Nossos dias estão cheios de compromissos que são agendados para nós. 

 

Coisas como aulas que temos que assistir, reuniões que temos que participar, festas para as quais recebemos convites mesmo que não queiramos ir.

 

Outros compromissos somos nós que agendamos. Coisas como dentista, lavar o carro, comprar roupas, nos reunir com os amigos no restaurante.

 

Por cima de tudo isso estão tarefas que não tem uma data certa para serem feitas, mas que têm que ser feitas em algum momento, e que  temos que encaixar em algum lugar no meio de todos esses compromissos. Coisas como arrumar o quarto, ler um livro, lavar roupas.

 

Nada disso por si só é demais, mas quando colocamos tudo junto, as coisas podem ficar complicadas e podemos sentir uma sobrecarga de responsabilidades difícil de administrar.

 

Mas muito do caos que atinge a vida de muitas pessoas, vem do fato de elas transferirem a responsabilidade de gerenciar todo esse enorme volume de informação para suas memórias.

 

Nesse sentido David Allen dá uma excelente conselho em seu livro A Arte de Fazer Acontecer, ele diz:

 

 

 

“Seu cérebro é para ter ideias, não para armazená-las”

 

O nosso cérebro é inegavelmente muito poderoso, o que não quer dizer a mesma coisa que infalível.

 

Eu arriscaria dizer que em algum momento de sua vida você já esqueceu de alguma coisa. 

 

Um compromisso

O horário de um remédio

Dar os parabéns pelo aniversário de alguém

 

Se nunca aconteceu, parabéns, mas isso não quer dizer que não vai.

 

O certo é que quanto maior o número de compromissos e tarefas, maiores suas chances de esquecermos algo, e algo, e depois algo, e quando você menos espera sua vida estar cheia de tarefas e compromissos atrapalhando uns aos outros, e o sentimento de sobrecarga está instalado.

 

Como evitar que isso aconteça?

 

Aqui estão 5 passos que você pode tomar hoje para construir um sistema para gerenciar sua agenda de compromissos e tarefas e tomar as rédeas da sua rotina.

 

É possível que algumas dessa dicas você já pratique, mas considere o poder de juntar todas essas coisas num único sistema que ajude você a dar conta de suas responsabilidades.

 

Assim, vamos entender como construir um sistema de gerenciamento de compromissos e tarefas em que você possa confiar.

 

 

PASSO #1 | USE UM CALENDÁRIO PARA REGISTRAR COMPROMISSOS

Crie o hábito de registrar TODOS os seus compromissos em um calendário. 

 

Apesar de ser perfeitamente viável usar um calendário de papel, os calendários eletrônicos hoje tem vantagens significativas. Você pode acrescentar, remover, alterar informações rapidamente. 

 

Tudo está disponível para você em qualquer lugar (celular, computador) e não há o perigo de você perder informações, pois tudo tem cópia na nuvem.

 

Independente do formato que você escolher para registrar seus compromissos, papel ou digital, ou do aplicativo que você escolher para trabalhar no caso do digital, o ponto aqui realmente importante é que você registre TODOS os seus compromissos. 

 

Registre dia e hora.

 

Crie esse hábito. 

 

De tal forma que chegue ao um ponto que você não tem que se preocupar de lembrar de nada pois terá certeza de que se há algo marcado, você anotou em sua agenda. Com o benefício de que não haverá o perigo de você marcar duas coisas para o mesmo dia e horário.

 

Sua mente começa a ficar mais livre para pensar.

 

PASSO #2 | TAREFAS NÃO SÃO COMPROMISSOS

Tarefas são atividades que você precisa ou quer fazer, mas que você tem a liberdade de definir o dia e a hora de fazê-los. 

 

No máximo uma tarefa tem um prazo até quando ela tem que estar pronta, mas até lá é com você.

 

E aqui muita gente se atrapalha, pois começa a colocar essas tarefas em sua agenda como se fossem compromissos.

 

Essas tarefas são atividades que você deve encaixar no seu dia quando e se puder.

 

Até lá elas devem ficar devidamente registradas para não ter o perigo de você esquecer delas ou deixar o prazo passar.

