Antigamente eu tinha uma lista de tarefas para meus dias com 8 a 10 itens. 

Hoje minha lista de tarefas é no máximo de três itens.

Parece horrível não é?

A questão é que antigamente eu terminava uma  ou duas dessas tarefas no máximo, ou seja uns 20% de efetividade. 

Hoje, frequentemente, termino todas as três que planejei, ou seja 100% de efetividade.

Ou seja, baixei o número de tarefas mas aumentei meu índice de efetividade.

Me pareceu um boa troca, e se parecer para você, continue lendo pois quero compartilhar como fazer isso acontecer na sua vida.

NÃO IMPORTA QUÃO PODEROSO UM EQUIPAMENTO É, SE FOR SOBRECARREGADO, ELE VAI FALHAR

“Eu sei o que preciso fazer, mas no final do dia simplesmente acabo não fazendo“.

Um tópico muito frequente nas minhas conversas atualmente é essa questão de gerenciar demandas e prioridade.

Eu não duvido que você saiba perfeitamente o que precisa ser feito na sua vida.

1. As mensagens a serem respondidas;

2. O relatório a ser terminado;

3. O seminário a ser preparado.

Mas assim como acontece com muita gente o dia voa, você se esforça ao máximo, e mesmo assim termina o dia e só consegue concluir uma fração do que gostaria de ter feito.

Você se pergunta, qual a razão?

Muito provavelmente, a razão do não atingimento de suas metas é na realidade muito simples.

Ela diz respeito à uma ferramenta muito poderosa, que você está usando há muito tempo, para dar conta de muitas áreas de sua vida.

1. Trabalho;

2. Faculdade;

3. Vida pessoal;

4. Vida religiosa;

5. No trato com seus amigos.

Uma ferramenta poderosa, que lhe serviu muito bem no passado, lhe serve muito bem no presente, vai lhe servir ainda mais no futuro.

Entretanto, essa é uma ferramenta da qual você vem abusando, na realidade a maioria das pessoas vem abusando dela: O SEU CÉREBRO.

E apesar de muito poderoso seu cérebro tem limite.

E é muito provável que você esteja sobrecarregando neste momento.

Colocamos muita pressão sobre essa ferramenta poderosa.

Pare para pensar no que ele já faz:

1. Controla cada movimento do seu corpo;

2. Ajuda você a falar;

3. Ajuda você a entender.

Eu uma porção de outras tarefas cotidianas. Só dar conta de tudo isso já é incrível.

Seria loucura colocar pressão desnecessária sobre algo que já cuida de tantas coisa importantes na nossa vida,  não é?

Mas é exatamente o que fazemos.

DESCUBRA QUAIS SÃO SUAS TAREFAS ESSENCIAIS E ARMAZENE ELAS FORA DO CÉREBRO

Por tarefas essenciais, estou me referindo aquelas tarefas que fazem parte de um projeto importante da sua vida ou carreira.

1. As disciplinas da faculdade são divididas em uma séries de tarefas necessárias para sua formação;

2. Os cursos de especialização, são divididas em várias lições e exercícios necessários para enriquecer seu currículo;

3. Seu programa de exercícios são as partes de seu desejo de entrar em forma;

4. Sua dieta é feita de uma série de ações indispensáveis para atingir seu peso ideal.

Se você deixar seu cérebro responsável por gerenciar tudo isso também, em algum momento ele pode falhar em alguma coisa, e como um castelo de cartas, às vezes, basta uma carta fora do lugar para todo o castelo desmoronar.

Você quer arriscar seus planos de futuro?

UMA ESTRATÉGIAS DE DOIS PASSOS PARA TIRAR DO CÉREBRO O PESO DE GERENCIAR SUAS TAREFAS ESSENCIAIS

Não acrescente suas tarefas essenciais à lista de coisa que seu cérebro gerência.

Não sobrecarregue ele.

Afinal de contas essas tarefas são suas e não dele. O modo de agradecer um amigo que já te ajuda tanto não é dando ainda mais serviço para ele.

