Se você trabalha presencialmente tem que lidar com coisas como telefonemas, visitas inesperadas, gente parando para conversar.
Se você trabalha remotamente as interrupções podem vir de lugares completamente diferentes como entregas à sua porta, cães latindo, crianças, videochamadas, mensagens instantâneas.
Ou seja, quer você trabalhe presencialmente ou remotamente as interrupções vão sempre estar lá e vão comprometer sua produtividade, ameaçar seu foco e destruir seus prazos, se você não aprender a lidar com elas.
Se isso não for controlado, a falta de atingimento de nossas metas pode trazer sentimentos de cansaço, frustração e culpa.
Esses sentimentos tornam-se interrupções em si mesmos, sobrecarregando ainda mais nossos dias.
Neste artigo, vamos conversar sobre 10 estratégias que você pode usar para minimizar as interrupções, atingir seus objetivos na vida pessoal, profissional e acadêmica.
Quanto tempo leva para reorientar depois de ser interrompido?
Uma interrupção pode ter dois grandes efeitos negativos sobre você:
Primeiro, uma interrupção faz com que você perca sua linha de raciocínio naquilo que está fazendo.
E pode levar tempo até você voltar ao ponto em que estava. Já aconteceu de você interromper uma tarefa de depois quando tentou voltar pensar “onde é que eu estava mesmo?”. Isso foi tempo perdido.
Em segundo lugar, uma interrupção pode ser tudo que você precisa para prestar atenção em outra coisa e perder o foco do que está fazendo. Provavelmente já aconteceu de você dar uma pequena olhadinha no celular e depois de 30 minutos perceber que perdeu completamente o foco.
Lá se foram 30 minutos, lá se foi sua meta do dia.
E qualquer que seja o caso acima ao perder foco você também perde qualidade. Os seus resultados não serão tão bons quanto seriam se você tivesse mantido a concentração.
Mas não confunda Interrupção com Distração.
Definição de interrupções – o que é uma interrupção e o que não é?
Quando algo nos faz perder de vista o que estamos fazendo, isso pode ser definido como uma distração. Uma interrupção é um tipo de distração que deliberadamente chama nossa atenção.
Um exemplo disso acontece quando uma pessoa liga para você no meio de uma tarefa.
Mas é importante observar que há uma distinção entre interrupções válidas e inválidas .
Às vezes, as interrupções fazem parte do nosso trabalho. Se você foi a pessoa responsável por preparar o material para uma apresentação da equipe na faculdade e ficou de receber contribuições de outras pessoas da equipe, é certo que precisará estar disponível para contatos. Esse tipo de interrupção é justificada.
Mas sejam justificadas ou não, se você está sentindo a sobrecarga das interrupções e está lutando para se concentrar, vamos conversar sobre algumas estratégias para ajudar você a gerenciar qualquer tipo de interrupção que surja em seu caminho.
Lidando com interrupções
A chave para gerenciar interrupções é saber quais são e se são necessárias, e planejá-las em sua programação diária. Com essas 10 dicas, você pode fazer exatamente isso:
- Mantenha um registro de interruptores
Interruptores são aquelas coisas ou pessoas que interrompem você ao longo do seu dia.
Anotar toda vez que há uma interrupção vai ajudar você a perceber mais facilmente quaisquer padrões que surjam e, em seguida, decidir o melhor curso de ação para lidar com essas interrupções.
Para ter esse controle tudo que você precisa é registar
- Quem ou o que interrompeu você.
- A data e hora em que aconteceu.
- Uma breve descrição de qual foi a razão da interrupção
- Se ela foi uma interrupção válida ou não.
- Se o assunto era urgente ou não.
Veja um exemplo desse tipo de controle:
| Pessoa | Data e hora | Descrição da interrupção | Válido? | Urgente? |
| Albertson | 20/04/2023
15:00 |
Entrou em contato para enviar sua parte do seminário | Sim | Não |
| Mathilda | 21/04/2023
23:00 |
Ligou para conversar sobre a festa do final de semana | Não | Sim |
| Albertson | 22/04/2023
16:00 |
Entro em contato para repassar as orientações da professora | Sim | Não |
| Mathilda | 23/04/2023
23:50 |
Precisava me contar que Marcondes acabou o namoro | Não | Sim |
Vê como fica claro que Albertson tem me interrompido com coisas importantes, enquanto Mathilda tem me feito ir dormir tarde sem necessidade?
Que tal você tentar?
Faça esse registro de interrupções por pelo menos uma semana e depois veja que tipo de lições você consegue tirar dele.
Ao manter o registro, você pode entender melhor suas interrupções diárias e montar estratégias de como lidar com elas.
Como vimos as interrupções válidas são importantes e portanto precisamos ter tempo para dar atenção a elas. Enquanto as interrupções inválidas consomem nosso tempo e prejudicam nosso planejamento, assim precisamos bloqueá-las ou mesmo eliminá-las.
Vamos ver como fazer isso.
- Traga os conceitos de Disponível e Indisponível para sua vida
Estabeleça horários em que você tem disponibilidade para conversar com as pessoas.
Divulgue esses horários.
Você precisa acostumar as pessoas com o fato de que o acesso a você não é imediato e que elas precisam se programar.
Isso tem muito a ver com ter a coragem de impor limites pois nem todo mundo faz isso e as pessoas precisarão de tempo para se acostumar.
