Pode até ser que você nunca tenha comprado uma esteira ergométrica para fazer caminhadas sem sair de casa, mas se fizer uma pesquisa entre seus amigos, familiares ou conhecidos, vai descobrir que provavelmente muita gente que você conhece ainda tem uma dessas em casa.

E se perguntar um pouco mais, vai descobrir que depois de alguns dias, ou em alguns casos, horas de uso, a esteira rapidamente passou a funcionar mais como um cabide caro para roupas e sapatos.

No mundo movimentado de hoje, as pessoas ficam obcecadas com praticidade e agilidade e fazem de tudo para ganhar tempo, se cercando de facilitadores como esses.

A ideia por trás disso é a de que fazer mais em menos tempo vai nos ajudar a progredir mais rápido, além de nos dar a oportunidade de fazer as coisas que amamos fora do trabalho.

O problema que enfrentamos é que é fácil se motivar e começar, mas é um pouco mais difícil de se disciplinar.

Aumentar nossa produtividade parece ser a solução para nossos problemas de falta de tempo, e nos cercar de  ferramentas de gerenciamento de tarefas parece o caminho certo a ser seguido, para dar conta de tudo que temos que fazer.

Entretanto, a vitória não reside em se fazer tudo, ela está ligada a fazer as coisas certas.

Em outras palavras ter Produtividade tem a ver com dizer Não.

Foco e consistência são a verdadeira base da produtividade.

Vamos dar uma olhada na ciência por trás de como o cérebro funciona e como você pode usar esse conhecimento para melhorar seu desempenho.

POR QUE A FORÇA DE VONTADE SIMPLESMENTE NÃO É SUFICIENTE?

A primeira coisa a reconhecer na sua jornada por fazer mais, é o enorme volume de evidências produzidas por diversos estudos e pesquisas, e que sugerem energicamente que a força de vontade, por si só, não será suficiente para se manter os níveis de produtividade que você busca.

Basta lembrar a última vez que você fracassou numa dieta. Ou quantas vezes você foi na academia antes de desistir.  Ou seu compromisso de comer lanches leves ao longo do dia, que cedeu lugar a um docinho após cada refeição.

É muito possível que em cada uma dessas situações você possa identificar o dia e hora exatas em que escorregou na sua determinação. Depois desse dia, voltar aos seus velhos hábitos provavelmente foi um pulo.

Para piorar a situação, estamos propensos a adiar grandes projetos, quando visualizamos as piores partes que ainda estão por vir. Quando isso acontece o seu cérebro tentará pensar em alguma coisa importante a fazer, que você vai usar como justificativa para deixar o que é realmente importante para depois.

Já há muitas evidências científicas, frutos de vários estudos práticos, que forneceram algumas evidências que sugerem que nossa força de vontade é um recurso limitado. Quanto mais você usar, menos sobra.

Com tudo isso contra nós, o que podemos fazer para aumentar nossa produtividade?

Para descobrir isso, um dos caminhos mais seguros é observar os hábitos de pessoas consistentemente produtivas.

OS HÁBITOS DAS PESSOAS PRODUTIVAS

Se eu pedisse para você imaginar como é o dia a dia de músicos de nível internacional, provavelmente você imaginaria uma pessoa que treina o dia inteiro, horas a fio, certo?

Ao contrário do que você possa imaginar, uma pesquisa feita por Anders Ericsson que examinou as sessões práticas dos violinistas de elite, mostrou claramente que os melhores artistas não eram aqueles que ficavam praticando por mais tempo, eram aqueles que direcionavam suas sessões de estudo para práticas específicas.

Pesquisas subseqüentes da Ericsson revelaram a resposta: os indivíduos de alto desempenho se comprometeram com uma estratégia que Ericsson chamou de Prática Deliberada.

Prática Deliberada não é nada mais do que gastar tempo no que é realmente difícil.

Para entender melhor o fênomeno da Prática deliberada, uma alternativa aos trabalhos de Ericsson, é o livro Fora de Série – Outliers de Malcolm Gladwell que discute o assunto com uma linguagem mais contemporânea.

