Você sabe que o que faz dia após dia está diretamente ligado ao seu sucesso futuro.
Com isso em mente você planeja suas tarefas para ajudar você a atingir seus objetivos de vida.
As tarefas aumentam de dia para dia, mas sua sensação de que não está fazendo o suficiente aumenta dia após dia também.
Parece familiar?
Isso é decorrente do fato de que o sucesso não é apenas fazer mais coisas (embora não haja como negar que isso é uma fatia do bolo).
Você também precisará descobrir por que está fazendo o que está fazendo e se o que está fazendo é mesmo necessário.
Nos três livros que analiso nesta postagem encontrei 19 lições que podem ajudar você a aumentar significativamente sua produtividade.
A ÚNICA COISA: O FOCO PODE TRAZER RESULTADOS EXTRAORDINÁRIOS PARA SUA VIDA DE GARY KELLER E JAY PAPASAN
Lição #1 | Descubra onde deve estar seu foco com uma única pergunta
“Qual é a única coisa que posso me dedicar para fazer agora, e que ao fazê-la, todo o resto seja mais fácil ou desnecessário?”
Parece uma pergunta simples, mas não é uma pergunta tão fácil de responder.
Mas se você chegar numa resposta, essa resposta vai dar a você uma visão geral do rumo que você tem que tomar e além disso permitir que você tome decisões precisas em relação às tarefas do seu dia.
Essa pergunta ajuda você a descartar as muitas tarefas de sua lista diária que não tem impacto no seus planos futuros, e faz com que você se concentre naquelas poucas que podem fazer toda a diferença.
Lição #2 | Bloqueie seu tempo para ter resultados extraordinários
“As pessoas que alcançam resultados extraordinários não os alcançam trabalhando mais horas. Eles os alcançam realizando mais nas horas em que trabalham. Estar sempre se ocupando não tem nada a ver com produtividade e raramente traz resultados extraordinários.”
- Bloqueie seu tempo para descansar e relaxar – Descansar é tão importante quanto trabalhar.
- Bloqueie o tempo e se concentre em uma única coisa por vez – Concentre-se em fazer apenas a coisa mais importante de cada dia. Dedique a maior parte do seu dia para essa coisa mais importante, e faça isso na hora do dia em que tiver mais energia.
- Separe o tempo de produzir do tempo de discutir – O tempo em que você está estudando ou criando não deveria ser interrompido pelo tempo necessário para realizar reuniões ou produzir relatórios. Separe esses dois tipos de atividades e coloque tudo o que é estratégico primeiro no seu dia.
- Bloqueie o tempo para planejamento – Use esse tempo para definir e avaliar seus objetivos e progresso. Reserve uma hora por semana para examinar suas metas mensais e anuais. Reserve um tempo no final de cada ano para verificar seus objetivos de longo prazo.
Lição #3 | Quatro mudanças de mentalidade essenciais
- Aprenda a dizer não;
- Aceite que vai haver caos e mudanças de planos, e quando acontecer, se adapte rápido, não perca muito tempo reclamando;
- Cuide da sua saúde com boa alimentação, exercícios, um pouco de diversão, tempo para sua família e amizades e sono.
- Crie um ambiente que ajude você a atingir seus objetivos, se vai ler não leia na sala onde tem barulho, se vai estudar tenha tudo que precisa na mesa antes de começar, para não ter que ficar parando para buscar alguma coisa que faltou.
Lição #4 | Compreenda o poder do “AOS POUCOS”
“Você quer que suas conquistas sejam somadas, mas isso na verdade exige subtração, não adição. Você precisa fazer menos coisas para fazer mais bem feito, ao invés de fazer coisas demais mal feitas”.
Você já deve ter ouvido falar no efeito dominó.
Aquela brincadeira de alinhar uma série de dominós que vão uns derrubando os outros e gerando algumas vezes figuras muito complexas e bonitas.
Um fato interessante sobre essa brincadeira é que um dominó consegue derrubar o dominó seguinte mesmo que ele seja 50% maior que ele.
E esse novo dominó pode derrubar o próximo, mesmo que ele seja 50% maior.
Se você construir uma sequência de dominós, começando com o primeiro de tamanho normal, onde um dominó é sempre 50% maior que o anterior, isso significa que o 23º dominó seria mais alto que a Torre Eiffel (300 metros) e o 57º quase atingiria a distância da terra a lua (384.400 km).
Apesar de não ser possível fazer esse experimento na prática, a lição que ele trás é que o progresso é sequencial e não imediato, e que há muito pouca coisa que não conseguiremos atingir se soubermos começar aos poucos.
Lição #5 | Multitarefa não é bom para você
Na realidade, fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo retarda seu trabalho (você faz cada uma delas mais lentamente), aumenta seu estresse (você vê o tempo passando, tem muita coisa acontecendo, mas demora para alguma coisa ser concluída), e aumenta a jornada de trabalho (uma vez que cada vez que você muda de tarefa há um intervalo de tempo para se readaptar).
