Durante a faculdade e ao ingressar no mercado de trabalho, você talvez já tenha sentido estresse e ansiedade que surgiam porque você tem muito o que fazer, e não há tempo suficiente para fazê-lo. 

Nesses momentos de desespero você procurar maneiras de fazer as coisas com mais eficiência.

E é bem possível que já tenha tentado encontrar algum sistema que ajude você a dar conta de todas as suas responsabilidades de forma mais rápida.

Um sistema de produtividade bem estruturado pode ajudar você a lidar com esse estresse e ansiedade.

Se você encontrar um sistema de produtiva que resolva seus problemas então é um casamento feito nos céus e sua vida se tornaria imediatamente mais fácil.

Mas achar o sistema ideal não é tão fácil assim…

SISTEMAS DE PRODUTIVIDADE

Existem vários sistemas de produtividade focados em tornar você mais eficiente com menos estresse.

Para citar apenas 4 importantes livros sobre produtividade eu posso citar:

Há é claro muito mais títulos sobre produtividade no mercado, mas esses 4 são referências importantes de como estruturar um sistema de produtividade.

Esses são excelentes livros, bem estruturados, bem escritos e validados por centenas de milhares de pessoas.

No entanto, se aumenta nossa produtividade fosse algo tão simples quanto ler um único livro, você não teria outros livros sobre o mesmo assunto.

O problema com os sistemas de produtividade é que eles geralmente funcionam por um tempo, se você se dispuser a se adequar a tudo que eles orientam você fazer, mas depois algum tempo, se esses sistemas não se alinharem com o que funciona para você, você

simplesmente cansa de aplicá-los e eles acabam falhando.

DETALHES DE UM SISTEMA DE PRODUTIVIDADE

Para mim, a principal razão porque o sistemas sugeridos nesses livros, bem como em outros, não funciona para todo mundo, e mesmo para quem funciona, não funciona por muito tempo, não é porque eles não são bons. Eles são excelentes.

A razão é porque eles eles são MUITO detalhados e complexos.

E tem uma razão para isso. 

Mostrar como fazer algo muito complexo é muito mais simples do que colocar por escrito, e em detalhes, o que outra pessoa deve fazer para atingir o mesmo resultado.

Imagine a seguinte situação: “Você precisa explicar para uma pessoa como fritar um ovo. E essa pessoa nunca viu um fogão, nem um ovo na vida. Você tem duas opções. Opção 1) Mostrar para ela como se faz um ovo, como se acende o fogão, como usar a manteiga e assim vai; Opção 2) Você tem que escrever um manual detalhado, passo a passo, de tudo que é necessário para fritar um ovo”

Qual situação você escolheria? 

Bem, se você não quer ter trabalho escolheria a primeira, a segunda você só escolheria se quisesse ensinar isso para dezenas ou centenas de pessoas, neste caso valeria o trabalho que daria.

Escrever algo para as massas significa que você precisa responder a todas as perguntas que

podem surgir na cabeça de qualquer pessoa que estiver lendo.

E exatamente isso acontece com livros de produtividade.

Já que eles têm que atender a diversos tipos de dificuldade eles precisam responder

todo tipo de pergunta, e assim entram em detalhes minuciosos que acabam tornando esses sistemas incrivelmente complexo.

Só para exemplificar, se fôssemos resumir a Técnica do pomodoro, ela se resume a:

1. Estude por 25 minutos

2. Pare para descansar por 5 minutos

3. Repita o processo 5 vezes

4. Descanse por 15 minutos

5. Comece tudo de novo

Mas Francesco Cirillo no livro A Técnica do Pomodoro escreve 144 páginas sobre o assunto.

Você pode se pergunta como isso é possível. E a resposta é porque cada tópico desses levanta vários questionamentos que esses livros precisam responder para que o sistema fique claro para todo mundo.

Por esse motivo, como esses métodos de produtividade entram em muitos detalhes genéricos, eles ficam cada vez mais difíceis de se encaixar exatamente nas necessidades uma única pessoa.

Assim, encontrar um sistema único que se adapte exatamente ao que você precisa, é quase impossível.

A solução é é usar vários sistemas e escolher o que funciona para você ou montar o seu com os princípios de cada um deles que se encaixam com sua personalidade.

AS ESTRATÉGIAS NA PRÁTICA

Depois de descobrir um sistema que funciona para você, o próximo passo é descobrir quais ferramentas você pode usar para operacionalizar o sistema. 

As ferramentas são os instrumentos que você precisa para fazer seu sistema de produtividade funcionar.

Tem de todo tipo:

ANALÓGICAS

• Papel e caneta

• Post-its

• Quadro branco

• Cronômetros de mesa

• E outros

DIGITAIS

• Excel

• Word

• Evernote

• Dropbox

• Asana

• E um monte de outros

É natural imaginar que se você encontrar o conjunto certo de ferramentas, sua produtividade vai crescer vertiginosamente. 