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Digamos que você ganhou 10 sessões gratuitas de 2 horas para praticar patinação no gelo. O que você acha lhe ajudaria mais rapidamente a dominar essa prática?

Ir todo dia ao campo de gelo e praticar um pouco de tudo durante 2 horas; ou ao longo dos 10 dias dedicar um dia (2 horas) para cada uma das técnicas que você precisa conhecer para patinar bem. Portanto, um dia seria para caminhar em linha reta, só isso, mesmo que com 1 hora você já sentisse segurança, você deveria continuar por mais 1 hora. O segundo dia para fazer círculos, o terceiro dia para fazer giros e assim sucessivamente. Cada dia praticar deliberadamente a técnica à exaustão até sentir segurança.

As pesquisas apontam que a segunda opção é a mais inteligente, e que  a Prática Deliberada é o caminho a ser seguido para atingir a excelência em qualquer área.

Se você parar para pensar faz sentido.

Quem consegue caminhar em linha reta muito bem, vai ter mais facilidade de aprender a fazer círculos. E quem consegue fazer círculos sem dificuldade, vai ter mais facilidade de aprender a fazer giros. E assim sucessivamente.

A questão aqui é que a Prática Deliberada consume muito de seu foco e concentração, e isso pode esgotar sua força de vontade, que como vimos é um recurso finito.

Assim o dilema que surge é:

Como adotar a Prática Deliberada sem esgotar sua força de vontade?

Aqui estão dois hábitos simples para atacar esse problema:

Hábito #1 – Simplesmente comece

Use o Efeito Zeigarnik a seu favor.

O Efeito Zeigarnik aponta para o fato de que é da natureza humana o desejo de terminar o que se começa. E quando isso não acontece sentimos desconforto e desconcentração.

O lado ruim do Efeito Zeigarnik é que se há alguma coisa em nosso passado que ainda não terminamos ela fica voltando à nossa mente a todo momento, mesmo quando deveríamos estar concentrados em algo mais importante.

É a mesma coisa que acontece quando nos envolvemos em uma história de um livro, filme ou seriado: queremos ver como isso termina.

“Eu fechei ou não o gás da cozinha? Não consigo tirar isso da minha cabeça…”

Mas você pode usar esse conhecimento a seu favor, e deliberadamente iniciar atividades que você sabe que não vai terminar. Que vai deixar na metade ou perto do final. Assim, no dia seguinte, ou da próxima vez que for continuar a tarefa, ao invés de procrastinar, você sentirá vontade de continuar a tarefa, pois sentirá o Efeito Zeigarnik lhe motivando a terminar a tarefa que estava pendente.

Hábito #2 – Diminua os atritos

Muitas vezes não iniciamos uma determinada tarefa porque encontramos uma desculpa para procrastinar.

A minha mesa está desarrumada, vou arrumar antes de começar.

Tenho que ver umas mensagens antes de começar.

Vou dar uma olhadinha nas mensagens da minha rede social e então começo para valer.

E assim você vai, de desculpa em desculpa, se deixando sabotar por pequenas coisas que criam atrito entre você e a tarefa que realmente deseja realizar.

Uma estratégias simples é usar o dia anterior para deixar tudo pronto e se livrar de qualquer atrito que possa comprometer sua prática. Arrume tudo que precisa, sua mesa de trabalho, suas roupas, seu almoço, seu lanche. Cuide de tudo que pode lhe atrapalhar.

Remova todos os atritos que podem lhe impedir de começar. Assim na hora de começar, surpresa, você começa.

PROFISSIONALIZE A FORMA COMO VOCÊ TRABALHA E ESTUDA

Para não ficar à mercê de sua força de vontade, você deve poder contar com hábitos sólidos e inabaláveis.

Assim sendo, adotar uma rotina rígida, com horários específicos de trabalho/estudos, e intervalos regulares de descanso, é o caminho para sua produtividade.

Nesses horários de concentração intensa, sua atenção deve estar voltada para uma única questão.

