É uma contradição, mas quem mais precisa gerenciar melhor seu tempo, é quem pior uso faz dele.

Superar esse dilema agregaria muito valor à vida dessas pessoas.

Se por um lado 61% das pessoas acham que num dia não há tempo suficiente, por outro há aquelas pessoas bem-sucedidas que não se sentem sem tempo.

E a chave desse sucesso, dentre outros fatores é claro, está no fato de que algumas pessoas sabem como gerenciar seu tempo tão bem que são capazes de se destacar no trabalho, tendo tempo sobrando para uma vida pessoal gratificante. 

Isso também está ao seu alcance, e tudo depende de uma mudança estratégica de hábitos improdutivos.

Com essas 4 técnicas de gerenciamento de tempo, você vai se sentir mais confortável na hora de gerenciar sua carga de trabalho e estudos.

#1 | DAVID ALLEN E AS ETAPAS DA PRODUTIVIDADE

David Allen é o autor do livro A Arte de Fazer Acontecer. Ele é um especialista em produtividade com milhões de cópias vendidas. 

A verdade é que seus livros são densos. Carregados de informação, e com sistemas de produtividade rígidos, mas que funcionam.

Quando tiver tempo vale a pena ler, mas até lá, esses cinco passos já vão trazer muita ordem à sua vida:

1) GERE UMA LISTA ANTE DE COMEÇAR

Comece seu dia com uma lista de tarefas pessoais, profissionais e acadêmicas que devem ser feitas naquele dia. Esta simples ação garante que você tenha clareza do que pretende realizar durante o dia e não se deixe desviar tão facilmente de seus objetivos por distrações das mais variadas espécies.

2) SE CONCENTRE NO REALIZÁVEL

Agora, analise sua lista. Verifique a viabilidade de cada tarefa e se concentre naquilo que é possível ser feito. Adie ou elimine todo o resto.

3) AGENDE O QUE SERÁ FEITO

Quando souber o que realmente será feito, reserve o tempo em sua agenda para fazê-lo. Literalmente anote hora e local onde realizará essas ações. Defina lembretes se achar necessário. Proteja esses horários de interrupções.

4) CORRIJA SEMPRE QUE NECESSÁRIO

Os imprevistos acontecem o tempo todo. Seus planos não foram escritos a ferro e fogo. Sempre que necessário reavaliar o que planejou. Se adapte ao que acontece ao seu redor. Volte continuamente para sua lista, calendário e lembretes para verificar se todas as suas tarefas estão sendo concluídas a tempo e para priorizá-las conforme necessário. Ser ágil com sua programação ajuda você a aproveitar ao máximo seu tempo limitado.

5) AGORA DEIXE DE CONVERSA E FAÇA

E quando tudo estiver pensado, planejado e agendado, baixe a cabeça e comece a executar o que programou. Se concentre no que precisa ser feito e comece a riscar tarefas de sua lista sem perdão.

Repita esse processo diariamente e sua produtividade agradecerá. 

#2 | REDUZA O ATRITO DE SUAS DECISÕES

Uma pessoa pode ter que tomar mais de 30000 decisões num único dia.

Parece muito porque há muitas coisas que não consideramos uma decisão, mas são:

1. Levanto do lado direito ou esquerdo da cama?

2. Escovo os dentes agora?

3. Frito ou mexo os ovos?

4. Uso minha meia branca ou a preta?

5. Vou de Uber ou de 99?

A lista de microdecisões é enorme.

Quando você chega no trabalho ou na faculdade é bem fácil que sua mente já esteja exausta de tantas decisões. Apenas você não percebe, pois já se acostumou. Mas isso não quer dizer que isso não canse sua mente.

Mas o fato é que quanto mais decisões você toma, menos capacidade mental você tem. E o problema é que tomamos tantas decisões pequenas e sem importância no começo do dia que quando temos que tomar decisões importantes ao longo do dia muitas vezes não fazemos as melhores escolhas.

Coisas como que roupa você vai usar no dia, qual será seu café da manhã, que exercícios vai fazer na academia. Todas essas coisas parecem decisões tão simples que deixamos para decidir momentos antes de tomá-las. 

Mas como vimos, elas consomem a energia que você vai precisar para tomar decisões mais importantes mais tarde. Para evitar isso, defina essas coisas com antecedência. Talvez na noite anterior, quem saber para a semana toda.  Faça uma lista de todas as suas decisões como essas e tome medidas para tentar automatizá-las.

#3 | AGRUPE TAREFAS SEMELHANTES

Seja no trabalho, em casa ou nos estudos, seu dia é gasto alternando entre reuniões, tarefas, conversas, projetos e outras coisas diferentes e depois tudo de novo. 

Apesar de ser assim que as coisas são para a maioria das pessoas, essa não é a melhor forma de você gerenciar seu tempo.

Cada vez que você alterna entre um tipo de tarefa a outro, seu cérebro precisa se reorganizar,  e isso causa um atraso cognitivo. Essa mudança entre atividades de tipos diferentes pode  reduzir sua produtividade em até 40%. 

E isso é um número enorme.

Um segredo para otimizar seu tempo é agrupar tarefas semelhantes e realizá-las ao mesmo tempo. 

Se possível, limite suas reuniões a determinados horários do dia ou determinados dias da semana.

Reserve um horário do dia para consultar todas as suas mensagens.

Ao concentrar tarefas de um mesmo tipo num mesmo horário você perceberá um aumento na sua produtividade bem como na qualidade do que estiver fazendo. 

#4 | PARAR NEM SEMPRE É O MESMO QUE PERDER TEMPO

Não importa o quanto você tenha que fazer, e como possa parecer que falta tempo no seu dia para fazê-lo. 

Nem nossos cérebros nem nossos corpos foram feitos para operar em níveis elevados e sem interrupções. 

Na verdade, pessoas tidas como sendo altamente produtivas, fazem paradas periódicas ao longo do dia, porque isso dá o impulso de que precisam para se concentrar por ainda mais tempo ao longo do dia.

Mas cuidado com o que você chama de parada. Tirar 5 minutos para se alongar e beber um copo de água é uma coisa. Para por 50 minutos para ver as novidades das redes sociais é bem diferente.

Deixo para você decidir qual delas é uma parada ALTAMENTE IMPRODUTIVA.

O tempo investido em paradas se paga, pois você terá mais qualidade nas tarefas que precisarem de sua atenção.

ESTUDE O SUFICIENTE PARA POR EM AÇÃO RAPIDAMENTE

Quando você começar a dedicar mais e mais tempo à produtividade, é inevitável perceber que há muita simplicidade no que você precisa fazer para ordenar sua vida.

Não tem muita a ver com sistemas complexos e de grande dificuldade.

Tem mais a ver com você entender os princípios básicos da organização e por mãos à obra o quanto antes para vivenciar na prática como tudo isso funciona, e assim ser capaz de fazer os ajustes necessários e criar seu sistema ideal de produtividade.