Quando queremos fazer mais, muitos de nós simplesmente trabalham mais horas, mudam os prazos e realizam várias tarefas.
Embora essas estratégias possam fornecer algum alívio a curto prazo, elas não são sustentáveis no longo prazo.
Mais cedo ou mais tarde, essa abordagem se torna um modo de vida, levando a altos níveis de estresse e, eventualmente, baixa produtividade.
A produtividade é uma medida de quanto você realiza – não o quanto você se ocupa.
Portanto, é muito melhor aprender a trabalhar de forma inteligente para usar seu tempo de forma mais estratégica.
Isso aumentará sua produtividade – e ajudará você a encontrar tempo extra para fazer outras
coisas.
Existem cinco elementos-chave do trabalho produtivo:
- Organização
- Atitude
- Delegação
- Informações
- Sistematização
Entenda a importância de cada uma delas em sua produtividade e como isso pode ajudar você no seu dia a dia no texto abaixo.
Mas antes não deixe de fazer a autoavaliação do seu nível de produtividade.
OS CINCO ELEMENTOS-CHAVE
1) Organização
O primeiro passo em qualquer plano de melhoria de produtividade é se organizar.
Pense em como organizar seu espaço físico de modo que ajude, em vez de prejudicar, seu desempenho.
Mesas e gavetas bagunçadas afetam sua produtividade porque você gasta um tempo valioso pesquisando pilhas de documentos, em vez de realizar atividades de alto valor.
Aprender a se organizar é uma arte , e você precisa trabalhar nisso todos os dias.
Desde a organização de e-mail até nossos arquivos, existem muitos sistemas excelentes que podem ajudar você a ordenar seu ambiente de trabalho.
A organização também envolve autoconsciência, e tomar consciência de como você gasta seu tempo é essencial para melhorar a produtividade.
Um registro de atividades, um diário onde você anota tudo que faz durante o dia, mostra exatamente onde você usa seu tempo, e permite que você identifique os lugares onde você perde tempo, lidando com trabalho de baixa prioridade, interrupções e distrações.
Esses registros de atividades também revelam se você faz muita multitarefa: fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo, e se isso acontecer isso é uma das principais razões da baixa produtividade.
A autoconsciência também o ajuda a entender quando você faz o seu melhor trabalho. Algumas pessoas fazem seu melhor trabalho no início da manhã, e outras não são totalmente produtivas até a tarde ou à noite.
Compreender suas preferências de padrão de trabalho vai ajudar você a agendar tarefas importantes para os horários do dia em que você tem o seu melhor desempenho.
2) Atitude
A próxima parte da melhoria da produtividade está relacionada à sua atitude e à forma como você aborda seu trabalho.
A automotivação é muito importante para maximizar sua produtividade.
Aprenda o que motiva você a fazer o que tem que ser feito – e então crie um ambiente que diminua o atrito na hora de fazer isso.
Além disso, quando você cria um ambiente que dá suporte à produtividade, isso aumenta suas chances de entrar em fluxo.
Quando você está em Fluxo você se concentra mais intensamente em seu trabalho para alcançar resultados incríveis e nem nota o tempo passar.
Isso já aconteceu com você?
Para entrar nessa zona de alta produtividade, você também deve minimizar ou eliminar interrupções.
Tenha um plano para administrar interrupções.
Ao tomar medidas positivas para controlar seu tempo e agenda, você provavelmente reduzirá seu estresse, o que permitirá que você experimente um aumento de sua energia.
Isso é essencial para entrar no fluxo, o que vai ajudar seu plano de produtividade a dar resultados concretos.
Sua mentalidade é fundamentalmente importante para aumentar a produtividade e melhorar o gerenciamento geral do tempo.
Pense positivamente e tome pequenas ações para melhorar seu desempenho.
Isso lhe dará a motivação e inspiração que você precisa para continuar avançando com seu plano.
Comece agora adotando uma perspectiva positiva e acreditando que você pode, de fato, aumentar sua produtividade e assim atingir seus objetivos.
3) Delegação
Produtividade não é um esporte que se joga só.
Para atingir novos níveis de produtividade, você precisa de ajuda.
É por isso que uma rede de apoio é a melhor forma de atingir suas metas. Um grupo de pessoas pode alcançar muito mais do que esforços individuais.
E isso é verdade não só para quem tem um cargo numa empresa onde é possível direcionar suas tarefas para outras pessoas. Mesmo que você não tenha uma equipe, você tem pessoas conhecidas.
