Se você perguntar quem odeia prazos, a resposta vai ser provavelmente: Muita gente!
Mas se você perguntar, quem pode fugir de prazos, a resposta vai ser, também muito provavelmente, quase ninguém.
Prazos não são bons nem ruins por si só, mas a forma como você se relaciona com eles pode ser a garantia de uma carreira promissora ou a certeza de um desastre futuro.
Isso porque os prazos são importantes tanto na sua vida pessoal, quanto na sua carreira.
Neste artigo, vamos conversar sobre o por que os prazos são tão importantes, e entender as etapas práticas que você pode seguir para dar conta dos seus próprios prazos bem como ajudar outras pessoas a dar conta dos prazos delas.
Por que os prazos são importantes?
Normalmente, se você tem um prazo é por uma das seguintes razões.
- Para concluir um trabalho ou projeto. Sem um prazo é fácil atrasar ou esquecer uma tarefa. Prazos ajudam a evitar isso.
- Para planejar com antecedência: Os prazos nos ajudam a manter projetos complexos e de vários estágios nos trilhos.
- Para definir expectativas. Prazos deixam claro o que devemos entregar e quando. Isso significa que podemos assumir o controle do nosso trabalho, sem confusão.
Não cumprir prazos pode trazer uma série de consequências para sua carreira, prejudicando sua reputação e comprometendo suas possibilidades de crescimento profissional.
Também pode ser extremamente prejudicial academicamente. Perder prazos pode comprometer seus resultados numa disciplina, comprometer sua aprovação e até mesmo comprometer sua formação como um todo.
Se você quer cumprir seus prazos há duas áreas onde você deveria concentrar sua atenção:
- Gerenciando prazos
- Aprendendo a si gerenciar
1) Gerenciando prazos
Muita gente simplesmente aceita o prazo quando recebe um, mas os prazos são um tipo de coisa que precisamos considerar bem, antes de aceitá-los.
As pessoas geralmente subestimam quanto tempo leva para concluir uma atividade, então, na prática, acabam levando muito mais tempo do que imaginam para terminar, e é nesse momento que perdem prazos.
Outras vezes os prazos são definidos com uma antecedência desnecessária deixando eles muito apertados.
Qualquer que seja o caso tendemos a aceitar prazos para evitar conflitos ou talvez com medo de represálias.
Mas se você não cumprir os prazos isso vai pegar mal para você de qualquer forma, concorda?
Parece um beco sem saída, mas não é.
Então, a pergunta realmente é, o que você deve fazer antes de concordar com um prazo?
Aqui estão cinco passos a seguir para melhorar suas decisões:
Passo 1: Avalie o que é necessário
Primeiro, você precisa entender exatamente o que a tarefa envolve. Se o seu prazo for para uma tarefa ou projeto complicado, identifique e mapeie primeiro o trabalho que precisa ser feito.
O ideal seria que a pessoa que passou o prazo soubesse dimensionar ele para não sobrecarregar você, mas isso nem sempre vai acontecer, e você precisa fazer sua própria análise para chamar a atenção dessa pessoa caso o prazo não seja realista.
É melhor dar um limite antes de começar, do que uma série de desculpas depois que não conseguir dar conta da tarefa.
Passo 2: Obtenha os recursos certos
Em seguida, verifique se você tem o que precisa para fazer o trabalho sem problemas.
Você terá acesso às pessoas, ao suporte técnico, aos equipamentos, à capacitação, aos materiais necessários para dar conta da tarefa?
Se qualquer coisa dessas faltar, você provavelmente não vai cumprir o prazo dado. Se perceber que isso vai acontecer, é melhor sugerir um cronograma mais longo ou uma redução da qualidade ou quantidade de trabalho que você entregar. Faça isso imediatamente, antes de aceitar e começar a tarefa.
Passo 3: Problemas vão acontecer
Mesmo com todos esses cuidados e negociações, as coisas, simplesmente, nem sempre saem conforme o planejado, por isso é aconselhável tentar antecipar os possíveis problemas que podem acontecer.
Uma doença, um equipamento que quebrou ou mesmo uma nova tarefa mais importante que apareça no caminho.
Você precisa considerar como isso afetaria seu planejamento e se preparar para isso.
Se prepare com antecedência para esses imprevistos, deixei alguém de apoio para ajudar você se for necessário, ou mais simples ainda, negocie mais tempo para ter uma folga no caso de um imprevisto.
