Quando você está com muita coisa para fazer, pode ser tentador lidar com várias tarefas ao mesmo tempo. Por exemplo, você pode estar em uma reunião de equipe de projeto, esperando que ninguém perceba que você está verificando seu e-mail e atualizando sua lista de tarefas do dia!
Três trabalhos feitos no espaço de uma hora parecem muito mais produtivos do que apenas ouvir a atualização do projeto.
Mas é?
Neste artigo, quero falar sobre o “mito da multitarefa” e explorar estratégias eficazes para quebrar esse hábito inútil.
Multitarefa e o mito da produtividade
A multitarefa foi colocada sob o microscópio muitas vezes. E a maioria das pesquisas, chega à mesma conclusão: um alto nível de multitarefa não é igual a alta produtividade!
O simples fato é que, não podemos nos concentrar efetivamente em mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Quando trocamos de tarefas, nossos cérebros devem se ajustar para processar as novas informações e ficam sobrecarregados à medida que alternamos entre diferentes atividades.
Como resultado, a qualidade do nosso trabalho sofre. E, quanto mais fazemos multitarefas, pior fica. Se suas tarefas exigem um alto nível de precisão e concentração, isso pode ter sérias consequências.
Outro perigo da multitarefa é o estresse que ela pode causar. No curto prazo, lidar com várias coisas ao mesmo tempo pode lhe dar uma sensação de que sua produtividade está lá nas alturas. Mas, com o tempo, pode sobrecarregar e esgotar você.
Estes são sintomas comuns de “doença da pressa”, onde você sente uma necessidade intensa de trabalhar em “supervelocidade” o tempo todo. Sem surpresa, isso não é bom para sua saúde e pode levar ao esgotamento.
Por outro lado, tente lembrar a satisfação que você teve quando pode se concentrar numa única tarefa do começo até o fim.. Você é capaz de se concentrar com clareza e pode sentir orgulho em concluir uma tarefa com o melhor de sua capacidade. Isso se chama entrar em Fluxo, e é um estado de espírito que você pode desenvolver com a prática.
Identificando a tendência multitarefa
Para muita gente, a multitarefa está tão misturada com a maneira como vivemos e trabalhamos que pode ser difícil identificar quando estamos fazendo isso. Mas você pode aprender a identificar os sinais indicadores. Para fazer isso, tente estar ciente de seus próprios hábitos e comportamentos. Se, por exemplo, você estiver verificando seu telefone enquanto fala, trabalha ou até assiste TV, é uma boa indicação de que você está no modo multitarefa.
Da mesma forma, se você tiver várias guias abertas em seu computador, é provável que você esteja realizando várias tarefas ao mesmo tempo. O mesmo vale para sua mesa – ter vários arquivos ou papéis para trabalhar ao mesmo tempo indica multitarefa.
Outra pista comum é uma sensação de “desconfusão”, quando você não tem 100% de certeza no que deveria estar trabalhando a qualquer momento.
Se você se pega dizendo coisas como:
“Agora, onde eu estava?”
“O que eu deveria estar fazendo?”
Bem no meio de uma tarefa, você provavelmente caiu na armadilha da multitarefa.
Há também pressões sociais em torno da multitarefa. Cada vez mais, espera-se que estejamos sempre disponíveis e que respondamos a tudo imediatamente. Você pode combater isso e impedir que outros definam sua agenda para você, tomando medidas para gerenciar seus limites pessoais .
Se você for capaz de reconhecer quando caiu na multitarefa, você será capaz de identificar seus principais gatilhos, e nesse momento terá algumas ferramentas para poder enfrentá-la melhor.
Como parar de “multitarefar”
Reduzir a multitarefa pode melhorar a qualidade e a eficiência do seu trabalho e reduzir o estresse. Aqui estão algumas estratégias para você começar:
Planeje seu dia. Defina horários específicos para “armadilhas multitarefa”, como retornar chamadas, responder e-mails e fazer pesquisas. Escreva essas tarefas em uma lista de tarefas, juntamente com o tempo que você atribuiu a elas, para saber o que deve fazer e quando.
Gerenciar interrupções. Mantenha um registro mostrando quem o interrompe mais e a urgência de suas solicitações. Aumente sua assertividade, para que você possa, educadamente, mas com firmeza, conversar com as pessoas sobre como reduzir as interrupções. Além disso, desative alertas e notificações desnecessários para reduzir a tentação de verificar seus e-mails e mensagens.
Planeje interrupções urgentes. Haverá momentos em que algo exigirá sua atenção imediata. Mas não tente fazer duas coisas ao mesmo tempo. Em vez disso, mude intencionalmente seu foco. Pare e anote onde você deixou sua tarefa atual e registre quaisquer pensamentos que você teve sobre como seguir em frente. Então lide com o problema imediato, antes de voltar ao que você estava fazendo. Dessa forma, você poderá lidar bem com as duas tarefas uma de cada vez.
Prática de atenção plena. Isso pode ajudar você a se concentrar em uma tarefa de cada vez. Se você perceber que sua mente está divagando quando deveria estar se concentrar em outra coisa, gentilmente guie seus pensamentos de volta para a tarefa em mãos. Por exemplo, se você estiver em uma importante reunião de equipe, mas também planejando uma apresentação, pense assim: “Estou nesta reunião, vamos nos concentrar no que estou aprendendo aqui”. Permanecer “no momento” pode ajudar a manter o foco.
Faça algo que exija foco. Às vezes, fazemos multitarefas por hábito e porque é fácil. Você pode quebrar esse padrão fazendo as tarefas cotidianas de uma maneira que exija toda a sua atenção. Em uma reunião, por exemplo, fazer anotações manuscritas pode ajudar a se concentrar no que está sendo dito. Depois de desenvolver a capacidade de se concentrar em tarefas únicas específicas, você poderá aplicar isso em todas as suas atividades.
Faça pausas. Quando você se encontrar multitarefa, pare. Reserve alguns minutos para sentar-se calmamente em sua mesa, sem fazer nada. Mesmo pausas curtas como essa podem reorientar sua mente e melhorar sua concentração. Mas também reserve um tempo para pausas “de verdade” – saia da sua mesa na hora do almoço, por exemplo. Isso pode ter efeitos benéficos em seus níveis de produtividade e estresse.
Monitore os resultados. Verifique se o fator de parar de ser multitarefa está tendo efeito sobre sua produtividade. Você provavelmente verá melhorias rápidas na qualidade do seu trabalho, sentindo mais calma e menos sobrecarga. Quando isso acontecer, se parabenize e aproveite os resultados do seu esforço..
Pontos chave
Muitas pessoas acreditam que a multitarefa é uma maneira eficiente de lidar com as demandas de uma carga de trabalho crescente. Isso é um mito! A realidade é que a multitarefa pode diminuir a qualidade do nosso trabalho, aumentar o estresse e, na verdade, nos custar tempo.
Tente parar a multitarefa em sua vida, assim que perceber que está fazendo isso. Em vez disso, gerencie melhor seu tempo agendando seu dia em blocos de tempo, minimize e gerencie interrupções e trabalhe para melhorar sua concentração.
Quando você reduz sua multitarefa, provavelmente descobrirá que faz mais, sente menos estresse e tem mais energia no final do dia.