Isso vale para as pessoas que trabalham com você, pessoas que estudam com você, sua família e suas amizades.
Limite o número de pessoas com quem você conversa frequentemente e use o tempo que vai ganhar com isso para se concentrar na realização de suas metas pessoais.
Simples, mas eficaz: deixe as pessoas saberem quando você está disponível – e quando não está.
No entanto, não abuse do “tempo indisponível” e certifique-se de que as pessoas saibam que podem interromper você se for absolutamente necessário. Isso é especialmente importante para quem trabalha de casa.
- Reserve um tempo para imprevistos
Não tem como você prever imprevistos. Eles são imprevisíveis. Mas o problema deles é que quando acontecem eles podem comprometer toda a programação do seu dia.
Um modo de evitar que isso aconteça é deixar um espaço em sua agenda para imprevistos.
Se você estiver livre das 14:00 às 17:00 horas, não encha essas 3 horas de atividades. Isso porque se houver um imprevisto você não terá folga. Que tal deixar 30 minutos em aberto.
Assim se um imprevisto acontecer você terá 30 minutos para resolvê-lo, e se nada acontecer agora você tem 30 minutos para fazer o que quiser.
- Aprenda a dizer “não”
Se seu dia já está cheio de tarefas. Se algo não é da sua responsabilidade. Se isso não é importante no momento. Se der para fazer depois.
Em qualquer das situações acima não tem problema de dizer NÃO.
Dizer SIM para tudo é uma receita para o fracasso.
Todo mundo adora quem diz SIM para tudo, mas quando essa mesma pessoa começa a falhar em entregar resultados, TODO MUNDO ACABA FALANDO MAL DELA.
Portanto, não seja essa pessoa que todo mundo gosta até não gostar mais.
Aprenda a dizer NÃO.
Fica mais fácil dizer não quando temos clareza de quais são nossos objetivos, logo, quando estiver na dúvida entre o SIM e o NÃO se faça essa pergunta:
“Se eu dizer SIM para isso estou dizendo não para algo importante para MIM?”
Se para ajudar alguém você tiver que se prejudicar talvez não valha a pena.
Nesses casos você pode responder de forma cortês e sincera mas também transparente com algo como:
“Estou trabalhando com um prazo muito apertado em um projeto importante agora. Então, desculpe, mas não posso entrar e ajudar desta vez.”
E lembre-se o NÃO é para a tarefa, não tem nada a ver com a pessoa.
- Usa a tecnologia a seu favor
Um pouco de planejamento pode fazer muito para controlar aquelas interrupções que vem da tecnologia.
Não deixe que distrações, como as mídias sociais, se tornem interrupções enquanto trabalha.
Desative todas (ou quase todas) as notificações do seu smartphone, silencie os canais de mensagens instantâneas.
Você só precisa fazer isso naqueles momentos que precisa se concentrar. As chances de produzir algo de qualidade ao mesmo tempo em que navega nas redes sociais e conversa com várias pessoas é pouco provável.
Dica: Use a regra 321 para dar conta de suas mensagens
3 – Três vezes por dia
21 – Tire 21 minutos de cada vez para ler suas mensagens.
Depois de 21 minutos pare e volte para suas outras atividades. Vinte e um minutos talvez não seja suficiente para você ver todas as suas mensagens, mas é tempo de sobra para você se concentrar naquelas que realmente são importantes. O resto fica naturalmente para depois.
- Enfrente as interrupções inevitáveis
Apesar de todos os cuidados que falamos até aqui, às vezes há interrupções que você simplesmente não consegue controlar.
Você pode até não ser capaz de controlar a interrupção, mas pode perfeitamente minimizar seus efeitos e sua duração.
Logo, se alguém interromper você com alguma solicitação você pode dizer algo como:
“Estou com muita coisa para fazer, mas posso lhe dar cinco minutos para falarmos sobre isso agora”
Novamente, se você adotar essa postura algumas pessoas podem até achar estranho num primeiro momento, mas se você adotar essa postura consistentemente, as pessoas vão passar a respeitar seu modo de lidar com interrupções.
Se não for possível chegar a uma solução em cinco minutos, encontre um outro momento para vocês conversarem sobre o assunto em mais detalhes.
A vantagem disso é que muitas vezes, essa pessoa pode acabar resolver o problema sozinha antes de se encontrar com você.
- Seja autoconsciente
Lembre que o que conversamos aqui não tem a ver com você se tornar uma pessoa inacessível que não tem tempo para ajudar ninguém.
O que conversamos aqui tem a ver com você se tornar uma pessoa que sabe o valor do seu tempo e quer usá-lo para atingir seus objetivos pessoas.
Uma pessoa que está disponível para todo mundo desde que essas pessoas respeitem os espaços que você cria ao seu redor.
Pontos chave
Se as interrupções continuarem roubando seu tempo e energia, ou empurrando você para fora do cronograma, você precisa identificar quais são seus interruptores e enfrentá-los em sua programação diária.
Para fazer isso:
- Mantenha um Log de Interruptores.
- Traga os conceitos de Disponível e Indisponível para sua vida.
- Reserve um tempo para imprevistos.
- Aprenda a dizer NÃO.
- Usa a tecnologia a seu favor
- Enfrente as interrupções inevitáveis
- Seja autoconsciente.