Todo mundo já deve ter tido a oportunidade de sentir culpa por desperdiçar o tempo, com coisas que julga sem importância. Uma tarde assistindo um episódio atrás do outro de uma série que você gosta. Horas a fio jogando a versão mais recente de um jogo que você adora. Ou simplesmente, ir dormir, quando sabe que há coisas importantes a fazer. É fácil sentir culpa dessas coisas.

Mas há outra categoria de coisas que consomem nosso tempo, e que não sentimos tanta culpa assim. São aquelas coisas que enchem nossa agenda, e que nos dão uma sensação de estamos com a agenda ocupada, mas que no final de contas não produzem tanto valor assim.

Todo dia, todos nós recebemos o mesmo número de horas para usar. Não tem como administrar o tempo. O que você pode fazer é administrar sua vida, de forma a tirar o máximo dessas 24 horas que você recebe todo dia.

 

 

A questão não é estar ocupado,
a questão é com o que nos ocupamos? 
Henry David Thoreau

 

 

 

 

As 4 estratégias que vou discutir abaixo, podem lhe ajudar a gerir melhor seu dia-a-dia. Ou porque você sabe que está desperdiçando seu tempo vago com atividades não importantes, ou para lhe ajudar a identificar se a sua agenda não está cheia de coisas que não agregam valor à sua vida.

 

 

#1 | Registre o seu cotidiano

 

 

 

Imagine que você ganhou um concurso e alguém criasse uma poupança para você. Imagine ainda que todos os dias fossem depositados R$ 1.000,00 para você usar como quisesse, durante 30 dias, mas no final de cada dia o que sobrasse desaparecesse? Porém, a mensagem avisando que você ganhou o  concurso acabou indo para sua caixa de spam, e você não viu. Você imagina como você se sentiria? Feliz? Triste? Ora, se você não sabe que nada disso está acontecendo, você não sentiria nada certo?

Já ouviu aquela frase:

 

 

“O que os olhos não vêem, o coração não sente”?

 

 

Isso é verdade em parte. Agora imagine que depois de 30 dias você visse a mensagem avisando do concurso. Lá tem tudo, o nome do banco, a conta e a senha para ter acesso. Você corre para pegar seu dinheiro, mas o saldo é zero. O último dia tinha sido ontem. Você perdeu R$ 30.000,00. E agora como se sentiria? Você provavelmente pensaria em tudo que poderia ter comprado com esse dinheiro. Talvez pago alguma dívida. Presentes para as pessoas que ama.

Com o uso do tempo acontece algo parecido. Como poucas pessoas têm o hábito de anotar o que fazem durante o dia, há muito tempo perdido que as pessoas não se dão conta.  No futuro talvez elas venham a saber quanto tempo desperdiçaram, e se arrependam enormemente.

Você não precisa ser uma delas, você pode descobrir exatamente onde está colocando seu tempo, e depois analisar se deseja continuar, ou mudar a forma como está usando as horas do seu dia.

Como fazer isso?

Simplesmente anote.

Anote cada coisa que você faz durante o dia, desde a hora que acorda até a hora que vai dormir.

 

 

06:30 – 07:00 – Café da manhã

07:00 – 07:30 – Me arrumar para trabalhar

07:30 – 08:00 – Deslocamento para o trabalho

08:00 – 08:30 – Reunião na empresa

08:30 – 09:30 – Conversando do margarete sobre o capítulo da novela de ontem

09:30 – 12:00 – Telefonemas de vendas

12:00 – 14:00 – Almoço

etc …

 

 

Você pode estar pensando que isso não é real. Não dá para anotar tudo que eu faço no dia! Será mesmo? Porque tudo que você precisa é lápis e papel. Ou então um aplicativo tão simples como a agenda do Google. E toda hora que fizer alguma coisa anota.

Além disso você não precisa fazer isso para o resto da vida, que tal tentar por duas semanas?

E depois analisar como você usa seu tempo. Talvez você se surpreenda com quanto tempo você desperdiça durante o dia e nunca percebeu, por que nunca anotou.

Você sabia que o usuário normal da internet passa em média 29 minutos por dia no Whatsapp, 42 minutos em Facebook e 26 minutos em instagram (segundo pesquisas recentes feita pelas empresas de marketing digital SimilarWeb e Statistica)? E que se você perguntar como está sua agenda provavelmente essa pessoa vai dizer que não tem tempo para nada?

Talvez você esteja fora dessas estatísticas, mas um minuto aqui, dois minutos alí e você perde o controle.

Não seria bom ter certeza?

 

 

#2 | Saiba o que é realmente importante para você

 

 

 

Coloque por escrito o que é realmente importante para você fazer numa base diária. Só assim, você será capaz de confrontar isso com as coisas que aparecem para você fazer durante o dia. Se você não tem uma ideia clara do que realmente é importante e quer fazer, você pode acabar se sobrecarregando com coisas sem importância.

Agora que sabe o que é importante, resta o problema de conseguir encaixar isso num dia já muito cheio de coisas a fazer.

A solução é trabalhar em LOTE. Trabalhar em LOTE nada mais é que tentar colocar uma porção de tarefas parecidas juntas, num único pacote, e fazer elas de uma única vez. Isso promove o que se chama de Economia de Escala:

 

 

 

Economia de escala é aquela que organiza o processo produtivo de maneira que se alcance a máxima utilização dos fatores produtivos envolvidos no processo, procurando como resultado baixos custos de produção e o incremento de bens e serviços.