Essas pessoas podem ser sua rede de apoio, só que nesse caso você precisará oferecer algo em troca para poder delegar algumas de suas atividades para elas.
E como isso funciona? Por exemplo, imagine que você tem uma planilha complicada para seu trabalho e você não domina o programa que faz isso. Você vai levar horas. Mas você conhece uma pessoa que sabe muito de planilhas eletrônicas e levaria apenas alguns minutos. Agora imagina que essa pessoa não sabe nada de editores de texto, mas você sabe muito. Agora você pode oferecer uma troca. Quando você precisa formatar uma planilha ela tira alguns minutos para fazer isso para você. E quando ela precisar formatar um documento, o que ela levaria horas, você faz isso para ela em minutos.
Percebe?
Você pode delegar coisas que levaria muito tempo para fazer em troca de coisas que você faz muito rápido e com isso ganhar tempo. Mas para isso precisa construir uma rede de apoio.
Para usar o poder de uma rede de apoio, você deve saber delegar de forma eficaz.
Delegar não é simplesmente fazer com que outros façam o seu trabalho – uma delegação bem-sucedida garante que a pessoa certa realize a tarefa, independentemente de quem seja o responsável final por fazê-la.
Quando as pessoas são capazes de trabalhar em suas tarefas de alta prioridade, todo mundo ganha.
Se você gasta muito tempo fazendo um trabalho que outras pessoas poderiam fazer e não tem tempo para progredir em seus próprios objetivos-chave, então você precisa reavaliar quem deveria estar fazendo o quê regularmente.
Delegar efetivamente significa fornecer apoio e recursos suficientes para que outra pessoa possa realizar bem o trabalho que precisa ser feito.
Quando você faz isso regularmente e constrói uma rede de apoio confiável, seus níveis de produtividade aumentam radicalmente.
4) Informação
Sua produtividade também aumentará quando você dominar como identificar e usar informações rapidamente.
E-mails, memorandos, revistas comerciais, estudos publicados, relatórios de status, estatísticas operacionais, resultados financeiros – essas são apenas algumas das categorias de informações que você pode receber regularmente.
Se você tentar ler cada um deles em detalhes, pode levar um dias ou semanas!
Então, veja estratégias para superar a sobrecarga de informações . Você deve abordar as informações com uma mente crítica.
O que você precisa saber?
Que tipo de informação um determinado documento fornecerá?
Como você usará essas informações para melhorar a maneira como trabalha?
Suas respostas a perguntas como essas ajudarão a determinar o nível de detalhes que você precisa em cada documento.
Você pode simplesmente ignorar alguns itens ou passar rapidamente pelos tópicos e títulos de outros.
Leia estrategicamente esses conteúdos e isso vai ajudar você a reduzir o tempo gasto lidando com informações e documentação.
Se você precisar ler muitas informações em detalhes, que tal fazer um curso de leitura dinâmica?
Se você processar e integrar informações de forma rápida e eficaz, isso vai ajudar você a trabalhar de forma mais produtiva.
5) Sistematização
Finalmente, para aumentar sua produtividade, melhore a maneira como você trabalha.
Melhorar os sistemas organizacionais ajuda você a atingir seus objetivos e ter mais sucesso.
Se pergunte constantemente:
Como posso fazer o que faço com menos desperdício?
- Você pode diminuir o tempo nas redes sociais;
- Você pode estrutura melhor suas reuniões;
- Você pode determinar dias e horários específicos para estudar
E uma porção de outras coisas que vão contribuir para um ambiente de trabalho mais eficiente que como consequência vai tornar seu dia a dia mais produtivo.
PONTOS-CHAVE
Independentemente do seu desempenho atual, quase sempre você pode melhorar a sua produtividade.
E aumentar sua produtividade, pode contribuir para o atingimento de seus objetivos pessoais.
Assim organize-se, tenha a atitude certa, gerencie as informações recebidas de forma eficaz e busque ativamente maneiras de melhorar seus sistemas de trabalho.
Adotar essa abordagem o ajudará a aumentar sua produtividade e eficácia pessoal.
NOTA SOBRE A AUTOAVALIAÇÃO
Esta avaliação não foi validada e destina-se apenas a fins ilustrativos. É apenas um dos muitos recursos disponíveis no Ferramentas Mentais que ajudam você a avaliar suas habilidades em uma ampla gama de competências.