Para quem trabalha com e-mail, é muitas vezes desesperador ver um número grande deles se acumulando na sua caixa de entrada, se transformando, dia após dia, num pesadelo. Existe, no entanto, uma técnica simples para chegar a tão desejada CAIXA DE ENTRADA COM ZERO MENSAGENS.

 

Se você ao longo dos meses, ou mesmo anos, acumulou uma série de e-mails que estão lá na sua caixa de entrada, e agora você não sabe mais o que é, e o que não é importante, e agora tem que dar conta de 100, 1000, 10000! ou mais mensagens, não se preocupe, você tem companhia. Tem muita gente na mesma situação.

Tudo que você precisa fazer é tomar uma atitude em relação a isso e começar

 

A primeira coisa a fazer é evitar que esse volume de mensagens continue crescendo, com conteúdo que não lhe interessa. Você pode conseguir isso simplesmente cancelando sua inscrição em listas de e-mails que você tenha assinado.

Aquelas promoções, avisos, notificações que chegam no seu e-mail só consomem seu tempo e sua concentração. A partir de agora, toda vez que receber uma mensagem de propaganda cancele a assinatura, a não ser que realmente seja algo importante para você. Caso contrário, CANCELE.

Muitos dos aplicativos de e-mail disponíveis já fazem um pouco dessa filtragem e jogam mensagens com perfil de propaganda na pasta de SPAM, mas cabe a você se desvincular daqueles que ainda consigam chegar em você.

Agora que limitamos o fluxo de mensagens não importantes na sua caixa de entrada, vamos para uma parte importante, porém difícil. Mudar a frequência com que você consulta seus e-mails.

Muitas pessoas são notificadas cada vez que chega uma mensagem, e portanto passam seus dias verificando e reagindo às mensagens que recebem. Isso é fatal para sua produtividade. Você passa a cuidar dos interesses de outras pessoas, e deixa os seus em segundo plano.

 

O email é uma ótima maneira para outras pessoas colocarem as prioridades dela em sua vida.

Kevin Kruse

 

A solução é simples, mas dependendo do seu hábito de consultar mensagens, difícil. Só consulte suas mensagens em horários específicos do dia. Um número suficiente de consultas é 3. Três vezes ao dia você olha suas mensagens. Uma pela manhã, uma pela tarde, e uma pela noite. E é isso.

Claro que, se você é uma pessoa que tem o hábito de responder imediatamente às suas mensagens, as pessoas vão sentir quando você começar a demorar em responder. Mas, com o tempo elas vão se acostumar com isso. Você pode inclusive avisá-las de que vai fazer isso e quem quiser falar com você terá de se programar melhor.

É possível que você esteja pensando que, na sua realidade não é possível fazer isso. E é possível que você tenha razão. Só você pode saber. Mas é preciso que se faça algumas perguntas.

 

• Eu realmente preciso consultar meus e-mail toda vez que uma mensagem chega para mim?

• Isso é indispensável para meu trabalho?

• Vou me prejudicar se eu aplicar a técnica de consultar o e-mail 3x por dia?

• Ou eu apenas tenho o costume de consultar com frequência?

• Eu realmente quero estar disponível o tempo todo, para todo mundo que quer falar comigo?

• Quando resolvo o problema de um e-mail de alguém, estou deixando de resolver algo que é importante para mim?

 

Vamos supor que você adote essas estratégias até aqui discutidas, nem que seja para ver como funciona. O que vem agora?

Bem, sua caixa de entrada ainda está MUITO CHEIA. E temos que esvaziar a mesma. Isso nos leva a pensar, quantas dessas mensagens são realmente importantes? Quantas ainda vale a pena ler?

Provavelmente, muitas já nem fazem mais sentido. Se alguma coisa realmente importante ficou para trás, ela vai acabar chegando em você novamente. Logo a dica aqui é: Se concentre nas suas mensagens dos últimos 2 dias. Mantenha o que é importante e se livre do resto.

E o que fazer com TODAS as outras mensagens dos dias, meses ou mesmo anos anteriores. Como eu me livro delas? Simples! Crie uma pasta no seu email, chame de ANTIGAS e simplesmente MOVA TODAS AS SUAS MENSAGENS PARA ELA. Depois esqueça que elas existem.

Se houver algo realmente importante lá, você sempre vai poder voltar e resgatar a informação. Se houver algo que realmente precise de sua atenção, alguém vai acabar lhe cobrando, ou pedindo informações sobre ela.

