Apesar entendermos o valor do planejamento e da preparação, muitas vezes deixamos de priorizar o planejamento onde é mais importante: nosso dia a dia. 

Falhar em planejar nossas manhãs com um plano claro do que iremos fazer é o mesmo que planejar falhar.

Apesar de nossos sonhos estarem meses ou anos à frente, o que fazemos a cada dia – os hábitos que adotamos, as tarefas que concluímos e as coisas que priorizamos – é aquilo que transforma esses sonhos em realidade.

Podemos nos safar se um ou dois ou três dias ao longo do mês passam sem propósito. Mas quando o número de dias em nossas vidas sem metas são numerosos, acabamos perdendo nossos objetivos e nos perguntando para onde está indo nosso tempo e nossas vidas.

Para evitar que seus dias sejam cheios, mas pouco produtivos, você precisa adotar um ritual de planejamento diário.

Nas próximas seções vou explicar como planejar seus dias de forma mais sistemática, de tal forma que você se aproxime cada vez mais de seus objetivos.

Alguns pouco minutos investidos em planejamento pode economizar horas de trabalho e resultados para você.

IDEIA 1 – TORNE PLANEJAR UM HÁBITO

Faça o que fizer, só não espere pela motivação. Motivação é muito irregular. Depende de seu humor. De fatos fora de seu controle. 

Você precisa de algo mais concreto e confiável para planejar sua vida.

É aqui que um ritual diário entra. Haverá dias em que você vai sentir toda a energia do mundo para fazer sua lista de tarefas e começar a resolver uma a uma. Mas isso é a exceção. 

Na maioria dos dias precisamos fazer as coisas mesmo quando o cansaço nos atinge. Quando preferimos continuar na cama, ou sair com os amigos.

Superar essas dificuldades quando encaramos nossos dias com um plano já traçado.

Portanto para começar, defina a hora em que você vai se dedicar para seu planejamento diário. Reserve este horário todos os dias. E principalmente no começo seja fiel a esse horário para que ele se torne natural.

Para aumentar suas chances é interessante atrelar o planejamento diário a algo que você já faz regularmente:

• Talvez fazer o planejamento logo antes de sair para  a academia.

• Talvez planejar o dia antes de ir almoçar.

A consistência, nesses momentos iniciais de implantação desse novo hábito de planejar fará toda a diferença. Se você persistir por tempo suficiente, em breve a recompensas virão. Com elas você sentirá sua vida mais organizada, focada e com o tempo planejar seu dia se tornará uma segunda natureza.

IMPORTANTE: Mantenha seu hábito de planejamento diário nos fins de semana. Talvez no final de semana você não vai ter que planejar coisas relacionadas ao trabalho ou aos estudos, mas se o planejamento começar a fazer parte do seu dia a dia 7 dias por  semana, mas rápido ele se tornará inconsciente.

IDEIA 2 – TENHA UM OBJETIVO EM MENTE

Uma coisa é tornar seu planejamento diário um hábito outra diferente é garantir que seu plano está realmente avançando em direção a seus objetivos. 

Use o tempo que você reservou para o planejamento diário,  para garantir que suas tarefas diárias estejam alinhadas com seus objetivos de longo prazo.

Nem tudo que você faz num dia tem que necessariamente estar alinhado com algum projeto maior. Levar o lixo para fora de casa não tem que ter uma relação com seu projeto de viajar para o exterior daqui há 1 ano.

Mas ao menos algumas das ações do seu dia deveriam ter um propósito maior, um objetivo mais específico. Passar seus dias executando tarefas operacionais é o caminho mais rápido para a desmotivação.

Logo é importante planejar bem seus dias e aqui estão algumas etapas para chegar lá:

#1: CONSTRUA TAREFAS EM FUNÇÃO DE SEUS OBJETIVOS

Divida seus objetivos em tarefas diárias. 

Se seu objetivo é emagrecer em  6 meses então isso pode gerar uma série de tarefas diárias, como andar por 30 minutos na praça perto de casa três vezes por semana, ou beber 2 litros de água todos os dias. 

