Talvez já tenha acontecido com você de sentir a necessidade de aumentar sua produtividade. Talvez você já tenha sentido as consequências negativas de acumular pendências, uma atrás da outra. Talvez você já tenha até desenvolvido alguns sistemas para dar conta de um número cada vez maior de tarefas. Talvez você até já tenha listas enormes do que tem que fazer, prontas para serem executadas.

 

E talvez, mesmo assim, você continue, ao final dos dias, com a sensação de que o que fez não foi tanto quanto gostaria de ter feito. Que o número de coisas que não foram feitas ainda é enorme. E para piorar, que muitas coisas importantes ficaram por fazer.

 

Como fugir dessa roda-viva de sentimentos que podem mais à frente drenar sua energia e acabar fazendo que cada dia se torne um pesadelo?

 

O que pode estar acontecendo aqui, é que você está investindo tempo demais colocando itens em sua lista de tarefas, mas tempo de menos refletindo sobre quais itens deveriam realmente entrar nessa lista

 

Há três perguntas que, se você for capaz de responder com clareza, podem reduzir significativamente essas sensação de desconforto ao final do dia, quando te toma quando você olha para a lista de coisas que ficaram pendentes.

 

A seguir vamos ver essas perguntas, e o porque elas são tão importantes para sua produtividade.

 

EU, REALMENTE, ANALISO SE SEREI CAPAZ DE CUMPRIR UMA TAREFA ANTES DE COLOCÁ-LA EM MINHA LISTA?

Enquanto está na sua cabeça, uma tarefa é uma ideia. Não é concreta. E é um péssimo lugar para você deixar algo que precisa ser feito. Pois, ela estará lá esperando uma oportunidade, mas outras coisas mais urgentes podem aparecer no lugar dela e você acaba esquecendo.

 

É o famoso:

 

“Onde está o relatório que pedi ontem?”

“Eita, esqueci! Vou fazer agora.”

 

E você não quer ser a pessoa que todo mundo sabe que sempre está esquecendo alguma coisa. Isso compromete sua credibilidade.

 

A solução é colocar essa tarefa por escrito, em algum lugar, para diminuir as chances de você esquecer.

 

Com isso, você resolve um problema, mas cria outro. Agora aquela tarefa deixou de ser uma ideia e passou a ser um compromisso. No final do dia, se você não tiver feito a tarefa, lá virá aquela sensação de frustração  por mais um item da lista pendente.

 

Como fugir disso?

 

Para CADA tarefa que você pretenda colocar na sua lista de execução do dia pare para pensar e antecipar os gargalos, interrupções e atrasos que podem acontecer ao longo do dia e que resultarão na não conclusão da tarefa.

 

Parece óbvio fazer isso não é? Quem colocaria uma tarefa para o dia que não tem considerações de terminar?

 

Por incrível que possa parecer, saiba que o prato de tarefas de muitas pessoas está cheio de atividades que elas não tem chance nenhuma de terminar dentro do prazo, simplesmente porque essas pessoas, não pararam um minuto sequer para refletir sobre essas tarefas.

 

E isso acontece por que elas estão ocupadas demais FAZENDO, sem ter investido tempo nenhum PENSANDO. E o preço que pagam é um dia estressante e um final de dia frustrante.

 

Essa questão é bem tratada no livro Trabalhe Horas por Semana de Timothy Ferriss:

 

[Transparência: sou afiliado do programa da Amazon.]

 

No livro ele coloca que:

 

Estar assoberbado é tão improdutivo quanto não fazer nada, e muito menos agradável. Ser seletivo  – fazer menos coisas – é o caminho da produtividade. Concentre-se no pouco que é importante e ignore todo o resto.  Falta de tempo é na realidade falta de prioridade.

 

Considere criar uma lista de condições que precisam ser atendidas, antes de se comprometer com uma determinada tarefa.

 

– Pilotos de avião tem um lista de checagem ante de decolarem;

– Cirurgiões tem uma lista de checagem antes de operarem;

– Fotógrafos tem uma lista de checagem antes de começarem uma sessão de fotos.

 

Se queremos dar conta dos nossos compromissos, por que não adotar os mesmos princípios de profissionais de sucesso?