Inclusive porque: Se você ficar exigindo mais e mais do seu cérebro, em algum momento ele não será capaz de se manter focado.

Que tal armazenar suas tarefas em outro lugar? Pode ser numa folha de papel ou num aplicativo qualquer? Desde que seja num lugar fácil de consultar, está tudo certo.

Atualize essa lista todos os dias.

Depois é só seguir esses dois passos para não sobrecarregar seu cérebro e garantir que nada que seja essencial deixe de ser feito.

#1) APRENDA A ESTIMAR QUANTO TEMPO CADA UMA DE SUAS TAREFAS CONSOME

Preste bem atenção na palavra que usei “ESTIMAR”, ela é muito importante aqui.

É muito, mas muito provável, que para uma grande parcela de suas tarefas você não seja capaz de precisar quanto tempo elas consomem. Isso provavelmente porque você se acostumou a fazer várias coisas ao mesmo tempo.

Você vai precisar aprender a precisar, e isso passa por estimar um tempo para cada uma das tarefas que você tem que fazer. 

Mesmo que depois você perceba que errou, com o tempo você vai ficando melhor e melhor.

Se não tem a mínima ideia arbitre: 20 minutos, ou 30 minutos ou 57.2 minutos.

Não importa, o importante é que toda tarefa tenha uma estimativa de tempo ao lado dela.

#2) AGENDE SUAS TAREFAS ESSENCIAIS NO SEU CALENDÁRIO

Olhe a sua agenda e veja onde existe espaço para realizar aquela tarefa. Você precisa encontrar o espaço entre suas refeições, reuniões, aulas, encontros, lazeres onde aquela tarefa, com aquela duração, possa ser realizada.

Por exemplo, Se a tarefa fosse “Ler o Capítulo 1 do livro de Marketing”, o agendamento seria algo assim “Ler o capítulo 1 do Livro de Marketing | 15/junho | 30 minutos | 18:00 às 18:30”

Ou seja, um agendamento deve contemplar:

O QUE | QUANDO | POR QUANTO TEMPO | DE QUE HORAS ATÉ QUE HORAS

É tão simples quanto parece, apesar de não ser tão fácil de por em prática, porque requer que você adquira novos hábitos e abandone outros. Se você tem dificuldade com seus hábitos veja aqui como aprender a vencer barreiras para adquirir novos hábitos.

O GRANDE SEGREDO

Esses dois passos são aparentemente pequenos, mas escondem um grande segredo.

Eles fornecem clareza para você perceber a diferença entre o que você PENSA que é capaz de fazer num dia, e o que você REALMENTE é capaz de entregar ao final desse dia.

Se você praticar essa estratégia por alguns poucos dias vai perceber que a distância é enorme.

Na nossa cabeça, nós acreditamos que vamos ser capazes de fazer muito mais do que realmente somos capazes de fazer. Por isso colocamos uma porção de coisas na nossa lista de tarefas.

E no final do dia vem a frustração de ter que passar uma porção de tarefas incompletas para o dia seguinte.

Mas se lembre, não é culpa do seu cérebro. Ele está fazendo a parte dele e está fazendo muito bem.

Cabe a você não exigir demais dele. Cabe a você dar para ele o suporte que ele precisa para trabalhar ainda melhor.

E quando o assunto são tarefas essenciais não viva no mundo de “aqui estão as diversas coisas que eu gostaria de fazer hoje”, passe a viver no mundo de “aqui estão exatamente as poucas coisa que eu vou fazer hoje”.

PORTANTO

Jogue para ganhar.

Passe a desejar menos e realizar mais.

É por isso que é tão importante que você tire as tarefas essenciais da sua cabeça, e coloque na sua agenda com data e hora para acontecer.

A verdade, é que você sempre vai ter mais coisas a fazer do que será capaz de dar conta, a questão aqui, é aprender a escolher as coisas certas para investir seu tempo.