Se seu objetivo é vender doces uma tarefa poderia ser entrar num curso, e outra poderia ser comprar os ingredientes para o primeiro experimento.

O objetivo é onde você quer chegar. As tarefas são o caminho que você precisa seguir para chegar lá.

DICA: Se você já tentou fazer isso e a lista de tarefas é tão grande que não tem como terminar o dia cumprindo todas elas, é hora de considerar que talvez você tenha objetivos demais em sua vida. Considere se concentrar num número menor de metas que são mais importantes para você. Na prática, qualquer coisa mais que três metas importantes para seu dia já começa a ser difícil de cumprir. Não foque na quantidade, se concentre na qualidade.

#2: TENHA SEMPRE UMA VISÃO PANORÂMICA DO QUE VEM PELA FRENTE

Ao planejar seu dia, tenha um olho no dia e o outro na semana. É natural que você tenha múltiplos objetivos, cada um deles com várias tarefas associadas a eles e apenas algumas horas no seu dia para dar conta de tudo isso.

Nem sempre você vai conseguir da conta de todas as tarefas associadas a um objetivo num único dia. E aí é que entram os outros dias e o poder do efeito composto. Distribua suas tarefas ao longo de vários dias. Eventualmente o objetivo será alcançado.

Inclusive alguns objetivos precisam dessa divisão.

Se você quer correr uma maratona não adianta correr 10 quilômetros num único dia. Você só vai se ferir, vai ter que começar com 500 metros todos os dias, e ir aumentando dia a dia.

É por isso que você tem que ter sua semana em mente quando for planejar seu dia. Isso vai ajudar você a perceber que tarefas devem ser executadas em que dias.

Dividindo sua carga de trabalho, você torna seus objetivos mais atingíveis.

#3: COLOQUE O MAIS IMPORTANTE PRIMEIRO

Tarefas que vão nos ajudar a conquistar nossos objetivos de médio e longo prazo deveriam ser mais importantes do que qualquer outra certo?

No entanto, geralmente são essas que deixamos para o final do dia e que acabam não sendo feitas. 

Uma das principais razões para isso é devido ao fato de começarmos nossa lista de tarefas com seus compromissos marcados, reuniões obrigatórias, prazos urgentes e, só em seguida, tentarmos ajustar aquelas tarefas ligadas à nossos objetivos. 

Isso faz com que no final do dia nos perguntemos porque fomos para aquela reunião sem importância ao invés de cuidarmos de algo que realmente é importante.

A resposta é começar o dia tentando encaixar as tarefas associadas a projetos primeiro.

O que vai acontecer é que ao tentar encaixar a tarefa na sua agenda você vai se deparar com aquela reunião agendada, e quando comparar ela com a importância da sua tarefa vai ver que é melhor tentar desmarcar, ou sair fora dela para concluir essa tarefa que é  bem mais importante para seu futuro.

Você assim prioriza tarefas importantes para seus objetivos de vida primeiro, e depois todas as outras.

No final, você vai acabar com tarefas que precisam ser feitas, mas não são importantes para seus planos futuro. No entanto, vai ter se certificado de que eles não estão ocupando mais do seu tempo e energia, do que o necessário.

IDEIA 3 – TENHA UMA PRIORIDADE DIÁRIA

Uma coisa muito comum é nós começamos nossas manhãs com dezenas de coisas que precisamos fazer até o final do dia, apenas para perceber que, no final do dia, que fizemos muito poucas delas. E para piorar, nenhuma dessas foi realmente importante. Nenhuma delas tem um impacto relevante nos nossos planos futuros.

Nos prometemos fazer diferente no dia seguinte, só que no final do dia seguinte é tudo igual.

A solução para isso é na realidade muito simples, apesar de contra-intuitiva.

Comece seus dias com apenas

uma grande tarefa em mente.

Observe que não estou dizendo para só fazer uma única coisa ao longo do dia. O que estou dizendo é que todo dia dentro da sua lista de tarefas você deve ter um tarefa que você considera mais importante que todas as outras juntas.

Uma tarefa que está ligada a algum dos seus objetivos.