 

Portanto, aqui vai a sugestão, antes de colocar alguma tarefa na sua lista do dia, tente responder as seguintes perguntas, e se ainda estiver confiante de que será capaz de dar conta da tarefa no prazo, coloque ela na sua lista sem medos.

 

1. O que a experiência passada me ensinou sobre tarefas como essa?
2. Como estou me sentindo sobre fazer essa tarefa hoje? Por quê?
3. O que está dentro do meu controle?
4. O que não está?
5. O que poderia dar certo?
6. O que poderia dar errado?
7. Qual é o próximo passo depois de terminar a tarefa?
8. Quanto tempo espero que vá demorar?
9. Tenho esse tempo hoje?
10. Seria melhor deixar para outro dia?
11. Que dia?
12. Se precisar de ajuda, quem pode me ajudar?
13. Tem alguma tarefa que preciso fazer antes de poder começar essa?
14. Tem alguma coisa poderia atrapalhar essa tarefa que eu não estou lembrando?
15. Se eu só pudesse terminar uma das tarefas que planejei para o meu dia, essa seria a tarefa?

 

Isso não garante que a tarefa será concluída. Mas garante que se não for concluída, você estará com a consciência tranquila de que não aconteceu, apesar de um bom planejamento.

 

Agora que você saber o que vai fazer durante seu dia vem a segunda pergunta…

 

QUANDO COMEÇO ALGO, ME CONCENTRO NO QUE COMECEI, ATÉ TER TERMINADO?

O foco é uma competência que você pode adquirir através da prática e é uma das habilidades mais preciosas que você pode desenvolver.

 

Você não precisa ser melhor, mais inteligente, mais feroz, mais forte que ninguém para se destacar. Se você evitar fazer muitas coisas ao mesmo tempo, focar em uma tarefa e concluí-la, você pertencerá ao seleto grupo de quem realiza.

 

O foco é precioso. O foco é para quem realiza, o que o pincel é para o artista, um instrumento que permite que você expresse todo seu potencial.

 

Essa é a importância de ter respondido a primeira pergunta. Se você o fez você agora tem uma lista de tarefas com alto potencial de realização.

 

Basta não estragar tudo tentando fazer tudo ao mesmo tempo. Isso só vai aumentar suas chances de terminar o dia com uma série de coisas feitas pela metade.

 

No vídeo abaixo Vitor Santos do canal Metaforando explica muito bem os 4 elementos necessários para você manter seu foto em um tarefa:

 

Engajamento Emocional: Faça algo que lhe motive ou cuja conclusão tenha um retorno significativo para você.

Resolva a tarefa anterior antes de começar outra: Evite começar uma nova atividade se a sua atividade anterior ainda está a meio caminho andado.

Interagir e não reagir: Se você planeja o que vai fazer, e se prepara para realizar uma tarefa você interage com a mesma. Pessoas que não se planejam, muitas vezes são atacadas pela urgência de determinadas tarefas e, nestes casos, tudo que podem fazer, é reagir ao ataque, o que é uma posição de fraqueza.

Continuidade:  Persista até ter terminado o que começou.

 

 

Dica de como vencer Godzilla o Rei dos Monstros

Você já assitiu Godzilla II – O Rei dos Monstros? Veja o trailer abaixo.

 

 

Godzilla é um Titã, que segundo o dicionário Webster é uma criatura gigantesca em tamanho ou poder, e que se destaca pela grandeza do que é capaz de realizar.

 

Todo mundo tem seus Titãs aqui e acolá. Quando uma coisa dessa passa pela sua frente não dá para ignorar.

 

Por mais exagerada que você ache a comparação que vou fazer, durante nosso dia a dia de trabalhos e estudos no meio daquelas tarefas que temos que realizar para termos um senso de realização está o nosso Godzilla. Aquela tarefa Titã. Que não é do nosso interesse, mas que apareceu e que não dá para ignorar.

 

Ele vai ficar rondando nossa cabeça e raptando nossa atenção. Você precisa se livrar desse problema o quanto antes. Não por que ele é importante, mas pelo potencial que ele tem de comprometer todo o nosso dia.

 

Brian Tracy chama essa ação de “Comer logo o sapo do dia” em seu livro Comece pelo mais difícil:

[Transparência: sou afiliado do programa da Amazon.]

