Aprenda a agendar atividades importantes para a hora certa do dia
Nem tudo que é urgente é importante, e muita coisa que é importante não é urgente.
Pagar uma conta de celular que vence hoje é urgente, claro, mas se você perder o vencimento pode sempre pagar amanhã com uma pequena multa.
Passar nas disciplinas de sua pós-graduação esse semestre é certamente importante, mas estudar o assunto de marketing nesse fim de semana não parece urgente, dá para deixar para depois. Certo? Só que não. Se deixar para depois pode não dar tempo de compensar o tempo perdido.
Todo mundo tem tipos de tarefas diferentes ao longo do dia, algumas regulares e rotineiras, muitas delas urgentes (pagar contas) – bem como tarefas mais importantes e de longo prazo que geralmente parecem menos urgentes (estudar para a pós-graduação).
Muita gente começa o dia com as tarefas urgentes.
Essas tarefas de rotina são um pouco chatas, então sua motivação é terminá-las e tirá-las de sua lista de tarefas o mais rápido possível.
Isso dá uma pequena sensação de progresso.
O raciocínio até faz sentido, resolvendo os problemas chatos a pessoa fica com o resto do tempo livre para se concentrar em coisas importantes como estudar, ler, pesquisar, planejar, etc.
Mas você pode ter um problema aqui.
E se você for uma pessoa matinal?
Uma pessoa matinal é uma pessoa que rende mais de manhã. Pensa com mais clareza, está mais focada, é capaz de se concentrar melhor e portanto produzir mais e com mais qualidade?
Se esse for seu caso, e você usar suas manhãs para tarefas sem importância, quando começar as tarefas realmente importantes de tarde, sua energia estará baixa e seu rendimento será inferior ao que você é capaz de oferecer.
E isso sem considerar que, TALVEZ, de tarde ainda apareçam outros IMPREVISTOS para atrapalhar seu foco.
Alguém que precisa de sua ajuda, um incêndio para apagar.
E nesse caso a catástrofe está completa!
Você vai terminar o dia sem terminar nada que é realmente importante para você, e para sua carreira, ou pior ainda, vai ter que trabalhar de noite quando a exaustão já tomou conta de seu corpo e mente.
Para evitar que isso aconteça com você, você precisa aprender a agendar as coisas importantes do seu dia para os horários do dia em que você rende mais.
Vamos ver agora exatamente como você pode fazer isso.
Etapa 1: encontre seus horários de pico
Cada um de nós tem um “horário de pico” diferente ou horário de maior energia durante o dia.
Algumas pessoas são matutinas.
Outras têm mais energia no meio da tarde.
E algumas pessoas se sentem melhor à noite.
A maioria das pessoas sabe instintivamente quando são seus tempos de “alta” e quando são seus tempos de “baixa”.
E você provavelmente não tem apenas um.
Algumas pessoas se sentem bem de manhã, desanimam à tarde e voltam a se sentir bem novamente no início da noite.
Se você não tem certeza de quando seus horários de pico são, passe alguns dias avaliando seu nível de energia.
Veja um exemplo a seguir no gráfico abaixo:
Na vertical você tem seu nível de energia que claro vai de zero até 100%.
E horizontal você tem a hora do dia, no caso, das 6 horas da manhã até as 10 horas da noite.
Tudo que você tem que fazer é a cada hora do dia marcar como está se sentido.
E no final do dia ligue os pontos e veja qual o intervalo do dia em que você está se sentindo melhor.
Faça isso durante alguns dias e logo vai ficar claro para você em que momentos do dia você deveria se dedicar às tarefas mais importantes.
Se você fizer esse monitoramento por algumas semanas vai perceber também os melhores e os piores dias da sua semana.
Normalmente:
- As segundas-feiras costumam ser os dias mais ocupados da semana.
- As terças-feiras são o dia mais produtivo da semana.
- À medida que o fim de semana se aproxima, a produtividade geralmente cai.
- Sexta-feira é geralmente o dia menos produtivo, porque você já se cansou do trabalho da semana e tudo que quer é descansar um pouco.
Isso não é verdade para todo mundo, mas é geralmente verdade para a maioria das pessoas.
Etapa 2: analise suas tarefas
Você provavelmente tem várias tarefas de trabalho que são rotineiras, como fazer chamadas telefônicas, verificar e-mail, olhar suas mensagens instantâneas , fazer pagamento, etc.
Existem aquelas atividades que precisam de muita criatividade, como preparar uma apresentação para o trabalho.
