-chave e a mensagem vai aparecer rapidamente para você.

Usando a mesma lógica, busque sistemas que tornem fácil armazenar todo tipo de informação, compromisso, anotação que você faça, e que permitam que você encontre e acesse essa informação com muita rapidez.

Pessoas desorganizadas perdem muitas oportunidades simplesmente porque esqueceram delas.

A TÉCNICA DO CARA-CRACHÁ [REGRA 2]

Eu arriscaria dizer que há alguma coisas em sua casa que um dia você guardou, pois um dia talvez viesse a precisar, mas que se precisar agora vai ter dificuldade de achar.

Talvez esteja na mala grande!

Talvez esteja na garagem, naquela caixa de papelão grande!

Talvez esteja junto com os documentos do carro!

Talvez esteja no baú dos livros antigos!

Talvez esteja num desses sacos aí!

É fácil perdermos o controle das coisas que temos, e onde elas estão, principalmente com coisas que você não vai usar ou interagir por um longo período de tempo.  

E na hora de encontrar é um caos!

Se você quer aumentar seu nível de organização significativamente, deveria investir no hábito de colocar uma legenda em tudo o que guarda.

Vai embrulhar alguns livros numa caixa? Então coloque uma legenda dizendo quais os livros estão lá.

Assim se um dia precisar de um livro não vai precisar desembrulhar esse pacote só para saber que o livro que você precisa não está lá.

Pessoas desorganizadas perdem muito tempo tentando encontrar aquilo que não guardaram bem.

ANTECIPE SUAS NECESSIDADES [REGRA 3]

Todos nós temos necessidades que precisam ser atendidas o tempo todo.

Essas necessidades envolvem diversas áreas de nossas vidas:

– Alimentação;

– Saúde;

– Amizade;

– Relacionamento;

– Profissão;

– Educação;

– Lazer.

Uma das coisas com um grande potencial de desorganizar nossas vidas são as necessidades negligenciadas. Aqueles aspectos de nossa vida que não damos a atenção, e quando nos lembramos eles já tem um caráter de urgência.

Por três anos seguidos você não vai fazer seus exames rotineiros de saúde. Neste ano em particular, como você vem sentido uma dor inconveniente, decide ir ao médico ver o que é, e descobre que terá de se operar para resolver o problema. Mas o baque vem agora,  você descobre que, se tivesse ido às suas consultas de rotina, teria descoberto o problema muito antes, e teria sido possível resolver o mesmo só com medicamentos.

É isso que significa negligenciar suas necessidades.

Pessoas organizadas tem um modelo mental diferente, elas estão constantemente pensando para a frente e tentando descobrir  o que essas necessidades vão precisar no futuro. E se programam para evitar que elas se tornem urgências.

Elas não deixam suas necessidades básicas saiam do seu campo de visão.

Faça isso para ter controle de suas necessidades

Uma técnica simples para atingir o mesmo objetivo é fazer um Mapa Mental das suas necessidades básicas, e manter ele sempre por perto para ver se você está cuidado de tudo que deveria cuidar.

Um exemplo simples seria…

Coloque esse Mapa Mental na carteira e, de vez em quando, consulte para ver se vem à mente alguma coisa que você está negligenciando. Acrescente ou remova itens do seu mapa mental. Mantenha ele atualizado.

Pessoas desorganizadas são, frequentemente, pegas de calças curtas quando o assunto são suas necessidades básicas, e geralmente perdem mais tempo do que o que era necessário, para colocar suas coisas de volta nos trilhos.

A REGRA DA ARCA DE NOÉ  [REGRA 4]

A Arca de Noé  é o barco na narrativa do dilúvio de Gênesis, pelo qual Deus poupou Noé, sua família e todos os animais do grande dilúvio que dizimou a humanidade. Segundo o Gênesis, Deus deu a Noé instruções para construir a arca. Sete dias antes do dilúvio, Deus disse para Noé entrar na arca com sua família e um casal de todos os animais que existiam. A história passa a descrever a arca navegando durante o dilúvio e o posterior recuo das águas, até seu encalhe no Monte Ararat. [Saiba mais…]

Não tivesse Noé dois animais, não teria sido possível repovoar a terra.

Há uma grande lição nessa história. A versão mais simples dessa lição é:

Quem tem dois tem um, e quem tem um não tem nada!

Gente organizada segue rigorosamente essa regra. Em outras palavras, gente organizada tem tudo de que precisa em duplicata.

Assim se o imprevisto acontecer, não há prejuízo, pois o imprevisto já foi previsto.