 

No livro, Brian salienta que tomando para si a responsabilidade de dar conta, o mais rapidamente possível, daquela tarefa que tem o potencial de comprometer todas as outras ações do dia, é uma passo importante para um dia produtivo.

 

Comece pelo mais difícil já foi parte do clube do livro do Ferramentas Mentais. Você pode ver uma resenha do livro aqui.

 

Outro autor que chama a atenção do foco na execução das tarefas  do dia é Gary Keller no livro A ÚNICA Coisa:

[Transparência: sou afiliado do programa da Amazon.]

 

Ele chama a atenção que você tem que ter clareza daquela única coisa que pode fazer a diferença no seu dia.

 

A ÚNICA coisa já foi parte do clube do livro do Ferramentas Mentais. Você pode ver uma resenha do livro aqui.

 

Agora que você vai trazer foco na execução das suas tarefas aumentando assim as chances de concluir um maior número delas ao final do dia resta apenas uma pergunta a responder…

 

RESERVO ESPAÇO SUFICIENTE PARA IMPREVISTOS NA MINHA AGENDA DIÁRIA?

08:05 – 08:22 | Ler emails

08:22 – 08:37 | Redes sociais

08:38 – 09:47 | Relatório de Vendas

09:48 – 09:57 | Cafezinho com o pessoal do escritório

9:58 – 12:00 | Reunião estratégica

12:00- 12:22 | Almoço

12:22 – 13:47 | Estudar para prova de Empreendedorismo

13:47 – 13:59 | Escovar dentes

14:00 | Voltar ao trabalho

 

Essa lista seria perfeita, se não fosse irreal. Ela é irreal pois para ser perfeita, NADA poderia dar errado.

 

• Você teria de parar de ler e-mails às 8:22.

• Não poderia se distrair nem por um segundo nas redes sociais.

• E no cafezinho não pode ter ninguém que goste de conversar demais.

 

É fácil ver aqui que essa lista não é realista, mas na hora de fazer muita gente se esquece disso e carrega o dia de uma série de atividades sem deixar espaço para os imprevistos.

 

Ao final do dia se sentem insatisfeitas com o pouco que fizeram, mas o problema foi terem se comprometido a fazer mais do que realmente é possível fazer num dia.

 

Toda lista realista de tarefas (para o dia, para a semana para o mês) deve ser flexível.

 

O que você planejou sofrerá influências durante o dia: Seu filho pode adoecer, surgiu uma multa para pagar, uma oportunidade de emprego acabou de aparece.

 

Para que sua lista de tarefas do dia retrate o que você pode fazer ao invés do que você gostaria de fazer aqui está algumas estratégias:

 

• De vez em quando durante o dia, dê uma parada e revise se há algo da lista que você deveria riscar;

• Preste atenção aos seus níveis de energia e risque tarefas que você não vai ter energia para terminar com qualidade;

 

Flexibilidade na sua agenda é como flexibilidade no seu corpo, pode ser que não precise nunca, mas se precisar algum dia fará toda a diferença.

 

Portanto, busque ferramentas que permitam que você se ajuste rapidamente aquilo que planejou para seu dia.

 

Mas a melhor estratégia é aprender com a experiência, dia após dia, ajustando suas listas de tarefas, usando os critérios que vimos, você chegar à lista ideal de tarefas diárias. Talvez muito menos daquelas lista enormes que fazia inicialmente, mas com a vantagem de que se a “coisa” está lá, será feita.

 

SIMPLICIDADE É A RESPOSTA

Uma nota final sobre o método que você adotar para aumentar sua produtividade é que  quanto mais complicado o seu processo, mais difícil é sustentá-lo.

 

A forma como você atualmente tentar ter mais produtividade é sustentável? Quando as demandas aumentar muito você joga tudo para o ar e faz o que estiver mais perto? Você sente cansaço e ansiedade constantemente?

 

Tente a simplicidade. A simplicidade é uma vantagem competitiva.

 

Você não pode fazer tudo, então não tente.

 

Em vez disso, pratique a análise previsão de cada tarefa. Coloque junto um plano simples. Trabalhe com Foco em mente. Derrote seu Godzilla. Seja flexível em relação às novidades que o dia apresente para você.

 

Não tenha pressa, você não precisa de rapidez, precisa apenas descobrir o ritmo que você consegue dar conta, e manter essa velocidade constante.