Listas de tarefas são úteis para nos dar uma ideia do que temos que fazer. No entanto, as listas de tarefas podem ficar grandes demais e acabar nos sobrecarregando. Principalmente quando nos envolvemos em vários projetos diferentes, no trabalho, na faculdade, em casa, etc.
E o grande problema, muitas vezes, vem do fato de que as listas de tarefas não são listas de ações planejadas e focadas. Em vez disso, eles são uma espécie de saco sem fundo onde colocamos um monte de coisas que não foram resolvidas mas que não queremos esquecer. E acabamos misturando coisas muito específicas como “Ligar para a farmácia para comprar o remédio de tosse”, com coisas muito vagas como “Planejar minhas férias do meio do ano”.
E quando você tem tarefas vagas assim, elas vão acabar apenas consumindo seu tempo.
Outro problema é que, uma vez que você tenha dezenas de tarefas em sua lista, ela se torna difícil de gerenciar. Mesmo que você use algum aplicativo como o Todoist ou Notion, dentre outros, para isso.
Isso significa que você começa a deixar atividades pendentes e perder os prazos de compromissos importantes pelo simples volume de tarefas registradas.
Você não sabe onde focar sua atenção.
É aqui que então os Planos de Ação.
Planos de Ação dão superpoderes às suas Listas de Tarefas, pois acrescentam a essas tarefas objetivos de curto, médio e longo prazo.
E como dizem, a diferença entre um sonho e uma meta é um prazo.
Os Planos de Ação completam essa lacuna. Eles ajudam você a planejar seu tempo, de forma a evitar que um compromisso ou tarefa esquecida apareça na sua agenda no pior dos momentos.
Além disso, os Planos de Ação incentivam você a pensar seriamente sobre a questão das prioridades, de forma que você passa a se concentrar nas coisas que importam e evitar desperdiçar seu tempo em atividades de baixo valor.
Tudo isso permite que você economize tempo e assim possa aumentar sua eficácia e produtividade. O grande benefício dos planos de ação é que eles ajudam você a trazer a priorização inteligente e o controle de volta à sua vida, evitando assim que sinta a opressão vinda de uma série de tarefas e compromissos mal gerenciados.
Neste ponto você deve estar se perguntando como você pode transformar uma lista de tarefas num Plano de Ação.
Vamos ver isso passo a passo com um exemplo. E quem vai nos ajudar nisso é a Martina.
Martina precisa muito de um plano de ação para organizar sua vida. Sua lista de tarefas está começando a ficar grande demais e muitas vezes ela não sabe onde focar sua atenção.
Vamos ajudá-la nesse processo.
Etapa 1: Faça uma apanhado detalhado de tudo que tem que fazer
Primeiro, faça uma longa lista de todas as coisas que requerem resolução. Tente anotar tudo o que precisa de sua intervenção para ser concluído, seja urgente ou não, grande ou pequeno, pessoal ou profissional.
Na realidade, muito essa coleta já está ocorrendo automaticamente. As solicitações de e-mail estão sendo armazenadas na sua caixa de entrada, as mensagens instantâneas estão se acumulando, os recados estão chegando em parar.
Mas também há outras coisas – coisas que estão paradas lá na sua cabeça, projetos que você deseja executar, coisas com as quais pretende lidar no futuro mas que no momento estão no fundo da gaveta, ideias escritas em pedaços de papel perdidos.
Tire um tempo e anote tudo numa lista, não importa quão longa ela fique. Reúna todas essas ações, ideias e projetos em um só lugar.
No caso de Martina, aqui está a lista que ela gerou.
Etapa 2: Analise e elimine
Depois de gerar essa lista de tudo que vem na sua cabeça, antes de colocar as mãos à obra, vale a pena fazer uma releitura e ver que existe alguma coisa que não precisa realmente ser feita e se for o caso eliminar da lista. Essa tarefa não deveria entrar em seu Plano de Ação.
Martina fez isso e veja o que aconteceu:
Martina decidiu deixar para abrir uma conta bancária outra hora, e passou a tarefa de escolher um restaurante para festa e Marta para outra pessoa da turma.
Etapa 3: Agrupar suas ações em categorias
Quando você tiver terminado sua lista de ações/tarefas vai perceber que elas se agrupam naturalmente em categorias maiores. Algumas vão ter a ver com um projeto da faculdade, outras tem a ver com uma atividade do trabalho, outras com um compromisso pessoal seu.
Invista o tempo que for necessário para criar essas categorias e colocar cada tarefa/ação dentro da categoria apropriada.
No caso de Martina, depois de pensar um pouco, ela chegou nas seguintes categorias.
Etapa 4: Definir suas prioridade
Só porque estão dentro de uma mesma categoria as tarefas/ações não têm necessariamente a mesma importância. Algumas precisam ser feitas logo, outras podem esperar.
E é exatamente isso que você tem que fazer nessa etapa. Ordenar as prioridades. Reorganize o que for necessário para o que o mais importante venha primeiro.
Martina fez isso e observou que muitas ações/tarefas dentro das categorias precisavam mudar de lugar.
O resultado foi esse:
Etapa 5: Definir suas prioridade do dia
Agora você tem um catálogo de projetos com suas atividades específicas definidas e ordenadas em função de sua prioridade.
Está na hora de fazer seu plano de ação para o dia.
E isso consiste basicamente em criar uma lista de ações/tarefas a serem feitas ao longo do dia. A diferença agora é que cada uma das ações/tarefas do seu dia, agora está associada a um projeto maior. Uma categoria só sua.
Dessa forma, ao dar conta de uma série de tarefas ao longo do dia você está fazendo mais do que executar ações. Está avançando um pouco em vários projetos.
A sensação de progresso é diferente, suas ações não são mais iniciativas isoladas, são parte de algo maior e mais importante.
No caso de Martina, o plano de ação dela para o dia de hoje ficou assim.
Agora ela sabe exatamente o que deve fazer hoje, a qual projeto cada tarefa/ação está associada e a qualquer momento ela pode consultar seu catálogo de projetos para ver como andam as tarefas associadas a esse projeto em particular. Talvez para acrescentar alguma coisa, talvez para riscar mais uma tarefa concluída.
O importante é que seu dia a dia tem mais sentido e propósito.
E sentido e propósito é o que faz com que nossos dias sejam mais recompensadores.
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