 

Novamente aqui você tem duas opções:

 

1. Anotar essas atividades em um meio analógico como uma caderneta

2. Use uma solução digital como um aplicativo. 

 

E novamente aqui a sugestão é você considerar uma solução digital pelas mesmas vantagens de uma agenda digital.

 

Na realidade, o mesmo aplicativo que você escolher para controlar sua agenda deveria ter também um recurso para você registrar suas tarefas com a opção de você agendar uma data para a realização da tarefa quando encontrar o melhor dia para executá-la.

 

Até aqui o seu sistema de gerenciamento de agenda já tem os recursos para você agendar seus compromissos e anotar suas tarefas.

 

PASSO #3 | CONSTRUA UMA VISÃO GLOBAL DE SUA VIDA

Se você chegou até aqui você tem TODOS os seus compromissos agendados no seu sistema, incluindo suas datas e horas. 

 

Além disso seu sistema também tem uma lista de todas as coisas que você precisa fazer, mas ainda não definiu uma data específica para fazê-las. No máximo você tem um prazo.

 

É hora de construir uma visão global de sua vida que vai ajudar você a montar um plano de ação.

 

Você pode montar uma plano de ação anual, semestral, mensal ou semanal.

 

Mas como tudo na vida, vamos começar devagar, vamos montar um plano de ação para sua semana.

 

Se você seguiu a sugestão de usar um aplicativo de gerenciamento de agenda e de tarefas o próximo passo é mais fácil, monte uma visão da sua semana.

 

Se você prefere papel e lápis, dá um pouquinho mais de trabalho mas dá para fazer o mesmo quadro acima, apenas na versão digital ele é gerado automaticamente.

 

PASSO #4 | ENCAIXE SUAS TAREFAS DENTRO DE SUA AGENDA

Agora que você construiu o quadro de compromissos da sua semana você sabe quais os horários estão ocupados e quais não estão.

 

Olhe para sua lista de atividades. Veja se durante a semana você tem espaço para resolver alguma delas. Encaixe as atividades naqueles espaços em que dê para resolvê-las.

 

Talvez não dê para resolver tudo, mas se no final da semana a lista de tarefas tiver diminuído, isso significa menos coisas para fazer semana que vem.

 

Dê especial atenção aquelas tarefas que tem prazo para essa semana. Essas devem ser prioridade.

 

DICA:  Um bom dia para montar seu quadro de compromissos e decidir suas ações é no domingo. Isso permite você ver toda a sua semana com antecedência e tomar decisões melhores.

 

PASSO #5 | REVISE DIARIAMENTE

Nada no mundo é perfeito. E certamente seu planejamento semanal não será. Haverá algum compromisso que será desmarcado. Ou surgirá um outro compromisso que será acrescentado à agenda.

 

Além disso outras tarefas surgirão e desaparecerão.

 

É por isso que você precisa atualizar seu sistema constantemente e todo dia, ao final do dia analisar quais os impactos dessas mudanças.

 

Talvez elas tenham aberto espaço para fazer mais algumas tarefas que você achava que não seria possível fazer essa semana.

 

Talvez uma tarefa se tornou muito importante a ponto de vocÊ decidir mudar um compromisso para a semana seguinte.

 

Pode acontecer de tudo, mas se você mantiver seu sistema atualizado, você vai dar conta de muita coisa.

 

DÊ UMA CHANCE AO SEU SISTEMA

Como é possível que esteja imaginando muito do poder desse sistema depende de sua disciplina de carregar informações nele e de mantê-lo atualizado numa base diária.

 

Inicialmente você pode ter muitas resistências para fazer isso.

 

Pode parecer mais fácil guardar na memória a maioria das atividades.

 

Mas ao fazer isso você deixa seu destino ao acaso.

 

Quando você assume o compromisso a ser fiel ao seu sistema, você passa a confiar mais e mais ele deixando sua mente livre para se concentrar no que é realmente importante para seu crescimento.

 

Que tal tentar essa estratégias pelos próximos 15 dias, 2 semanas de compromissos e atividades planejadas.

 

Talvez você goste da sensação de controle que um sistema desses trás e acabe adotando essas ideias.

 

Qualquer que seja sua experiência compartilhe ela aqui na comunidade. Como sabemos, as experiências de uma pessoa podem ajudar outras a superar suas dificuldades.