Listas de tarefas
A chave aumentar seu foco
Você costuma sentir uma sobrecarga em relação à quantidade de trabalho que tem que fazer?
Você está perdendo prazos?
Ou às vezes você simplesmente se esquece de fazer algo importante, para que as pessoas tenham que persegui-lo para fazer o trabalho?
Todos esses são sintomas de não manter uma lista de tarefas pendentes adequada. Essas são listas priorizadas de todas as tarefas que você precisa realizar. Elas listam tudo o que você precisa fazer, com as tarefas mais importantes no topo da lista e as menos importantes na parte inferior.
Ao manter essa lista, você garante que todas as suas tarefas sejam anotadas em um só lugar, para que não se esqueça de nada importante. E, ao priorizar as tarefas, você planeja a ordem em que as executará, de modo que possa dizer o que precisa de sua atenção imediata e o que pode deixar para depois.
Listas de tarefas são essenciais se você pretende evitar a sobrecarga de trabalho. Quando você não os usa de forma eficaz, você vai perder o foco e não será uma pessoa confiável para as pessoas ao seu redor.
Quando você usa uma lista de tarefas de forma eficaz, você se organiza mais e seus dias se tornam muito mais confiáveis. Você experimentará menos estresse, sabendo que não esqueceu nada importante. Mais do que isso, se você priorizar de forma inteligente, concentra seu tempo e energia em atividades de alto valor, o que significará que você vai produzir mais coisas de maior valor.
Manter uma lista bem estruturada e bem pensada parece bastante simples. Mas você pode se surpreender ao saber quantas pessoas não usam nenhuma lista de tarefas, quanto mais usá-las de forma eficaz.
Na verdade, muitas vezes somente quando as pessoas começam a usar listas de tarefas de forma eficaz e sensata é que elas começam a dar seus primeiros passos no sentido de aumentar sua produtividade pessoal e começam a ter sucesso em suas carreiras.
Preparando uma Lista de Tarefas
Se você ainda não tem prática de gerenciar sua lista de tarefas, acesse e imprima esse modelo e depois siga as etapas que eu sugiro a seguir para seu preenchimento. Você também pode fazer uma cópia para você e preencher diretamente a planilha.
Passo 1:
Anote todas as tarefas que você precisa concluir. Se forem tarefas grandes, divida ela em tarefas menores. (Idealmente, as tarefas ou etapas de ação não devem levar mais do que 1-2 horas para serem concluídas.)
Observação:
Você pode achar mais fácil compilar várias listas de categorias diferentes. Por exemplo, pessoal, estudos e trabalho. Experimente abordagens diferentes e use a melhor para sua situação.
Passo 2:
Execute essas tarefas alocando prioridades de A (muito importante ou muito urgente) até F (sem importância ou nem um pouco urgente). Se muitas tarefas tiverem alta prioridade, revise sua lista e veja quais tarefas você pode rebaixar a prioridade Uma lista onde todas as tarefas são de alta prioridade não é uma lista. É um pesadelo do qual você talvez não consiga acordar. Depois de fazer isso, reescreva a lista em ordem de prioridade.
Usando sua lista de tarefas pendentes
Para usar sua lista, basta percorrê-la em ordem, lidando primeiro com as tarefas que você marcou como prioritárias do tipo A, depois com as prioritárias do tipo B, depois com as do tipo C e assim por diante. Conforme você completa as tarefas, marque-as ou risque-as.
O que você vai colocar em sua lista e a forma como você vai usar essa lista dependerá da sua situação. Por exemplo, se você desempenha um papel de vendedor, uma boa maneira de se motivar é manter sua lista relativamente curta e tentar completá-la todos os dias.
Mas se você estiver em uma função operacional, ou se as tarefas forem grandes ou dependerem de muitas outras pessoas, talvez seja melhor se concentrar em uma lista de longo prazo e dedicar-se a ela dia a dia.
Muitas pessoas acham útil gastar, digamos, 10 minutos no final do dia, organizando tarefas em sua lista para o dia seguinte. Essa é uma estratégia muito inteligente.
Dica:
Ao priorizar tarefas, certifique-se de diferenciar entre urgência e importância. Uma técnica que você pode usar para fazer essa diferença é a Matriz de Eisenhower. Eu explico isso direitinho nessa publicação aqui.
Use a tecnologia a seu favor
Embora usar uma lista de papel seja uma maneira fácil de começar, usar um programa específico para gerenciar sua lista de tarefas pode ajudar na sua eficiência. Existe é claro uma curva de aprendizagem, que é o tempo que você precisa para dominar o programa, mas isso pode ser recompensado pela agilidade que essas soluções oferecem. Esses aplicativos podem lembrar você de eventos ou tarefas na hora certa para você não perder prazos, eles também podem ser sincronizados com seu telefone ou e-mail e podem ser compartilhados com outras pessoas, se você estiver colaborando em um projeto.
Existem muitos programas de gerenciamento de tarefas disponíveis. Em um nível simples, você pode usar um modelo como o que eu disponibilizei acima, para gerenciar suas listas de tarefas. Mas existem muitos outros programas que são muito mais sofisticados do que isso. Minha indicação particular é o Todoist. Uso essa solução a anos e estou satisfeito com ela. Mas existe muita coisa igualmente excelente no mercado. O importante é escolher uma com a qual se identifique e que permita que você tenha acesso a suas informações de um computador, laptop, tablet ou celular e de qualquer lugar que você estiver.
Uma das maiores vantagens de usar um aplicativo para gerenciar sua lista de tarefas é que você pode atualizar as informações que coloca lá sempre que desejar. Por exemplo, em vez de riscar tarefas e reescrever a lista todos os dias, o software permite que você mova e priorize tarefas rapidamente.
Dica:
Todos nós pensamos, planejamos e trabalhamos de maneira diferente. Um programa que funciona bem para um colega pode não funcionar bem para você simplesmente porque você aprende e pensa à sua própria maneira. É por isso que é útil pesquisar e tentar várias maneiras diferentes de compilar sua lista antes de decidir por um único sistema.
Exemplos
As listas de tarefas podem ajudar você a manter atualizados seus projetos importantes e a tomar decisões melhores.
Mesmo poucos projetos, quando divididos em tarefas menores, podem representar um volume muito grande de trabalho. E isso pode ser intimidador.
Por isso é importante, além de definir as tarefas, determinar seus prazos.
Mesmo tarefas repetitivas devem ser priorizadas. Imagine que você tem que ligar para uma longa lista de pessoas para oferecer um determinado produto. Antes de começar, coloque clientes com mais potencial de fechar negócios no começo da lista. Assim no final do dia, mesmo que não tenha conseguido ligar para todo mundo, ao menos ligou para os nomes mais importantes da lista.
Pontos chave
Listas de tarefas ajudam você a se organizar melhor.
Ao usá-las, você garantirá que:
- Você se lembrará de realizar todas as tarefas necessárias;
- Você realizará as tarefas mais importantes primeiro e não perderá tempo com tarefas de menor importância;
- Você não vai se estressar com um grande número de tarefas sem importância.
Comece listando todas as tarefas que você deve realizar.
Marque a importância da tarefa ao lado dela, com uma prioridade que vai de A (muito importante) até F (sem importância).
Reescreva a lista nesta ordem de importância.
Em seguida, execute primeiro os trabalhos no topo da lista. Essas são as tarefas mais importantes para o seu futuro.
Se preferir use o programa para gerenciar sua lista de tarefas. E opte por aplicativos que permitem que você acesse suas informações de qualquer dispositivo e de qualquer lugar.