Mas se você parar para refletir um pouco sobre isso vai ver que isso não é tão verdade assim. 

Albert Einstein não tinha nenhum tipo de simulador interplanetário para chegar na teoria da relatividade. 

Michelangelo não precisou do Photoshop para pintar a capela sistina.

E J. R. R. Tolkien não estava na dependência do Microsoft Word funcionar para escrever O Senhor dos Anéis.

Wikipedia: https://pt.wikipedia.org/wiki/Ficheiro:God2-Sistine_Chapel.png

Dar um martelo e uma serra para uma pessoa não faz dela uma especialista em carpintaria.

Da mesma forma, dar a essa pessoa instrumentos de tecnologia não faz ela ser mais produtiva.

ENTENDA OS PRINCÍPIOS DE UM SISTEMA DE PRODUTIVIDADE SÓLIDO

A ideia por trás de um bom sistema de produtividade é que ele é capaz de ajudar você a dar conta de uma meta que é grande demais para ser atingida rapidamente.

Um sistema de produtividade é portanto uma sequência de princípios alinhados numa sequência que torne a tarefa de atingir uma meta grandiosa fácil.

Aqui está um exemplo dos princípios que compõem um bom sistema de produtividade:

# PRINCÍPIO DA VISÃO DE FUTURO

Para algumas pessoas ter uma ideia de onde você quer chegar em 5 anos ou mesmo 10 anos é muito importante para manter a energia alta e atingir todas as metas que são necessárias.

Sem essas metas de longo prazo, os dias seriam  apenas uma série de tarefas sem sentido e cansativas. 

Isso dá um contexto mais amplo sobre se você está ou não no caminho certo de sua vida, como bem ajuda a saber se as atividades do dia a dia estão ajudando você a atingir esse objetivo. 

# PRINCÍPIO DA META ANUAL

Uma vez por ano trace metas anuais. Essa atividade não são as famosas resoluções de final de ano. “Esse ano eu vou entrar na academia”, “Esse ano eu vou emagrecer”.

Esse # PRINCÍPIO sugere definir várias metas, objetivos profissionais, com datas e resultados muito específicos. 

A ideia é que esses objetivos anuais estejam alinhados com uma planejamento mais amplo de sua vida.

# PRINCÍPIO DO QUADRIMESTRES

Metas anuais são importantes, mas podem ser distantes demais para gerenciar. Logo dividir seu ano em quatro grandes marcos tem duas grandes vantagens:

1) Eles me permitem definir objetivos claros para cada um dos marcos, que são mais gerenciáveis, e portanto não parecem inatingíveis;

2) Servem como um ponto de parada, para você seja capaz de analisar o que fez até aquele ponto, e tenham uma chance de reajustar o curso caso alguma coisa esteja muito fora do rumo.

# PRINCÍPIO  DOS MARCOS HISTÓRICOS

Para cada um desses marco, é necessário detalhar as tarefas que precisam ser realizadas para que o marco seja atingido.

Uma tarefa é algo que tem de ser concreto o suficiente para que você saiba exatamente o que precisa ser feito, e possa estimar quanto tempo vai demorar. 

Para ficar claro:

Um dos objetivos do marco do primeiro trimestre do ano (Jan-Mar) poderia ser terminar seu artigo de conclusão do curso.

Uma das tarefas necessárias para atingir esse marco poderia ser: “Pesquisa no mínimo 50 referências bibliográficas para o artigo”.

Assim tendo um marco em mente, e os objetivos que você quer atingir dentro desse marco, você pode se concentrar em pensar em todas as tarefas que precisam ser realizadas até o final desse marco.

# PRINCÍPIO DO MENSÁRIO

Agora que tem uma lista de tarefas para o trimestre, você pode distribuir essas tarefas ao longo de cada um desses três meses.

# PRINCÍPIO DO AGENDAMENTO

Com sua lista de tarefas para o mês definida, reserve alguns minutos no início de cada

mês para agendar essas tarefas. Alguns podem ser tarefas diárias, outros podem ser semanais, outros podem ser tarefas que vão acontecer uma única vez. 

De qualquer forma, todas as tarefas que você fizer neste mês devem ter

uma data de vencimento.

# PRINCÍPIO DA REVISÃO

Ao mesmo tempo em que você define suas tarefas para o próximo mês, reserve um momento para revisar suas tarefas do mês anterior. 

Comemore o que você realizou, agende para o próximo mês o que ficou em aberto.

# PRINCÍPIO DO CRONOGRAMA

Uma estrutura para sua semana vai lhe ajudar a ter a disciplina necessária para seguir sua programação.

Essa programação envolve todas as tarefas recorrentes que precisam ser realizadas

durante a semana e que as vezes não envolver as tarefas relacionadas com seus objetivos, mas que precisam ter um espaço próprio para não ocupar o espaço de algo importante depois.