Se você não tiver uma rotina, que lhe obrigue a cumprir certas tarefas, quer esteja com vontade ou não, você vai precisar contar com sua força de vontade para lhe socorrer quando você precisar de motivação para prosseguir. E como vimos, a Força de Vontade não é uma parceira muito confiável no quesito regularidade.

Como posso trazer regularidade ao meu dia de trabalho/estudos?

Fácil, basta conhecer melhor seus ritmos biológicos.

Os ritmos biológicos precisam ser respeitados para que os organismos vivos possam existir de forma saudável, e isso inclui os seres humanos.

Os nossos ritmos biológicos podem ser classificados de três formas:

1 ) Ritmos Circadianos;

2) Ritmos Infradianos;

3) Ritmos Ultradianos.

Os ritmos circadianos estão ligados à tarefas que precisam acontecer a cada 24 horas aproximadamente, como dormir, por exemplo.

Os ritmos infradianos para períodos maiores que 28 horas, como é o caso do ciclo menstrual das mulheres.

Os ritmos ultradianos para tudo que funciona em ciclos de 90 a 120 minutos, como os batimentos cardíacos, a circulação do sangue, o apetite e mesmo o piscar  dos olhos.

Vamos nos focar neste último, pois vários dos momentos cíclicos do nosso corpo são ultradianos.

Pense num dia típico seu e responda a seguinte pergunta:

Você consegue manter sua produtividade, foco e energia constantes durante todo o dia?

A resposta para a maioria de nós, a quase totalidade de nós,  é um enorme não.

Depois de se dedicar a alguma atividade que exija concentração por muito tempo você vai sentir cansaço. Vai sempre existir aquele momento, a partir do qual, sua mente e corpo começam a dar sinais de que você precisa descansar, ou ao menos mudar o foco de sua atividade atual.

Ignorar esses sinais nos leva à fadiga e ao estresse.

O segredo é intercalar intervalos de concentração com intervalos de descanso.

É aqui que o Ritmo Ultradiano entra para nos ajudar.

O ritmo ultradiano é caracterizado por picos de energia e pontos de baixa, que acontecem ao longo do dia, como podemos perceber na figura acima. Se você não parar para descansar, você vai necessariamente chegar num ponto de baixo rendimento, e a qualidade do seu trabalho ou estudo, será comprometida a partir desse ponto.

Você já deve ter percebido isso.

Já aconteceu de no meio da manhã, ou no meio da tarde, ou depois do almoço, você se sentir com menos energia? Pois é, isso é seu ritmo ultradiano falando com você.

É muito difícil manter altos níveis de produtividade durante todo o dia. É muito mais fácil trabalhar intensamente quando você sabe que fará uma pausa em breve. Depois da pausa você retoma o trabalho ou o estudo, e um pouco antes de sentir cansaço dá um outro intervalo. Depois desse intervalo você pode começar de novo. E se fizer isso ao longo do dia, você conseguirá chegar no final do dia com a energia próxima àquela que tinham no começo do dia.

Como saber quanto tempo posso trabalhar intensamente antes de perder rendimento?

A resposta é que isso pode variar muito de pessoa para pessoa.

Alguns estudos sugerem que, em média, para cada 90 minutos de concentração, nós deveríamos intercalar entre 15 a 20 minutos de descanso.

Por outro lado, a Técnica do Pomodoro, sugere que para cada 25 minutos de concentração, nós deveríamos intercalar descansos de 5 minutos. Se a procrastinação é um problema, você deveria conhecer a técnica do pomodoro. Nesta postagem entro em maiores detalhes sobre a técnica.

Como pode observar as alternativas são variadas!

A verdade é que, se você encara seriamente sua produtividade, e quer produzir resultados de qualidade, além de otimizar seu tempo, você deveria experimentar, e fazer ajustes, até encontrar os intervalos que funcionem para você.

Essa é a solução ideal.

Agora que você é capaz de manter sua produtividade ao longo do dia, é hora de encarar os problemas relacionados à disciplina, se é que você quer manter sua produtividade alta por mais de um ou dois dias.