Seu compromisso pessoal é que até o final do dia, não importa o que aconteça, ao menos essa tarefa terá de ser feita, mesmo que não faça mais nada.

Com o passar dos dias as tarefas importantes concluídas vão se somando e quando menos esperar você atingiu um de seus objetivos. 

E de objetivos em objetivos, sua vida caminha no sentido dos seu planos ao invés de se arrastar nas tarefas diárias sem

IDEIA 4 – ESCOLHA UM MÉTODO DE PRODUTIVIDADE PARA PLANEJAR SEUS DIAS

Existem muitos métodos que podem ajudar você a planejar mais sistematicamente seus dias. E assim aproveitar melhor seu tempo na hora de executar suas tarefas. 

Abaixo estão 4 dos mais populares métodos para ajudar você a lidar com suas tarefas e ideias de como usá-los para o planejamento diário. 

Encontre o método de produtividade que funciona melhor para você.

#1: ENGULA ESSE SAPO

Esse método, criado por Brian Tracy é na realidade uma ideia. A ideia de identificar uma tarefa importante para o dia e começar seu dia  por ela. Este é o método para usar com sua tarefa prioritária do dia que falamos acima. Curiosamente, às vezes, a tarefa mais importante do nosso dia é a tarefa que mais queremos evitar. Por que é chata, porque é difícil, porque não é interessante. Daí o nome, Engula esse sapo. 

Essa pode ser a tarefa que parece grande demais para ser realizada ou aquela que nos deixa desconfortáveis. Não importa, comece por ela imediatamente antes que você tenha a chance de procrastinar.

DICA: Não só coloque essa tarefa no topo de sua lista, de preferência a primeira do dia se possível e atribua um horário para ela.

#2: A TÉCNICA DO POMODORO

A Técnica do Pomodoro agrada mais quem gosta de tirar blocos de tempo sem interrupções  para se concentrar em algo. Este método foi desenvolvido no final dos anos 1980 por Francesco Cirillo.

O método funciona assim:

1. Obtenha um cronômetro.

2. Defina o cronômetro para 25 minutos e concentre-se em uma única tarefa até que o cronômetro toque.

3. Quando sua sessão terminar, marque um pomodoro e registre o que você completou.

4. Faça uma pausa de cinco minutos.

5. Defina novos 25 minutos e continue de onde parou;

6. Após quatro intervalos de 25 minutos,  faça uma pausa mais longa, de 15 minutos e depois comece tudo de novo..

Para planejar seu dia com a técnica Pomodoro, estime quantos pomodoros (sessões de trabalho de 25 minutos) você precisará para completar cada tarefa em sua lista. 

Este método força você a considerar quanto tempo levará seu trabalho e a planejar adequadamente.

DICA: Você pode usar a Técnica do Pomodoro para todas as tarefas do seu dia. Mas se não quiser ou não puder, tente usá-la ao menos para a sua tarefa prioritária.

#3: BLOQUEIO DE TEMPO

A ideia por trás do bloqueio do tempo é você dividir seu dia em blocos de tempo com hora certa para começar e terminar. 

Em seguida, trabalhe sem distração e dedique cada bloco de tempo para completar apenas uma tarefa ou conjunto de tarefas específico.

Diferente da Técnica do Pomodoro, onde você pode dedicar infinitas seções de concentração para uma única tarefa, o bloqueio do tempo define um período de tempo limitado para uma tarefa. Quando terminar terá de esperar a próxima oportunidade para continuar de onde parou.

Por exemplo você pode bloquear segundas, quartas e sextas para estudar inglês das 8:00 às 9:00 horas.  Assim toda segunda, quarta e sexta você estuda uma hora de inglês e é isso. O que não consegui terminar passa automaticamente para o próximo bloqueio de tempo.

Para algumas tarefas você vai perceber que bloqueou tempo demais, para outras tempo de menos. 

Aprenda e ajuste seu planejamento e em breve estará aproveitando seu tempo ao máximo.

Assim,  da mesma forma como a técnica Pomodoro, o bloqueio de tempo vai ajudar você a entender quanto tempo suas tarefas consomem do seu dia.