Coisas como tarefas domésticas, trabalhos da faculdade, exercícios, contas a pagar, seus rituais diários.

# PRINCÍPIO DA VALIDAÇÃO 

No início de cada semana, examine o que planejou para essa semana. Não só as tarefas repetitivas, mas também aquelas relacionadas aos seus objetivos e veja se tudo faz faz sentido. 

Esse é o momento em que você pode mudar algumas coisas.

Talvez alguns dias tenham ficado carregados demais, enquanto que outros ficaram quase sem atividades. Talvez você queira se premiar com um dia livre pelo bom trabalho que vem fazendo.

# PRINCÍPIO DA ANÁLISE

Todos os dias, vão aparecer coisas que precisam ser feitas mas que você não tinha como antecipar.

Se você tentar resolvê-las vai acabar deixando de fazer alguma coisa que tinha planejado para aquele dia.

O segredo é capturar essas coisas em algum lugar, que você pode voltar depois com calma e analisar. Como a caixa de entrada onde ficam todos os seus emails não lidos. 

Defina um lugar para atividades imprevistas e quando surgir uma jogue lá. Essa caixa de entrada pode ser literalmente uma caixa para coisas físicas, ou uma pasta no computador para coisas digitais.

# PRINCÍPIO DO ESVAZIAR

É aqui que você pega todas essas tarefas nas suas caixas de entrada e as adiciona à sua lista de tarefas com uma data de vencimento. Isso pode ser feito no início ou no final do dia, mas o ideal é que faça isso no final do dia, para que você possa dormir sabendo que nada está pendente.

# PRINCÍPIO DA ANTECIPAÇÃO

Se você já agendou todas as suas tarefas, o processo de configuração da sua lista de tarefas do dia seguinte deve seja relativamente simples. Basicamente você vai apenas confirmar o que tem que ser feito no dia seguinte e ir dormir.

# PRINCÍPIO DA PRIORIZAÇÃO

O # PRINCÍPIO da priorização é também um # PRINCÍPIO de humildade. Diz respeito a você aceitar que nem sempre, nem tudo que está na sua lista do dia vai ser feito. Por uma série de razões. Algumas ligadas a você. Outras ligadas a fatores que fogem do seu controle. 

Independente da razão você deve começar o dia sabendo que há uma boa chance de você terminar o dia com coisas por fazer. 

Assim, olhe para sua lista de tarefas para aquele dia e numere da mais importante para a menos importante. Use números mesmo, 1,2,3,4.

E depois faça a de número 1. Dedique seu dia para terminar essa tarefa, mesmo que não seja possível fazer mais nada. Todo espaço que tiver no dia dedique à essa tarefa.

Se não conseguir fazer mais nada, ao menos a coisa mais importante do dia foi feita. Se conseguir terminar então vá para a tarefa de número 2. E repita o processo até seu dia terminar.

Uma dica de como determinar a prioridade das suas tarefas do dia: As tarefas que tem a ver com seus objetivos do marco do quadrimestre são as mais importantes.

# PRINCÍPIO DA EXAUSTÃO

Não importa qual é o seu limite. Você tem um. Pode ser 25 minutos como na técnica do pomodoro, ou  90 minutos ou mesmo mais.

O certo é que  existe uma determinado número de minutos além do qual seu rendimento cai.

Preste atenção quanto tempo você consegue produzir sem se cansar. 

E quando descobrir esse momento realize paradas para descansar. Cinco a dez minutos são suficientes. E então você pode voltar  à tarefa pelo mesmo número de minutos.

Se fizer isso ao longo do dia, você consegue chegar ao final do dia com uma energia consideravelmente elevada.

# PRINCÍPIO DO AGENDAMENTO

O que não tiver conseguir concluir no dia, reagente no mesmo dia.

# PRINCÍPIO DA PERSISTÊNCIA

Faça isso, dia após dia até atingir seus objetivos do trimestre.

O OBJETIVO MAIOR DA PRODUTIVIDADE

O objetivo da produtividade não é fazer mais coisas por fazer. Isso seria inútil e improdutivo.

Não se trata de garantir que você vai fazer coisas realmente importantes, porque se elas são realmente importantes elas vão ser feitas de uma forma ou de outra.

O objetivo da produtividade é ser mais feliz e sofrer menos com o estresse.

É bem possível que como eu, todas as vezes que você procurou maneiras de aumentar sua produtividade, na realidade você procurava maneiras de melhorar a qualidade da sua vida.

Assim, o que realmente buscamos quando pensarmos em produtividade é melhorar nosso equilíbrio emocional e assim nos afastar de emoções negativas em nossas vidas.

E quando colocarmos dessa forma, a missão de construir um sistema de produtividade para nossas vidas toma uma dimensão diferente e passar a ser uma missão que vale a pena assumir não é?