A ARTE DE MANTER A DISCIPLINA

Dan Ariely é um pesquisador do comportamento humano e profundo conhecedor dos mecanismos que ditam a forma como tomamos decisões.

Em seu livro Previsivelmente Irracional, ele demonstra que nossa capacidade de tomar decisões é seriamente comprometida por uma série de influências diversas, e no final das contas, nem sempre tomamos as melhores decisões para nossas vidas.

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Principalmente se essas decisões envolvem ações no futuro distante. Se tiver interesse e tempo (17 minutos e 26 segundos), veja se você se identifica com esta palestra onde Dan Ariely explica porque preferimos trocar os ganhos significativos no futuro, por uma satisfação momentânea no presente.

Sua produtividade depende de você aproveitar ao máximo seu dia a dia. Mas é fácil esquecer como você está conduzindo seus dias.

Por acaso você se lembra o tudo o que fez na terça-feira da semana passada? E na quarta-feira da semana anterior? Se você não for capaz de responder essas perguntas é improvável que seja capaz de dizer se esses dias foram produtivos ou não certo?

O rastreamento de nosso progresso diário é um componente-chave para analisarmos nossa produtividade.

Como rastrear nossa produtividade diária?

Existem muitas ferramentas e aplicativos que podem lhe ajudar nessa tarefa. Mas como estamos falando aqui de disciplina um lápis e papel podem ser um excelente começo.

Construa um Gráfico de Responsabilidade Pessoal. É algo parecido com a figura abaixo…

Ele é simples, barato, rápido e funcional!

Compre uma pasta e separe algumas folhas de papel em branco.

Agora todo dia que for trabalhar ou estudar controle suas sessões.

Anote a hora em que começou uma sessão e o que fez nesse intervalo.

Transforme isso num hábito.

Sempre que começar a fazer alguma coisa, anote a hora que começou e a hora que terminou.

No final do dia você terá uma lista de atividades.

Termine seu dia se perguntando:

Como eu me sentiria se alguém que eu respeito visse como eu conduzi meu dia hoje?

Se não tiver do que se arrepender, estará tudo certo. Mas se algo lhe envergonhar, você saberá exatamente o que é, e com o tempo poderá pensar em alternativas para contornar o problema.

Se fizer isso todo dia, no final da semana, você terá uma ideia de como a aproveitou a semana. Se continuar isso ao longo do mês, você terá uma visão bem abrangente de sua produtividade e daquilo que deve continuar fazendo, bem como daquilo que deve alterar.

Voltando à figura acima do Gráfico de responsabilidade de uma determinada pessoa:

O que acha do dia dessa pessoa? Parece para você que foi produtivo? Haveria alguma coisa que ela poderia melhorar?

Se forçar a anotar o fato de que você passou quase uma hora no YouTube, no horário do expediente de trabalho, vendo vídeos de lazer, é um ato de  conscientização; somente você saberá se isso deve lhe preocupar ou não.

Mas o controle de suas atividades diárias lhe dará uma visão mais clara de para onde você está conduzindo sua vida. Não se engane pensando que você não precisa anotar e que vai lembrar.

Um gráfico de responsabilidade não tem a ver com memória, tem a ver com encarar preto no branco quem você é em termos de produtividade.

MULTITAREFA NÃO EXISTE SEM UM PREÇO

Nosso  último desafio é o mito da multitarefa.

Você acha que consegue fazer várias coisas ao mesmo tempo? Se acha, você não é a única pessoa que pensa assim.

Por exemplo…

Ler e ouvir música ao mesmo tempo.

Dirigir e falar ao telefone.

Mandar mensagens de texto enquanto participa de uma reunião.

Essas e outras situações do dia a dia nos dão a certeza de que conseguimos fazer muitas coisas ao mesmo tempo não é?

No entanto, a neurociência nos diz que o cérebro não realiza tarefas simultaneamente, como pensávamos. Na verdade, apenas trocamos de tarefa rapidamente. Cada vez que passamos de ouvir música para escrever um texto ou conversar com alguém, há um processo de parada e reinício que ocorre no cérebro.