#4: A MATRIZ DE EISENHOWER

A Matriz de é uma técnica de priorização. Ela força você a considerar a urgência e a importância de cada tarefa, em vez de apenas fazer o que é mais urgente, ela leva você a considerar o que é mais importante num determinado momento 

Este método divide as tarefas em quatro quadrantes e sugere como devemos lidar com as tarefas que se enquadram em cada um:

• Tarefas “Urgentes e Importantes” devem ser concluídas imediatamente;

• Tarefas “Não Urgentes e Mas Importantes” devem ser agendadas em sua lista de tarefas ou calendário

• Tarefas “urgentes e sem importância” devem ser delegadas a outra pessoa.

• Tarefas “Nem urgentes e nem importância” devem ser excluídas

Para começar, elabore sua lista com todas as tarefas do seu dia. Em seguida, classifique-os nas quatro categorias de “Urgente e importante”, “Não urgente e importante”, “Urgente e sem importância” e “Não urgente e sem importância”. 

Depois de ter essas categorias, resolva as tarefas na seguinte ordem:

• Faça

• Agende

• Delegue

• Exclua

Com o tempo, esse processo se tornará uma segunda natureza e você naturalmente elaborará uma única lista de tarefas com apenas tarefas “Urgentes e importantes” e “Não urgentes e importantes” em sua lista.

Existem muitos métodos de produtividade que podem ajudar você a passar para o próximo nível. Quer seja algum desses que mencionei, ou um outro qualquer, o importante é que você encontre o método de produtividade que funciona melhor para você e coloque em prática.

IDEIA 5 – SELECIONE SUA FERRAMENTA DE BATALHA

Agora que você já entendeu a importância do planejamento diário, e conheceu técnicas que podem ajudar você a planejar e executar melhor é hora de escolher sua ferramenta para essa batalha.

Entre aplicativos e papel e caneta aqui estão suas alternativas mais populares:

#1: GERENCIADORES DE TAREFAS

Um gerenciador de tarefas é um aplicativo que você pode usar no computador ou no celular onde você pode registrar e consultar sua lista de tarefas de qualquer lugar, a qualquer momento.

Os aplicativos de listas de tarefas têm a vantagem de manter tudo em um só lugar e acessível de qualquer lugar. 

Você pode mover facilmente as tarefas de um dia para outro caso seus planos mudem.

Alguns exemplos são:

• Todoist (Meu preferido)

• Any.Do

• Google Tarefas

Mas há muitos, muitos mais.

#2: UMA LISTA DIGITAL

Os gerenciadores de tarefas são aplicativos complexos que tem funções que vão muito alemo de apenas anotar suas tarefas. Você pode agendar datas e horas, definir prioridades e muito mais. 

Mas se você não gosta de um gerenciador de tarefas mais completo, mas ainda quer uma solução digital, considere ferramentas menos especializadas que você provavelmente já usa no dia-a-dia em casa e no trabalho.

Uma planilha eletrônica ou um documento digital podem resolver o problema perfeitamente.

Planejar o seu dia tem a ver com saber o que tem que ser feito e fazer.

#3:  CALENDÁRIOS 

  Usa calendários como gerenciadores de tarefas não é um boa ideia. Mas se sua intenção é apenas ter uma lista do que quer fazer num determinado dia um calendário pode ser um bom começo.

E o calendário pode ser de papel ou eletrônico.

Se for eletrônico o Calendário do Google é minha recomendação pois além de ter os recursos de qualquer calendário digital ele se comunica com toda a plataforma de recursos do Google e isso pode lhe dar muita agilidade no seu dia a dia.

#4: USE UM PLANNER

Os planners podem ser agendas muito simples, com várias folhas em branco para você escrever o que quiser. Ou muito complexos com espoço para anotar sua tarefas, suas metas, seus objetivos, seu progresso, suas dificuldades e muito mais.

Independente do planner, para os táteis entre nós, que gostam de tocar e escrever essa é uma ótima opção. Não tem nenhuma das vantagens dos aplicativos eletrônicos que permite  gerenciar as tarefas cadastradas lá com agilidade, mas há algo de intimista em escrever, corrigir, transferir suas metas ao longo dos dias. 