Talvez fazer muitas coisas ao mesmo tempo dê uma sensação de produtividade, mas não esqueça que é só isso, uma sensação.
ALTA PRODUTIVIDADE: HÁBITOS E MÉTODOS ÚNICOS PARA MELHORES RESULTADOS E MENOS HORAS DE TRABALHO DE ROBERT C. POZEN
Lição #6 | Anote tudo
Certifique-se de anotar cada ação, pequena e grande, que você precisa concluir para alcançar seu objetivo maior. Anota torna seus objetivos concretos.
Lição #7 | Classifique suas tarefas
A chave para o gerenciamento do tempo é encontrar tempo para pensar, em vez de reagir constantemente.
Isso vai ajudar você a classificar sua tarefas em categorias diferentes.
Existem atividades intensas mas que não ajudam você a atingir suas metas. Enquanto existem atividades que colocam você mais perto de atingir seus objetivos.
Liste tudo que você tem que fazer e dê notas para essas atividades, e simplesmente comece por aquelas que tem uma nota maior.
Lição #8 | Descubra como seu tempo vem sendo preenchido
A maioria das pessoas é capaz de dizer como gasta seu dinheiro, mas não como gasta seu tempo.
Determine quanto tempo você gasta em atividades produtivas e quanto tempo você gasta com atividades sem importância.
Quanto tempo você gasta trabalhando em comparação com o tempo conversando?
Quanto tempo você gasta estudando em comparação com o tempo que passa na frente da tv?
Descubra a resposta para essas e outras perguntas, e mude aquilo que não gostar.
Lição #9 | Abordar o descompasso entre prioridades e tempo gasto
É muito provável, que menos da metade das coisas que você faz num dia, esteja relacionada com seus objetivos futuros. O resto apenas ocupa seu tempo.
Mas essas coisas ficam misturadas ao longo do dia. O capítulo do livro para a prova da faculdade se mistura com a lista de coisas para comprar no supermercado.
São ambas coisas importantes, mas você pode ficar sem leite essa semana, mas se perder a disciplina, terá de estudar novamente por seis meses no mínimo.
A troca não vale a pena.
Agrupe as tarefas que tem a ver com seus planos futuros, e separe essa lista daquelas tarefas com coisas do cotidiano.
Tenha um prazo claro para todas as suas tarefas importantes. Se possível determine data e hora para terminar essas tarefas.
Atualize constantemente essa lista.
Lição #10 | Feito é melhor que perfeito
Se você quiser perfeição em tudo que faz, sem separar o que é realmente importante do que não é, em breve vai ter em suas mãos, mais tarefas de baixa importância do que gostaria.
Lição #11 | Foque em resultados não no tempo gasto
Uma coisa é uma empresa que trabalha com atendimento ao cliente como uma sapataria. Faz todo sentido exigir que sua equipe chegue de 8 e saída de 18 horas. Pois esse é o horário em que há clientes para serem atendidos.
Mas nem toda organização tem que se prender a horas de trabalho. Na verdade, a cada dia cresce o número de organizações para as quais os resultados são mais importantes do que o tempo que levou para gerá-los.
Se você supervisiona pessoas, julgue-as de acordo com os resultados que elas apresentam e não pelo tempo que ficam sentadas. Porque se uma pessoa termina alguma coisa em metade do tempo e a única coisa que ganha com isso é mais trabalho, em breve ninguém vai querer fazer nada mais rápido do que o estritamente necessário.
Lição #12 | Só mexa se for resolver, senão deixe quieto
Já pode ter acontecido com você. Parou para dar uma olhadinha nas dez mensagens que recebeu. Cada uma delas pedia alguma coisa para você. Mas como você só estava dando uma olhadinha não fez nada e leu todas as 10.
Mas tarde percebeu que o tempo que levou para olhar as dez teria dado para resolver umas duas ou três.
Uma solução simples para aumentar sua produtividade é ter horários certos e limitados para ver suas mensagens. Assim você tem que decidir o que vai resolver no pouco tempo que tem.
Lição #13 | Multitarefa até pode ser, mas tem hora certa para isso
Já está estabelecido que multitarefa é essencialmente ruim, pois dilui sua atenção entre duas ou mais coisas e você acaba não fazendo nenhuma delas bem feito ou tão bem feito quanto poderia.
Mas há algumas situações onde essa divisão de sua atenção não tem um impacto tão negativo.
Essa situação é quando apenas uma das atividades requer atenção e concentração e as outras não.
Assim, ler um livro enquanto responde suas mensagens é uma péssima ideia, enquanto que ouvir uma aula no celular enquanto lava os pratos e arruma a cozinha é um excelente casamento.
A maneira inteligente de realizar várias tarefas ao mesmo tempo é lidar com atividades menores e de pouca importância enquanto faz algo mais exigente.
Lição #14 | Não confie na memória, use um calendário
Por melhor que sua memória seja, é bem provável que ela já tenha falhado no passado. E vai falhar no futuro. E com os anos vai falhar ainda mais.