Esse processo de início | parada | reinício é difícil para nós: na realidade ao invés de economizar tempo, ele nos custa muito tempo.

Ele é menos eficiente, cometemos mais erros e, com o tempo, causa um enorme desperdício de energia.

Mas talvez você já tenha ouvido isso antes e não tenha acreditado na época, assim como não está acreditando agora, certo?

Que tal fazermos um pequeno teste para tirar a limpo essa dúvida?

Aqui está o teste sem multitarefa:

1) Desenhe duas linhas horizontais, uma abaixo da outra, em um pedaço de papel;

2) Agora, peça a alguém para cronometrar o tempo que você leva para cumprir as duas tarefas a seguir:

3) Na primeira linha, escreva a frase: Eu sou excelente em multitarefa.

4) Na segunda linha, escreva os números de 1 um a 20 sequencialmente, como dispostos a seguir: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Quanto tempo demorou para fazer as duas tarefas?

Não deveria ser muito mais que uns 20 segundos.

Agora vamos repetir o teste na versão multitarefa:

1) Desenhe mais duas linhas horizontais uma acima da outra.

2) Peça novamente a alguém para cronometrar o tempo que você leva para concluir a tarefa.

3) A diferença desta vez é que ou invés de escrever primeiro a frase na linha de cima e depois a sequência de números da linha de baixo você vai alternar a tarefa.

4) Primeiro escreva a primeira letra da frase na linha de cima “E”.

5) Agora passe para a linha de baixo e escreva o primeiro número da sequência que é o “1”.

6) Agora volte para a linha de cima e escreva a segunda letra da frase “U”.

7) Passe para a linha de baixo e escreva o segundo número da sequência numérica que é o “2”.

8) Continue o processo até terminar as duas linhas.

Vou arriscar dizer que você levou no mínimo o dobro do tempo desta vez. Além de ser possível que você tenha cometido alguns erros e perdido tempo pensando qual era mesmo a próxima letra da sequência.

Como o exercício acima mostra MULTITAREFA na realidade deveria se chamar de TROCA DE TAREFA.

Nós não fazemos muitas coisas ao mesmo tempo, apenas trocamos rapidamente entre tarefas, mas o preço que pagamos é fazer cada uma delas com menos qualidade do que faríamos se nos concentrássemos em cada uma por vez.

Assim sendo, que tal da próxima vez que tiver coisas importantes para fazer, reservar um tempo para cada uma delas, e se concentrar em um por vez, até tê-la concluído completamente, para só então passar para a próxima?

RESUMINDO

A força de vontade, por si só, não é suficiente: Sua produtividade não deve depender apenas de sua força de vontade. Força de vontade pode lhe levar longe, mas para manter a disciplinada é melhor confiar em algum tipo de sistema.

rInvista no poder da concentração: Trabalhar sem parar nas coisas que são importantes para você não vai fazer você terminá-las mais rapidamente, vai apenas lhe cansar mental e fisicamente. Não tenha medo de fazer várias pausas ao longo do dia. É melhor dividir as sessões de produtividade em períodos mais longos de concentração e foco, e tirar intervalos mais curtos entre eles para se recuperar. Experimente para descobrir quais são os intervalos que funcionam para você.

Olhar para o passado ajuda a remodelar o futuro: Mapear como você usa seu tempo é a melhor maneira de controlar seu progresso. Crie um gráfico de responsabilidade para listar as coisas produtivas que você realizou ao longo do dia. Você verá o quanto você está realmente realizando e onde está perdendo seu tempo.

Multitarefa é a sua inimiga: Trate-a como tal. Bloqueie distrações indesejadas. Planeje seu dia na noite anterior. E quando começar, comece, uma coisa por vez.

Vou encerrar parafraseando uma reflexão de Immanuel Kant

Ciência é o ato de organizar o conhecimento, mas sabedoria é a arte de usar o conhecimento para organizar sua vida.

Immanuel Kant

Espero que aproveite essas ideias e as coloque em prática em sua vida, deixando-a mais organizada, simples, e recompensadora.