Ou aquelas que consomem muita energia, como fazer ligações de vendas, ou preparar os detalhes para a realização de um evento.
E há ainda aquelas tarefas que exigem muita concentração, como editar ou escrever algum texto.
Você precisa colocar suas tarefas em categorias.
Faça uma lista de suas tarefas regulares e classifique-as em categorias apropriadas.
Alguns exemplos de categorias são:
- Rotina;
- Criativo;
- Alta concentração;
- Energia alta.
Mas sua realidade vai ditar quais as categorias que atendem você.
Feito isso você pode passar para a próxima etapa.
Etapa 3: identificar fatores externos
Você precisa se perguntar se existem fatores fora de seu controle que podem afetar sua capacidade de dar conta de suas tarefas.
Por exemplo:
- Disponibilidade de colegas-chave: certas atividades exigem que você se encontre com pessoas que trabalham apenas pela manhã ou estão em um fuso horário diferente?
- Níveis de ruído no escritório: se você precisa fazer um trabalho de alta concentração em um ambiente aberto, isso é mais fácil no início, ou talvez no final do dia, quando as coisas estão mais silenciosas?
- Disponibilidade de recursos: você precisa trabalhar em sistemas ou equipamentos quando eles são menos usados?
- Disponibilidade do cliente: você pode preferir fazer ligações de vendas de alta energia à tarde, mas se o tipo de cliente que você está segmentando estiver frequentemente ocupado nesse horário, será necessário ajustar sua agenda.
Tudo isso afeta sua capacidade de se planejar e deve ser levado em consideração.
Etapa 4: alocar tarefas para horários
De posse de todas essas informações você será capaz de alinhar suas tarefas com os momentos em que você está com níveis maiores ou menores de energia.
Agende tarefas criativas ou de alta concentração para seus horários de pico de energia e planeje tarefas comuns ou rotineiras para seus horários de inatividade, onde sua energia está baixa.
Por exemplo, se sua energia é baixa no começo da manhã, então nesse horário você deveria se concentrar em tarefas comuns, como verificar e-mails, retornar chamadas telefônicas e outros trabalhos de rotina.
Se lá pelas 10:00 você já está melhor, então esse é horário para começar as coisas realmente importantes do seu dia.
Digamos que depois do almoço sua energia baixou novamente, e só vai voltar do meio da tarde em diante. Então é novamente hora de começar com coisas simples, repetitivas, menos importantes, e deixar as tarefas mais importantes que ainda não foram concluídas para o o meio da tarde em diante.
Quando você programa seu dia em torno de seus ciclos de energia, você garante que está dando o melhor de si para suas tarefas mais importantes.
Fique de olho na sua alimentação ela pode ter um grande efeito na sua energia
Sua dieta pode afetar muito sua produtividade:
- Uma xícara de chá ou café forte pode ajudar a aumentar seu nível de energia e seu ânimo quando você está em um ponto baixo. No entanto, os efeitos da cafeína geralmente são de curta duração e podem trazer seus próprios riscos à saúde.
- Muitas pessoas podem se recuperar de uma baixa de energia com um pequeno lanche durante o dia na hora certa. Lanches podem ser uma ótima maneira de você se re-energizar. Mas experimente um lanche leve, como frutas frescas, iogurte ou nozes. Uma fatia de bolo de chocolate está mais na categoria de sobremesa.
- Se você estiver com pouca energia depois do almoço, pode estar comendo demais. Quanto mais você comer, mais tempo vai demorar para digerir sua refeição, e nesse intervalo seu corpo vai desacelerar para esperar que digestão termine. Para manter a energia, faça uma refeição mais leve, como uma salada, e faça mais lanches durante as manhãs e as tardes.
- Muitas pessoas não bebem água suficiente durante o dia. A desidratação pode fazer você sentir cansaço e lentidão. Certifique-se de beber bastante água para manter sua energia.
Pontos chave
Todos nós temos momentos durante o dia em que nossa energia está alta e momentos em que nossa energia está baixa.
Podemos melhorar a qualidade de nosso trabalho – e nossa produtividade – agendando estrategicamente tarefas que se encaixam nesses altos e baixos.
Analise quando sua energia está alta e quando está baixa, e também quando seu ambiente é propício para trabalhar em tarefas de alta energia e quando não é.
Programe tarefas criativas ou de alta energia quando tiver a energia e o ambiente certo para trabalhar nelas.
Durante os momentos de baixa de energia, concentre-se em tarefas mais fáceis ou rotineiras.