Crie um sistema de armazenamento de compromissos, ideias, informações em que você possa confiar, sempre.
Qual o sistema?
O que você preferir. Pode ser uma aplicativo, pode ser em papel, pode ser uma mistura dos dois.
O importante é que:
- Você tenha acesso a todas suas tarefas, ideias e compromissos;
- Seja portátil, uma vez que você não saber quando e onde vai precisar dessas informações.
Lição #15 | Fuja da maioria das reuniões
Nunca agende uma reunião para atualizar as pessoas com novas informações. Em vez disso, mande uma mensagem.
Se disponível, use a videoconferência.
Se você precisar realizar uma reunião, limite a participação apenas àqueles que devem comparecer – quanto menos gente, melhor.
De preferência, as reuniões devem durar 60 minutos ou menos, e nunca devem exceder 90 minutos.
Crie uma agenda para cada reunião e cumpra-a.
Tente reduzir ao máximo o número de reuniões de que você participa e use esse tempo para produzir.
Lição #16 | Leia melhor lendo menos
O índice dá uma boa ideia do conteúdo de um livro, comece sempre por aí.
Leia a introdução e a conclusão para aprender muito sobre o seu livro. Preste atenção aos títulos dos capítulos para ter uma ideia rápida do conteúdo e do impulso do livro.
Leia a primeira ou segunda frase de um parágrafo, as vezes é tudo que precisa para entender a ideia central.
O truque para não é ler tudo, ou ler mais rápido, é ler apenas o que importa.
Lição #17 | Estruture suas ideias para escrever melhor
Quando você tiver que escrever, comece anotando ideias soltas sobre o assunto, talvez anotando-as em pedaços diferentes de papel. Depois organize essas ideias soltas de forma lógica.
Agora divida elas em blocos, no mínimo introdução, desenvolvimento e conclusão.
Na introdução indique o tema, o contexto do assunto, e um roteiro para o que se segue.
Divida o desenvolvimeto seu texto com títulos ou legendas para orientar quem lê e tornar a leitura menos cansativa.
Comece cada parágrafo com uma frase que explique o que o parágrafo cobre. Use frases curtas em vez de longas.
Sua conclusão não é um resumo. Ele tira lições do texto, discute as implicações mais importantes ou faz recomendações significativas.
A ARTE DE FAZER ACONTECER DE DAVID ALLEN
Lição #18 | Gerencie seu estresse
Para ser eficiente, você deve gerenciar seus compromissos de forma adequada, para não fazer muitas promessas e aumentar seu estresse.
Siga estes três princípios:
- Se tiver algo que não dá para terminar agora, tire isso de sua mente: Coloque-o em um sistema em que você confia, que vai lembrar você mais a frente quanto você tiver tempo para resolver o problema. Assim sua mente fica livre para se concentrar em outras tarefas;
- Só assuma o que você saber que pode fazer. Saiba exatamente o que cada tarefa que você assume vai exigir de você e só se comprometa se for capaz de cumprir o acordado;
- Depois de decidir quais ações tomar, configure um sistema de lembretes para não ter o perigo de nada passar batido. Reveja seus lembretes regularmente, e os atualize conforme seja necessário.
Para testar o quão bem essa abordagem funciona, escolha um projeto importante para você nesse momento.
Em seguida, escreva uma lista de tudo que você precisa fazer para levar o projeto a uma conclusão satisfatória:
- Quais etapas você deve seguir;
- Com quem você precisa entrar em contato;
- Que materiais vai precisa;
- Quais os prazos envolvidos;
- etc.
Esse simples exercícios lhe dará uma maior sensação de controle, relaxamento e concentração.
Lição #19 | Aprenda a arte de priorizar
Toda tarefas tem quatro possíveis soluções
Se a tarefas tiver que ser feita agora e tiver que ser você a fazer então: FAÇA AGORA.
Se a tarefa tiver que ser feita mas não tiver que ser você então: ARRANJE ALGUÉM PARA FAZER.
Se você puder fazer a tarefa depois para se concentrar em algo mais importante agora então: AGENDE PARA DEPOIS.
Se pergunte se essa tarefa é realmente necessária, se a resposta for não: ENTÃO ELIMINE ELA.
Resumindo, descarte tudo o que você não precisa, conclua todas as ações que puder fazer em dois minutos, delegue tudo o que puder a outras pessoas, coloque lembretes de ações futuras em seu sistema de organização.
Otimizar, automatizar e terceirizar tem como objetivo maior, liberar seu tempo e sua mente para que você possa fazer as coisas que realmente fazem diferença em sua vida.
A TEORIA NA PRÁTICA É DIFERENTE
Essa são excelente ideias tiradas desses excelentes livros. Mas são ideias apenas, que podem ou não se aplicar ao seu estilo de vida e realidade.
Mas para saber se elas funcionam ou não você precisa dar a elas uma chance. Mesmo que pequena.
Assim, tente por em prática essas ideias uma a uma. Descarte as que não funcionarem para você e melhore sua produtividade com as outras.