Wikipedia

 

 

 

Em outras palavras, nós aumentamos nossa produtividade quando fazemos coisas parecidas de uma única vez. Alguns exemplo de atividades que são boas para trabalhar em lote são:

 

 

• Ver emails;

• Ler mensagens instantâneas (como Whatsapp);

• Consultar as redes sociais (como instagram e facebook);

• Fazer compras, pagamentos e coisas fora de casa.

 

 

O segredo de cada uma dessas coisas é escolher uma hora do dia e fazer tudo de uma vez só. Você vai conseguir fazer muito mais, do que se você, por exemplo, deixar seu email aberto e toda vez que uma mensagem chegar, parar de fazer o que está fazendo, para responder a mensagem. Se você trabalha assim, você trabalha para seu email e seu e-mail é que deveria trabalhar para você. Isso vale para todas as outras coisas que você podia colocar num LOTE.

Se você adotar o trabalho em LOTE, vão sobrar horas no seu dia para você se concentrar no que é realmente importante para você.

 

 

#3 | Só aceite um compromisso se realmente puder

 

 

 

 

Talvez, a habilidade que pode ter o maior impacto em sua vida, e certamente em sua produtividade, é a capacidade de dizer NÃO.

Na realidade, se você é uma pessoa super ocupada, as chances são de que você não vem praticando dizer NÃO com a frequência que deveria.

Não saber dizer NÃO, faz com que você assuma compromissos que vão acabar lhe sobrecarregando, ou porque você não quer desapontar alguém, ou então porque você quer tentar algo novo e interessante.

O problema é que toda vez que você diz SIM para alguma coisa está dizendo NÃO para ao menos uma outra, quando não para várias outras coisas. Por isso é muito importante, só dizer SIM, para algo que seja realmente importante para você.

Logo, se você quer aproveitar todo o tempo livre que você conseguiu trabalhando em LOTE, e não acabar dando ele de graça para outras pessoas, por receito de desapontá-las, ou criar uma situação de conflito, você vai precisar aprender a dizer NÃO.

E você pode vencer essa dificuldade com duas estratégias:

 

 

 

1) Deixe claro para quem quer que lhe convide para fazer parte de alguma coisa que não lhe interessa no momento, que você agradece o convite. Que reconhece a consideração dessa pessoa em ter pensado em você, mas que no momento não há espaço em sua agenda para essa atividade.

2)Pense que sempre que alguém lhe contata com uma proposta, ela quer um resultado decorrente de sua participação. Se você não tem como contribuir naquele momento, isso não quer dizer que você não possa ajudar, indicando alguém que talvez tenha a disponibilidade que você não tem. Se for o caso, então indique essa pessoa. Isso vai amenizar sua recusa, sem fazer com que você assuma um compromisso que não lhe interessa.

 

 

 

O importante aqui, é lembrar que você está recusando assumir um compromisso, não porque sua agenda está cheia, pois sua agenda não estará mais cheia quando começar a trabalhar em LOTE e a priorizar. Haverá espaços. Mas seu foco agora deve ser preencher esses espaços com as SUAS prioridades.

Lembre-se:

 

 

Quem não tem prioridades está condenado a trabalhar o resto da vida para quem as tem.
Brian Tracy

 

 

 

#4 | Não espere cobranças, se cobre

 

 

 

 

Você já parou para observar que, tem que gente que quando tem um mês para fazer uma coisa, leva um mês para fazer essa coisa? E quando tem 5 dias para fazer uma coisa, leva cinco dias para fazer essa coisa? Pior ainda, geralmente acaba fazendo essas coisas nos últimos dias ou mesmo horas antes de entregar?

É a conhecida Lei de Parkinson,  publicada por Cyril Northcote Parkinson num artigo na revista The Economist em 195 e que diz que:

 

 

“O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização”

 

 

A maioria de nós já possou por esse fenômeno, deixar para a última hora.

A ideia aqui é você definir um prazo artificial. Um prazo só seu. Uma prazo que é antes do prazo real, mas que você vai encarar como o prazo real. Se conseguir fazer isso você vai começar a terminar seu projetos sempre com antecedência.

Como funciona na prática?

Digamos que você tem um projeto para entregar no começo do próximo mês, numa segunda-feira por exemplo. Pela Lei de parkinson você vai deixar para o fazer no final de semana antes do prazo. E como vai estar em cima da hora, você vai sacrificar seu final de semana para terminar. Afinal o prazo estourou.

Agora imagine que você crie um prazo artificial. Digamos uma semana antes. Na segunda-feira anterior. Digamos agora que chegou o final de semana antes do seu prazo artificial. O que você vai ter que fazer? Sacrificar o seu final de semana. E na segunda-feira estará tudo pronto. Só que agora, você está na realidade uma semana adiante do prazo e há até espaço até para melhorias.

Isso é claro, é uma questão meramente mental. Mas se você conseguir vencer essa barreira, um mundo de oportunidades e tranquilidade vai se abrir para você.

 

 

 

Lições aprendidas

 

 

 

 

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Ou talvez, você tenha algumas ideias ou sugestões de sua própria vivência.

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