Isso funciona sempre? Claro que não! Mas funcionar algumas vezes é melhor do que dar errado sempre.

Imagine, por exemplo, que você levou trabalho para casa, pois amanhã bem cedinho você precisa entregar um relatório importante num café da manhã com alguns clientes. A noite é produtiva e você termina o relatório até mais cedo do que imaginou. Só falta imprimir e pronto. Cama! Só que na hora de imprimir, na metade do relatório acabou a tinta. E você não tem um cartucho sobressalente.  Apesar de terminado, não está pronto. Agora você tem um problema nas mãos.

– Talvez você tenha que sair mais cedo de casa para imprimir o resto do relatório em algum lugar, mas cedo demais, nenhum lugar estará aberto;

– Talvez tenha que ir no trabalho imprimir, mas o trabalho é contramão do lugar do café da manhã;

– Talvez você tenha que acordar algum amigo do prédio para pedir um favor.

Percebe? Não importa a solução que você consiga, teria sido bem melhor ter um cartucho sobressalente!

Imagine as coisas que quando faltam nos causam um problema:

Shampoos

Pasta de dente

Pendrives

Chaves do carro

A lista poderia continuar sem fim.

Portanto, tenha sempre uma cópia de tudo que você considerar importante, para não comprometer seu progresso nas atividades que julga importantes, assim quando algo faltar, você pega a reposição e continua seu trabalho, e quando for conveniente para você, você pode repor o item sem problemas.

Pessoas desorganizadas, constantemente, precisam interromper seu trabalho, simplesmente porque algo importante para elas acabou e precisa ser reposto para que possam continuar esse trabalho.

FAÇA PORQUE QUER, NÃO PORQUE TODO MUNDO FAZ   [REGRA 5]

Solomon Asch foi um pioneiro no campo da psicologia social, que estudou intensamente  a questão da influência social e da conformidade ao grupos.

Ele é mais conhecido por seus experimentos de conformidade, nos quais demonstrou a influência da pressão do grupo nas opiniões de uma pessoa.

Basicamente ele colocava uma pessoa no meio de um grupo de atores, que estavam orientados a responder incorretamente a uma determinada pergunta ou fazer algo que não fazia sentido, para ver se essa pessoa responderia corretamente às perguntas ou se comportaria daquela forma estranha somente para se sentir parte daquele grupo.

Veja um exemplo de um desses experimentos abaixo:

Você pode estar pensando que nunca cairia numa pegadinha dessas. Mas aqui está o problema isso não é uma pegadinha é um comportamento aprendido ao longo de muitos anos.

O desejo de pertencer ao grupo é muito forte em nós, como pôde ver acima. Mas ele não deveria nos levar a fazer escolhas que são ruins para nós.

Você sabe que não deveria comer certos tipos de comida que lhe fazem mal, mas todo mundo está comendo, e você se acanha de recusar;

Você sabe que devia estudar para a prova, mas todo mundo vai para a festa de Marquinhos, e você se acanha de se recusar;

Você sabe que devia investir seu dinheiro num curso, mas todo mundo vai para aquela viagem de formatura, e você se acanha de se recusar.

Pessoas organizadas fazem coisas que são úteis para elas, e baseadas em suas próprias experiências e necessidades. Elas constantemente desafiam o padrão de comportamento dos outros.

Da próxima vez que você estiver se preparando para fazer cegamente alguma coisa se pergunte: Estou fazendo isso por que quero, ou por que todo mundo está fazendo? Pessoas des organizadas raramente se fazem essa pergunta!

UM LUGAR PARA TUDO, E TUDO EM SEU LUGAR [REGRA 6]

Essa regra é bem simples e direta.

Um ambiente de trabalho limpo e organizado não é somente um lugar onde é mais fácil de se trabalhar, é principalmente um reflexo do seu estado mental.

Portanto, podemos afirmar que:

“Seu estado mental pode influenciar seu ambiente de trabalho.”

Isso é verdade. Quando você não está no seu melhor, começa a negligenciar as coisas ao seu redor.

Mas o contrário também é verdade:

“Seu ambiente de trabalho pode influência seu estado mental.”

Logo, se você tiver sempre o cuidado de manter seu ambiente de trabalho organizado, limpo e funcional, isso influenciará seu estado mental, lhe dando uma energia extra para fazer bem o que você tem que fazer.

Portanto, garanta que antes de começar qualquer atividade que seja, tudo o que vai precisar está disponível, organizado e à sua disposição. E claro, ao terminar coloque tudo de volta exatamente onde estava.

Gente desorganizada deixa que seu estado mental influencie a disposição do seu ambiente de trabalho e não o contrário.

