Diário de atividades
Encontrar mais tempo no seu dia
O Diário de Atividades também é conhecido como Log de Atividades ou registro de atividades de trabalho.
Quanto tempo do seu dia você passa fazendo coisas que não contribuem para o seu sucesso?
No início, você pode dizer não muito.
Mas – especialmente se você nunca usou um diário de atividades antes – você pode se surpreender com quanto mais tempo descobrir que está desperdiçando.
Quando você entende corretamente como usar seu tempo no trabalho, pode minimizar ou eliminar atividades de pouca importância.
Isso significa que você pode fazer mais trabalhos de alto valor, sem ter que virar uma noite ou fazer hora extra.
Então, como você pode entender onde está desperdiçando o seu tempo?
Uma maneira útil é manter um Diário de Atividades, e é isso que veremos nesta postagem.
Sobre registros de atividades
Um registro de atividades (também conhecido como diário de atividades ou registro de atividades de trabalho) é um registro escrito de como você gasta seu tempo.
Ao manter um registro de atividades por alguns dias, você pode construir uma imagem precisa do que você faz durante o dia e como você investe seu tempo.
Você descobrirá que a memória é um guia bastante pobre e que manter o Registro é uma experiência reveladora!
Seu registro de atividades também o ajudará a entender se você está ou não fazendo seu trabalho mais importante na hora certa do dia.
Por exemplo, se você tiver mais energia e criatividade pela manhã, será melhor fazer seu trabalho mais importante durante esse período.
Você pode então se concentrar em tarefas de baixo consumo de energia, como responder a e-mails ou retornar ligações, à tarde.
Os registros de atividades também são úteis para ajudar você a identificar atividades não essenciais que não ajudam no cumprimento de objetivos importantes.
Por exemplo, você pode gastar muito mais tempo do que pensa navegando na Internet ou tomando café todas as tardes.
Ao ver quanto tempo está perdendo nessas atividades, você pode mudar a maneira como trabalha para eliminá-las.
Dica
Não confunda Logs de atividades com planilhas de horas – eles são usados para relatar o uso de seu tempo e para rastrear o tempo que você gasta em uma tarefa ou trabalho.
Como manter um registro de atividades
Para manter um registro de atividades, abra esse modelo, depois faça uma cópia para você.
Você pode imprimir ou preencher direto na planilha.
Agora anote tudo o que você faz durante o dia.
Toda vez que você mudar de atividade, seja respondendo a um e-mail, trabalhando em um relatório, fazendo café ou fofocando com colegas, anote qual é a atividade, na hora em que a mudança aconteceu.
E aproveite para dar uma nota de zero a dez para:
Como você se sente mentalmente?
Qual seu nível de energia?
Faça isso durante uma semana, como sugere o modelo.
Depois tire alguns minutos, eu sugiro no Domingo, no final do dia, num lugar tranquilo, e avalie a forma como você passou essa semana.
Se faça algumas perguntas:
Em quais horários do dia eu me sinto bem mentalmente?
Em quais horários do dia meus níveis de energia estão altos?
Em que momentos do dia eu faço minhas tarefas mais importantes?
Em que momentos do dia eu faço tarefas sem importância?
Existem tarefas que eu deveria deixar de fazer pois não me ajudam em nada?
E a pergunta mais importante para mim:
Existem alguns tipos de tarefas que eu deveria mudar de lugar para aproveitar melhor meu estado mental e minha energia durante a semana?
Aprendendo com seu registro de atividades
Depois de registrar seu tempo por alguns dias, analise seu registro de atividades.
Você pode ficar alarmado ao ver quanto tempo você gasta fazendo trabalhos de pouca importância!
Você também pode perceber que você tem mais energia em algumas partes do dia e pouca energia em outras.
Muito disso pode depender de como você está se sentindo num determinado momento, dos intervalos de descanso que você faz, quando e o que você come, e do trabalho que está fazendo.
Depois de analisar seu registro de atividades, você poderá aumentar sua produtividade aplicando uma das seguintes ações à várias atividades do seu dia:
- Elimine ou delegue atividades que não ajudam você a atingir seus objetivos. Isso pode incluir tarefas que outra pessoa pode fazer para você mais facilmente. Mesmo que você não tenha um cargo de chefia, você sempre pode negociar com alguém que você conhece, que sabe muito de alguma coisa, para fazer algo para você, em troca de você fazer algo para ela, algo que você sabe muito. Todo mundo sai ganhando.
- Programe suas tarefas mais desafiadoras para os horários do dia em que seus níveis de energia são mais elevados. Dessa forma, seu trabalho será de melhor qualidade e levará menos tempo para ser executado.
- Minimize o número de vezes que você alterna entre os tipos de tarefa. Multitarefa não é bom para você, tira seu foco, tira sua atenção e baixa sua produtividade e a qualidade do que você faz. Por exemplo, você poderia verificar e responder mensagens apenas algumas vezes durante o dia ou processar todas as suas faturas ao mesmo tempo todas as semanas.
- Reduza a quantidade de tempo que você gasta em atividades pessoais legítimas, como conversar, preparar lanchinhos. Você não precisa parar nada disso, mas tenha um tempo controlado para cada uma delas. Para que elas não tomem conta de todo seu dia e você nem perceba.
Pontos-chave
Os registros de atividades são ferramentas úteis para analisar como você usa seu tempo.
Eles o ajudam a rastrear mudanças em sua energia, alerta e eficácia ao longo do dia, e ajudam a eliminar atividades que desperdiçam tempo, para que você possa aumentar sua produtividade.
Depois de analisar seu registro de atividades, você deve ser capaz de:
- Aumentar sua produtividade eliminando ou delegando atividades de pouca importância;
- Agendando tarefas desafiadoras para a hora do dia em que você se sente melhor;
- Minimizando o número de vezes que alterna entre tipos de tarefas (Multitarefa);
- Reduzindo o tempo que você gasta em atividades pessoais legítimas.