Passo 4: Planeje em detalhes
O próximo passo é criar um cronograma detalhado. Uma boa abordagem geralmente é dividir as tarefas em pequenos componentes e criar prazos para cada um.
Como resultado, você pode acabar percebendo que o prazo inicial não era suficiente. Tenha em mente que é muito melhor perceber isso na fase de planejamento do que quando o projeto estiver em andamento.
Ser capaz de ver como o futuro será, permite que você mexa no presente de forma a desenhar um futuro mais adequado.
Passo 5: Limitar os danos de um prazo perdido
Apesar de todo o seu trabalho duro e premeditação, você ainda pode perder um prazo.
Na realidade isso vai acontecer mais vezes do que você gostaria.
Mas quando acontecer, mantenha a calma e faça todos os esforços para administrar da melhor forma possível o prejuízo.
E principalmente, mantenha todo mundo que tenha interesse no que você está fazendo a par do que está acontecendo, EM TEMPO REAL. Não espere para avisar que não deu para cumprir um prazo depois do prazo passar.
Isso vai passar uma má imagem sua. Compartilhe os problemas à medida que acontecem. Talvez alguém sugira uma solução. E se não for o caso, ao menos todo mundo está ciente dos problemas e portanto da possibilidade do prazo não ser cumprido.
Lembre-se: Quando você compartilha os problemas que estão acontecendo, você compartilha responsabilidades, quando você justifica depois do problema ter acontecido e do prazo ter sido perdido, você está assumindo essa mesma responsabilidade para você.
Assim, se você não entregar no prazo, é porque ninguém que estava participando do processo conseguiu ajudar você, e portanto mais pessoas entenderão a situação.
Mas lembre-se que perder prazos é particularmente pior quando há outras pessoas que dependem de você. Logo lembre que depois de tomar todas as precauções possíveis você precisa assumir a responsabilidade, evitar dar desculpas e se concentrar em entregar o que foi acordado.
2 Aprendendo a si gerenciar
O outro fator importante para cumprir um prazo é você!
Se você tem a mentalidade certa, a autodisciplina e a organização, então você já está com meio caminho andado.
Mas considerar as ideias abaixo para ajudar você na hora de tomar decisões:
- Aprenda a dizer “não” se for necessário, ou no mínimo, pedir um tempo para analisar melhor o prazo antes de concordar.
- Adote uma atitude positiva em relação aos prazos, em vez de se ressentir deles. Os prazos podem ajudar você a atingir metas que, de outra forma, você poderia adiar.
- Não confunda “planejar” com “fazer”. Não importa quão bom seja um plano que você tenha, isso é tudo: um plano. Depois de tê-lo, coloque-o em ação .
- Faça bom uso do seu tempo. Evite tentar multitarefa, pois não é eficiente. E monitore o seu uso do tempo.
- Vença os comportamentos de auto-sabotagem. Se você sabe que você procrastina, por exemplo, encontre um modo de superar essa limitação.
- Há muitas pessoas que tudo de que precisam é um prazo para se sentirem motivadas para trabalhar. Se esse for seu caso, excelente. Mas se não for, tente encontrar uma outra motivação para dar conta dessa tarefa para a qual você tem um prazo. Pode ser a vontade de fazer um bom trabalho, de receber elogios, de ter reconhecimento ou apenas conseguir mais tempo livre para fazer as coisas que você gosta como recompensa.
- Se você tem tarefas que têm prazo no seu dia, torne um hábito começar seus dias por elas. Mesmo que não dê para terminar naquele dia, comece por elas. Comece com prazos pequenos para entrar no ritmo e vá aumentando para prazos maiores.
Ajudar os outros a cumprir prazos
Algumas vezes não foi você quem recebeu um prazo, foi você quem o definiu. Neste caso, apesar do problema ser de outra pessoa, a responsabilidade de ajudar essa pessoa ainda é sua.
Principalmente porque, com os conhecimentos que conversamos até aqui, você já será capaz de dar ótimas orientações para as pessoas que receberem prazos de vocês.
Pontos chave
Os prazos são essenciais para nosso crescimento pessoal e profissional.
Ao gerenciar prazos, considere o seguinte:
- Avalie o que é necessário.
- Obtenha os recursos certos.
- Permita que os problemas aconteçam e aprenda a gerenciá-los.
- Planeje tudo no maior número de detalhes que puder.
- Quando perder um prazo, corra atrás do prejuízo.
Sua própria atitude e mentalidade também desempenham papéis cruciais. Pense positivamente, faça bom uso do seu tempo e não perca tempo demais na fase de planejamento.