A NAVALHA DE OCKHAM [REGRA 7]

A Navalha de Ockham , conhecida também como a Lei da Parcimônia, é o princípio de resolução de problemas que afirma essencialmente que “soluções mais simples são mais corretas do que as complexas“.

Quando você tiver que decidir entre mais de uma opção para resolver um problema, deve-se selecionar a solução com o menor número de alternativas.

A idéia é atribuída ao frade franciscano inglês William of Ockham (c. 1287-1347), filósofo e teólogo.

Podemos usar os princípios da Navalha de Ockham para nos ajudar a melhorar nossa organização. Uma aplicação prática da lei da parcimônia, é passarmos a selecionar com MUITO cuidado tanto as coisas que possuímos, quanto, principalmente, aquelas que desejamos possuir.

Isso não tem nada a ver com só possuir coisas que tenham uma utilidade prática. Isso tem a ver com só possuir (e adquirir) coisas para as quais existe uma boa razão.

Você pode ter coisas que lhe tragam prazer e satisfação.

– O primeiro livro que você ganhou de seu pai;

– Aquela medalha de participação da maratona do jardim de infância;

– O contracheque do seu primeiro salário.

Talvez essas coisas não sejam importantes para outras pessoas, mas se forem para você, elas merecem um espaço na sua vida.

Mas..

– O tênis que comprou porque na hora estava na moda, mas que você nunca usou;

– Os três tipos de perfume que tem no seu armário, que comprou no Duty Free do aeroporto, mas do qual só gostou de um, que é o que você realmente usa;

– A coleção de livros de Paulo Coelho que está ocupando espaço em sua prateleira, que você ganhou numa promoção, mas da qual você só leu mesmo O Alquimista.

Esses são exemplos de bens que ocupam espaço e não tem razão de ser.

O problema desses itens é que quanto maior for o número de coisas que você possui, maior energia, tempo e dinheiro, que você precisa dedicar para armazená-las e mantê-las organizadas.

Pense bem antes de adquirir algo novo, e considere frequentemente se desfazer de coisas velhas. Se pergunta sempre: Realmente preciso disso? Será que eu poderia doar para alguém? Alguém poderia aproveitar esse item melhor do que eu? Isso ainda tem valor para mim?

Observe que se tudo estiver catalogado e devidamente etiquetado, essa tarefa fica ainda mais fácil.

Esse são as 7 coisa que pessoas organizadas fazem.

Faça o que pessoas organizada fazem, e você também organizado será.

Gente desorganizada gasta muito tempo e energia, só para organizar coisas de que não mais precisa.

ASSIM SENDO…

Se você quer ser uma pessoa mais organizada incorpore essas sete regras ao seu dia a dia:

Regra 1: Sua mente não é um bloco de notas, logo utilize outros mecanismos para armazenar as informações que são importantes para você!”

Regra 2: A técnica do cara-crachá vai lhe ajudar a encontrar tudo que precisar. Crie o hábito de etiquetar tudo que tiver que guardar. Isso vai tornar mais fácil encontrar qualquer coisa.

Regra 3: Antecipe suas necessidades e monitore as áreas importantes de sua vida. Se mantiver uma atenção constante há grandes chances de identificar necessidades antes delas serem urgentes.

Regra 4: A regra da Arca de Noé sugere que você não deixe que nada essencial ao seu trabalho acabe durante o trabalho. Tenha sempre uma cópia de tudo que possa precisar. Assim se algum item acabar, você pode repô-lo, continuar trabalhando, e substituir o mesmo quando for conveniente para você.

Regra 5: Faça porque quer, não porque todo mundo faz. Os seres humanos são condicionados a fazer o que a maioria do seu grupo faz por uma questão de pertencimento. Isso geralmente é saudável. Mas você precisa ter muita atenção quando esse conformismo faz você se comportar de forma que vai lhe prejudicar ou impedir seu crescimento.

Regra 6: Um lugar para tudo, e tudo em seu lugar. Um ambiente de trabalho desorganizado é o reflexo de uma mente conturbada. Organizar seu ambiente de trabalho pode ajudar a alinha sua mente.

Regra 7: A Navalha de Ockham sugere que quando tiver um problema, tente resolver da forma mais simples possível. Lembre que Feito, vem antes de Bem feito. E muitas vezes Feito já é o suficiente.

Se você você adotar qualquer uma dessas 7 ideias para sua vida, a mudança já será poderosa. Se você conseguir adotá-las todas, você será como uma locomotiva extremamente difícil de descarrilar.