Não há muito o que discutir quanto ao valor de aumentar nossa capacidade de fazer mais e melhor.
Podemos crescer na carreira, melhorar nossa formação, atingir melhores e maiores objetivos com isso.
É sem dúvida importante aprender a usar melhor seu tempo e recursos para conseguir mais, fazer mais e chegar mais perto desses objetivos.
E portanto faz todo o sentido buscamos ferramentas ainda melhores do que aquelas que já usamos.
Mas a busca por avançar mais e mais rápido pode na realidade acabar nos atrasando.
No processo de encontrar opções ainda melhores para darmos conta de nossas tarefas e responsabilidades, podemos acabar perdendo muito tempo, ainda mais tempo do que o tempo que estamos tentando economizar.
Nós podemos acabar adiando o que tem que ser feito, para criar o ambiente perfeito para fazê-lo.
O PLANEJAMENTO NÃO PODER CONSUMIR MAIS TEMPO QUE A EXECUÇÃO
Essas ferramentas de otimização de vida, trabalho e estudos, que gastamos tanto tempo procurando podem, na verdade, consumir o tempo e o esforço que precisamos para produzir mais.
Quando você chega ao ponto onde está constantemente tentando encontrar maneiras melhores de fazer suas tarefas, você provavelmente está otimizando demais.
PODE ESTAR ACONTECENDO COM VOCÊ SEM VOCÊ PERCEBER
Você pode pensar que isso não se aplica à você.
Que você não é uma pessoa obcecada com melhorar continuamente sua produtividade.
Mas a maioria das pessoas passa muito tempo aprendendo sobre novos processos e ferramentas de produtividade do que realizando tarefas mais produtivas.
Por exemplo, se você instalou um aplicativo para controlar os livros que lê. A velocidade que lê os livros. Para controlar suas metas de leitura. E começa a utilizar esse aplicativo tudo começa a se encaixar.
Até que você descobre um novo aplicativo. Que faz tudo o que ao antigo faz, com uma porção de recursos novos. Faz todo o sentido trocar não é? Afinal é mais e melhor.
O que deixamos muitas vezes de fora é o tempo que teremos de investir para deixar o novo aplicativo no mesmo estágio que o anterior.
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Talvez tenhamos que cadastrar os livros novamente;
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Talvez algumas estatísticas serão perdidas;
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Talvez as metas terão de ser inseridas no novo aplicativo.
Queremos melhorar nossos sistemas de produtividade. E novos sistemas melhor estruturados parecem uma ótimo escolha mas podem consumir tanto tempo que vão comprometer nossos resultados.
É por isso que precisamos nos perguntar sempre que temos a oportunidade de melhorar a forma que fazemos nossas coisas:
Esse novo recurso realmente torna meu trabalho melhor a ponto de valer o esforço de implementá-lo?
FERRAMENTAS SÃO FEITAS PARA ATENDER À MUITAS PESSOAS, NÃO A POUCAS
A maioria das ferramentas não funciona para suas necessidades específicas.
Elas precisam ter muitos recursos para atrair muitas pessoas e assim ter viabilidade comercial.
E mesmo assim, algumas vão ter recursos que as outras não tem e vice versa, e aqui está você tendo que usar duas ferramentas que fazem quase a mesma coisa.
Por exemplo, imagine dois gerenciadores de tarefas.
Um deles permite agendar compromissos e ativar lembretes para as pessoas que vão participar dessa reunião. Esse recurso para você é muito útil é por isso que você usa o Gerenciador A.
No entanto o Gerenciador B, não faz o que o Gerenciador A faz, mas tem um recurso de listas de tarefas que ajuda muito você nas suas atividades diária. E por isso você usa esses dois Gerenciadores de Tarefas ao invés de um só.
E agora acontece o impensável, porque você que ter sistemas que ajudem você a aumentar sua produtividade, você acaba dividindo sua atenção entre vários, e isso acaba atrasando você, já que agora você tem que ficar alternando entre eles para fazer até as coisas mais simples.
Não tem muito para onde correr, se você quiser o melhor de dois mundos vai ter que gerenciar dois mundos.
De repente extrair o máximo do que apenas um desses mundos tem a oferecer pode ser a escolha mais estratégica para sua produtividade.
O RESULTADO TEM QUE SER MAIOR QUE O ESFORÇO
O tempo que você gasta pesquisando sobre novas ferramentas, aprendendo como usá-las, e ajustando elas à seu modo de trabalho pode não se traduzir em melhorias na sua produtividade.
Imagine um computador que já funciona bem, mas que você quer melhorar. Quer que ele seja mais rápido. Para isso você compra uma peça de centenas de reais, e o computador fica 0,05 segundos mais rápido.
0,05 segundo é algo que você sequer consegue perceber. O computador vai estar mais rápido, mas na prática você não vai ser capaz de perceber qualquer mudança.
A mudança foi o dinheiro que você gastou, o tempo que levou para atualizar o equipamento e o tempo que você ficou sem computador enquanto espera a melhoria.
O que você deixou de fazer não compensa o que você ganhou. Você teria ganho mais aproveitando ao máximo esses minutos eliminando algo pequeno de sua lista de tarefas, mas que tem um impacto importante na sua vida.
Os sistemas e ferramentas por si só não aumentam sua produtividade; é como você os usa para tarefas específicas que faz toda a diferença.
Às vezes, é importante ser realista sobre o que você pode conseguir na prática com qualquer melhoria num processo, princípio ou sistema que deseja adaptar.
MENOS É O NO NOVO MAIS
Na busca das melhores soluções para seus diversos problemas de produtividade, você pode facilmente se cercar de uma enormidade de ferramentas que prometem resolver seus problemas.
Mas a quantidade de ferramentas que enchem sua mesa, seu computador e seu celular e que você nunca usa, pode se tornar um real obstáculo para sua clareza mental e produtividade.
Assim agarrar-se a muitas ferramentas pode, na verdade, tornar mais difícil encontrar informações e, no final, você acaba perdendo o tempo que queria economizar.
Embora encontrar e usar as ferramentas e sistemas de produtividade certos possa economizar muito tempo, é a capacidade de filtrar e focar nas informações certas no momento certo que economiza tempo.
Vá na loja de aplicativos de seu celular e pesquise por opções em diversas categorias como:
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E-mail
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Mensagens
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Tarefas
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Calendários
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Notas
Leia os recursos desses aplicativos e certamente alguns deles vão maravilhar você. Talvez dê até uma pequena vontade de instalar só para experimentar.
E quando menos esperar, pronto, você já tem um novo aplicativo instalado.
Cortar o lixo não é fácil, mas o verdadeiro truque é saber quando parar de procurar pela ferramenta perfeita e apenas aprender a usar melhor aquela que você já tem.
A necessidade de encontrar outra coisa que se adapte um pouco melhor às suas necessidades vai sempre existir, mas você pode controlá-la.
Seja intencional sobre como você gasta seu tempo procurando melhores processos de trabalho.
Seu objetivo deve ser usar aquilo que ajuda você a fazer bem feito o que precisa ser feito. Por isso se concentre nas soluções que ajudam você naquilo que você precisa de ajuda.
PRODUTIVIDADE É ANTES DE QUALQUER COISA UMA MUDANÇA DE MENTALIDADE