Se essa pessoa for você, planners são sua resposta.

IDEIA 6 – PROTEJA SUAS METAS DIÁRIAS

Mesmo com um plano sólido e a melhor das intenções, é difícil concluir todas as nossas tarefas do dia. 

Há as distrações das redes sociais. Colegas de trabalho. Convites para festas. Problemas de última hora.

Essas interrupções quebram nosso foco e nos forçam a nos concentrar em itens não planejados.

Infelizmente, essas interrupções podem se transformar em dias improdutivos e semanas ineficazes. 

Como consequência, acabamos pensando que o planejamento diário não funciona e desistimos de planejar.

Nossos nossos dias nunca serão exatamente como planejamos, mas isso não significa que não valham a pena planejá-los. 

Aqui estão algumas estratégias que vão ajudar você a fazer mais do que foi planejado.

#1: ELIMINE DISTRAÇÕES

 se a maior parte do seu trabalho for feito com um computador, tente eliminar ao máximo distrações, pois elas vão facilmente afastar você  de seus objetivos do dia.

Trabalhe com a maioria dos programas da área de trabalho fechados, com o mínimo de guias abertas, o telefone no modo silencioso e as notificações desligadas.

Use programas de computador e celular para bloquear em determinados horários os aplicativos que mais distraem você.

#2: MONITORE SEU TEMPO

Talvez você pense que sabe como você distribui seu dia. Mas talvez você se surpreenda com quanto tempo efetivamente passar em certos aplicativos.

E simplesmente descobrir isso pode fazer você repensar se quer realmente passar tanto tempo assim do seu dia em um único aplicativo.

Instale e seu computador, mas principalmente celular um aplicativo de monitoramento de uso de programas e diariamente veja qual deles  consumiram mais seu tempo.

E se não gostar do que vir, tome um atitude em relação a isso.

#3: AVALIE SUA PRODUTIVIDADE CONSTANTEMENTE

Defina ao longo do dia vários momentos onde você para e analisar o que produziu até aquele momento. 

Avalie:

Me sinto feliz com o que fiz até agora?

A forma como usei meu tempo até aqui é a melhor possível?

Tem como eu fazer melhor?

Verifique regularmente se você está caminhando no sentido de seus objetivos.

#4: ADAPTAÇÃO É A PALAVRA CHAVE

Avaliar sua produtividade constantemente vai ajudar a reconsiderar seus planos anteriores e fazer os ajustes necessários.

Ao longo do dia muitos imprevistos podem comprometer o que você havia planejado inicialmente e continuar cegamente pode não fazer sentido nenhum.

Paradas para se adaptar aos acontecimentos do dia, re-agendar e re-programar tarefas, são essenciais para você manter sua produtividade em alta.

CONCLUSÃO: CUIDE COM CARINHO DO SEU PLANEJAMENTO

Até aqui você:

• Transformou o planejamento do seu dia em um hábito;

• Traduziu seus objetivos de longo prazo em tarefas viávei;

• Escolheu um método de produtividade;

• Selecionou sua ferramenta preferida. 

Tudo pronto. Mas cuidado. Esse método não é um objeto inanimado. Está mais para um ser vivo. 

Reserve algum tempo para regularmente analisar o que está funcionando e principalmente o que não está funcionando para ser capaz de fazer os ajustes que se façam necessários.

Uma vez por semana faça uma revisão geral de tudo que planejou para os próximos dias. Reagende tarefas que vinham sendo prorrogadas indefinidamente. Reveja a necessidade de algumas delas.

Você vai precisar experimentar até encontrar a versão dessa metodologia que realmente faça diferença em sua vida.

Ao planejar seu dia, busque consistência e flexibilidade. 

Ao se concentrar nos seus dias, você na realidade está construindo semanas, meses e anos mais tranquilos, focados e construtivos.

Ao se concentrar no que realmente precisa se feito hoje, você garante que os planos futuros venham a se concretizar.