Gerenciando seu fluxo de trabalho de forma eficaz
O que David Allen tem a nos ensinar
Muitos de nós classificamos uma enorme quantidade de informações recebidas todos os dias. Por exemplo, você provavelmente recebe dezenas de e-mails, telefonemas, correios de voz, solicitações de reuniões, faturas e outros documentos. Isso é um acréscimo ao trabalho que você precisa fazer para atingir suas metas e objetivos. Então, como você pode processar essas informações recebidas de forma eficaz, mantendo sua produtividade? A Técnica de Processamento de Entrada de Allen é uma abordagem de bom senso que o ajuda a fazer isso. Neste artigo, analiso essa ferramenta e exploro como você pode usá-la para gerenciar as informações que você recebe todos os dias.
Observação:
Você já pode estar usando algumas das etapas deste processo para gerenciar seu fluxo de trabalho. No entanto, ainda é útil revisitar o processo e verificar se você o está usando – e portanto fazendo uso do seu tempo – da maneira mais eficaz.
Sobre a ferramenta
David Allen, um especialista em produtividade, desenvolveu um processo de gerenciamento eficaz do fluxo de trabalho e o publicou em seu influente livro de 2003, A Arte de Fazer Acontecer.
A ferramenta, mostrada na figura abaixo, é um processo simples que ajuda você a gerenciar suas “entradas”, para que você fique por dentro de tudo o que precisa fazer.
Fonte: Técnica de Processamento de Entrada de Allen (2003)
Uma entrada é algo sobre o qual você precisa agir.
Allen a define como
“qualquer coisa que você permitiu em seu mundo psicológico ou físico que não pertence a onde está, mas para o qual você não determinou o resultado desejado e o próximo passo da ação”.
Essas entradas podem ser qualquer coisa, desde pensamentos que você teve sobre um novo projeto, até e-mails e documentos que recebeu, até uma fatura que precisa pagar. O principal benefício da ferramenta é que ela ajuda você a agir rapidamente em todas as entradas que surgem em seu caminho. Isso significa que você pode se concentrar em seus objetivos, em vez de se preocupar com algo que pode ter perdido.
Existem três etapas principais no uso da técnica:
- Coletando.
- Em processamento.
- Revisão (não mostrado no diagrama).
Vamos analisar cada um desses três estágios com mais detalhes e discutir como você pode aplicar esse processo para gerenciar seu fluxo de trabalho .
Aplicando a ferramenta
A técnica de processamento de entrada de Allen pode parecer complexa, mas na verdade é muito simples de usar.
Etapa 1: coletando
Você recebe informações todos os dias em vários formatos, como e-mail, cartas, textos, correio de voz e anotações em papel, além de pensamentos e ideias.
O processo de “coletar” envolve reunir todos os diferentes tipos de informações recebidas sobre as quais você precisa pensar. Ele consolida tudo o que você precisa para agir e define como e onde você armazena essas informações até que possa processá-las.
A chave para coletar essas informações recebidas é garantir que você tenha um local apropriado para armazená-las – Allen chama esses locais de “baldes”. Alguns bons exemplos de baldes são sua caixa de entrada de e-mail, a bandeja de entrada em sua mesa, sua lista de tarefas, o bloco de notas onde você anota novas ideias e faz anotações de reuniões e seu correio de voz – é provável que você esteja usando muitos dos esses já.
Se você não ainda não configurou um balde para cada tipo de informação recebida, faça isso para que seus baldes estejam em locais apropriados – em casa e no trabalho.
Seus pensamentos e ideias representam um tipo de entrada mais intangível e podem se perder facilmente! Anote-os e armazene-os no balde apropriado. Você pode usar um aplicativo como Evernote para isso, ou envie ideias por e-mail para sua caixa de entrada. Você classificará e organizará esses pensamentos em etapas posteriores.
Você deve procurar ter o menor número possível de baldes de coleta. Como o e-mail provavelmente representa o balde que você mais usará, certifique-se de saber como gerenciar e-mail de forma eficaz . Verifique seu e-mail nos horários apropriados durante o dia e resolva rapidamente as solicitações que não levarão muito tempo (abordamos isso com mais detalhes na Etapa 2).
Lembre-se de que você não precisa agir em relação a nada que não seja urgente durante esta etapa. Isso às vezes pode exigir muita autodisciplina, mas é importante manter o sistema à medida que você coleta suas entradas.
Etapa 2: processamento
Depois de ter baldes de coleta apropriados para todo o material recebido, você precisa processá-los. Processar suas entradas compõe a parte principal da figura que vimos acima.
Em vez de processar suas entradas assim que elas chegarem, agende intervalos regulares para fazer isso. Dependendo de como você gosta de trabalhar, isso pode ser todos os dias em um determinado horário ou durante qualquer intervalo em sua agenda.
Ao processar suas entradas, você deve decidir o que é cada item e determinar o que precisa fazer a respeito. Para fazer isso, você deve primeiro identificar se um item é “acionável” ou “não acionável”.
Itens não acionáveis são entradas com as quais você não precisa fazer nada. Arquive-os no local apropriado ou exclua-os se não precisar manter um registro deles.
Itens acionáveis são entradas que precisam de alguma ação sua ou de outra pessoa. Por exemplo, podem ser e-mails perguntando se você pode participar de uma reunião ou ideias de projetos que você deseja desenvolver ainda mais.
Se você precisar agir em coisas que levarão apenas um breve tempo para serem concluídas (digamos, menos de dois minutos), geralmente faz sentido fazê-las no local, em vez de agendá-las para mais tarde. Esse provavelmente será o caso de e-mails que precisam de uma resposta simples ou de tarefas rotineiras que você pode delegar para outra pessoa.
Você deve adiar itens acionáveis que levarão mais de dois minutos para serem concluídos. Se você precisar concluir um item em uma data específica, então coloque esse seu compromisso na sua agenda. Você pode precisar concluir alguns itens em um prazo específico, enquanto pode precisar lidar com outros em um horário preciso em um determinado dia.
Itens acionáveis que não têm um prazo específico podem entrar no seu Programa de Ação ou Lista de afazeres . Priorize esses itens de acordo, e delegue projetos e tarefas a outras pessoas conforme seja necessário.
Etapa 3: revisão
As duas primeiras etapas constituem a maior parte desse processo, mas também é importante revisar as entradas que você coletou e processou. Então, revise suas listas e calendário toda semana para se lembrar do que você fez, para atualizar suas listas e revisar os compromissos futuros.
Esta revisão semanal também é útil para analisar seus resultados de curto e longo prazo, metas e projetos. Você pode agendar atividades relacionadas a essas metas em seu calendário, juntamente com outras tarefas e responsabilidades. Isso é importante porque, a menos que você divida essas metas em etapas acionáveis menores, elas podem parecer grandes demais para serem realizadas!
Recapitulando…
David Allen, no seu livro A Arte de Fazer Acontecer sugere que existem três etapas principais se você quer gerenciar seu fluxo de trabalho de forma eficaz:
- Coletando.
- Em processamento.
- Revisão.
O estágio 2 é a parte mais importante dessa ferramenta, pois é onde você decide agir ou adiar suas entradas. Esse estágio da ferramenta é valioso porque garante que você processe todas as informações recebidas com eficiência.