Ou seja, nada realmente importante será perdido. Mas agora você tem pouquíssimos emails na sua Caixa de Entrada, e você começa a perceber que esvaziar a caixa de entrada é algo mais fácil de atingir do que poderia parecer de início.

Chegamos no último passo para atingir a Caixa de Entrada Zero, que é o que fazer com os e-mails que vão continuar chegando a partir de agora, para que não voltem a se acumular.

 

AS 3 PERGUNTAS DE OURO

 

 

A partir de agora, toda vez que você for verificar suas mensagens, para cada mensagem que abrir você deveria ser fazer três perguntas importantes.

 

Pergunta 1: Posso apagar?

 

Se pergunte: Essa mensagem pode ser apagada sem problemas?

Se a resposta for afirmativa então APAGUE imediatamente.

Não acumule lixo eletrônico.

Caso contrário passe para a próxima pergunta.

 

Pergunta 2: Posso delegar?

 

 

 

Se a mensagem é algo que precisa ser resolvido, isso não quer dizer que tenha de ser você a resolver.

Se pergunte: Existe alguém que eu possa deixar responsável por fazer essa atividade? Se existir então ENCAMINHE a mensagem para essa pessoa imediatamente, com instruções do que fazer.

Depois guarde a mensagem numa pasta chamada encaminhadas ou outra pasta que faça sentido para você, mas tire a mensagem da caixa de entrada.

No entanto, se você não puder delegar a tarefa, então passe para a próxima pergunta.

Posso agendar?

 

 

Se você você não pôde apagar, não pôde delegar, isso ainda não quer dizer que tenha que fazer isso agora.

Lembre-se, seu tempo é valioso, você só devia fazer algo se for realmente importante naquele momento.

Então se pergunte: Posso fazer isso depois?

Se a resposta for afirmativa, agende a tarefa para um dia e horário que você possa se dedicar a fazê-la bem feita.

 

MUITO IMPORTANTE

 

 

Agendar significa colocar em sua agenda, e não deixar na sua caixa de entrada para ver depois. Você precisa tomar uma atitude agora! O hábito de deixar mensagens na caixa de entrada, vai fazer com que em breve você volte a ter uma porção delas esperando uma atitude.

 

Logo, se você já não tem, adquira uma agenda, ou use vários aplicativos que existem com essa função. Não use seu e-mail com uma lista de tarefas. Isso só vai lhe sobrecarregar, se é que já não está lhe sobrecarregando.

Depois de agendar a tarefa, mova a mensagem para alguma pasta que você possa consultar depois, mas tire ela da sua caixa de entrada.

 

Faça isso agora!!!

 

 

Se no entanto você não pôde apagar, delegar ou agendar então essa tarefa provavelmente é algo importante que você precisa fazer AGORA.

Mas, agora você sabe que está fazendo aquilo que é importante, que ninguém além de você pode fazer e que não pode esperar.

Você consegue imaginar quantas vezes, começamos a fazer uma coisa sem importância, que consome muito tempo, e não deixa mais tempo para fazer o que é realmente importante.

 

Lembre-se

Não há tempo suficiente para fazer tudo na vida, mas há tempo de sobra para fazer o que é importante.

Brain Tracy.

 

A questão é identificarmos o que é importante para nós, e nos concentrarmos nisso. Essa técnica pode lhe ajudar neste processo.

 

Uma dica extra antes de terminar…

 

 

 

Quando estiver lendo seus e-mails, limite o tempo que você tem para lê-lo. Por exemplo, se você consultar os emails 3x por dia como sugerido, passe apenas 25 ou 30 minutos consultando os emails. Terminado esse tempo, pare! Só continue no próximo horário de leitura de e-mails.

O que acontece quando você limita o tempo que tem para consultar seus e-mails, é que você começa a ter que usar critérios rígidos em relação às suas prioridades, e vai resolver logo o que é mais importante e deixar para depois o que não é, pois pode não dar tempo.

Limite o tempo que você passa lendo e-mails e sua produtividade agradecerá.

 

Hora de tomar uma atitude

 

 

Deixe seus comentários e impressões sobre esse assunto. Eles ajudam a comunidade a crescer e trocar experiências.

E, mesmo que a sua realidade não lhe permita implementar essa técnica completa no seu dia a dia, que tal experimentar?

Tente incorporar uma ou duas das ideias deste texto no seu cotidiano, pois se elas tiverem efeito e melhorarem, nem que seja um pouquinho, sua qualidade de vida, isso pode lhe dar a força de vontade necessária para incorporar ainda mais essas técnicas à sua vida.